• Home
  • Wettelijke verplichtingen erkende referent onderzoeker (richtlijn (EU) 2016/801)

Wettelijke verplichtingen erkende referent onderzoeker (richtlijn (EU) 2016/801)

Als erkende onderzoeksinstelling dient u verblijfsaanvragen in voor de onderzoekers die u wilt laten overkomen. Daarbij moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. U leest hier welke verplichtingen dit zijn.

Als erkende referent onderzoek moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

  • informatieplicht
  • administratie- en bewaarplicht

Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de  terugkeer van de vreemdeling. U bent niet verantwoordelijk voor de gezinsleden van de onderzoeker. De onderzoeker is particulier referent van zijn gezinsleden. Hij heeft zelf wettelijke verplichtingen tegenover zichzelf en zijn gezinsleden.

Informatieplicht

U hebt een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de onderzoeker moet u melden aan de IND. Ook wijzigingen die van invloed zijn op uw erkenning als referent, moet u melden.

Wijzigingen ten aanzien van de onderzoeker
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van de onderzoeker. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier onderzoek.

Bijvoorbeeld:

  • De onderzoeker doet geen onderzoek meer aan de onderzoeksinstelling.
  • De onderzoeker is niet langer verbonden aan de onderzoeksinstelling.
  • De onderzoeker heeft niet langer zelfstandig voldoende en duurzame middelen van bestaan.

Als de onderzoeker bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
U moet alle wijzigingen in uw organisatie die van invloed zijn op uw erkenning melden bij de IND. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u wijzigingen ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Bijvoorbeeld:

  • De onderzoeksinstelling is geen instelling meer die is  opgenomen in de bijlage die hoort bij de Wet op het hoger onderwijs en onderzoek
  • De onderzoeksinstelling is geen instelling meer zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b van het Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen.
  • De onderzoeksinstelling is niet meer opgenomen in het National Academic Research and Collaborations Information System.
  • De verklaring betreffende Speur- en Ontwikkelingswerk van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor volksverzekeringen is ingetrokken.
  • Een wijziging van het adres waar de administratie van uw organisatie wordt gevoerd. U moet dit binnen 2 weken doorgeven aan de IND.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18 en 4.24 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

U (de onderzoeksinstelling) bent verplicht erkend referent van de vreemdeling (de onderzoeker). Bij dit referentschap hoort de administratie- en bewaarplicht.

U moet de onderstaande documenten en/of informatie over de onderzoeker in uw administratie hebben en bewaren (digitaal of op papier). U bewaart deze gegevens tot vijf jaar nadat uw relatie met de vreemdeling (en daarmee het referentschap) is beëindigd. Als de IND hierom vraagt, moet u deze gegevens kunnen laten zien.

  • Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
  • De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
  • De gastovereenkomst tussen u (de onderzoeksinstelling) en de vreemdeling (de onderzoeker).
  • Een kopie van het passend diploma van hoger onderwijs waarmee de vreemdeling deel mag nemen aan doctoraal programma’s.
  • De eigen verklaring waaruit blijkt dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan.
  • Documenten die aantonen dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan. Dit kunnen volgende documenten zijn:
      • Een kopie/duplicaat/exemplaar van de arbeidsovereenkomst, een recente werkgeversverklaring (met daarop de datum dat deze is opgesteld, handtekening van de werkgever en firmastempel) en kopie van loonstrookjes.
      • Een verklaring inkomen van een gevestigde ondernemer en een uittreksel van de Kamer van Koophandel (als dit op grond van de Handelsregisterwet 2007 is vereist).
      • Een (of meerdere) sponsorovereenkomst waaruit de hoogte van de sponsorgelden en de duur van de sponsorovereenkomst blijkt.
      • Documenten waaruit blijkt wat de hoogte is van de beurs of het stipendium, en wat het het tijdvak is waarover de beurs of het stipendium is toegekend aan de vreemdeling.
      • Bewijsstukken van periodieke betalingen waaruit blijkt dat voldoende zekerheid bestaat over het ongestoorde verloop van de geldstroom (bijvoorbeeld in geval dat familie vanuit het buitenland periodiek geld overmaakt naar een bankrekening in Nederland op naam van de vreemdeling).
      • Als de vreemdeling in dienst is van een werkgever die in het buitenland is gevestigd: een verklaring van die werkgever waaruit de duur van het dienstverband en de hoogte van het salaris blijkt.

Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht vindt u in de artikelen 4.36 en 4.37 Voorschrift Vreemdelingen en artikel 4.53 Vreemdelingenbesluit.

Toezicht

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.