Plichten referent en erkende referent

Studeert de student aan het hoger onderwijs? Dan neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de student.
• Het adres van de student in Nederland.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
   
• Documenten waaruit blijkt dat de student voldoende geld heeft om in Nederland te wonen en studeren. Lees meer over deze documenten over het inkomen van de student.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Eigen verklaring vreemdeling: inkomen in het kader van studie 7113 (PDF, 149.89 KB)
   De student moet dit formulier elk studiejaar invullen.
• Het voorlopige en definitieve bewijs van inschrijving van de student aan uw school. U doet dit voor alle jaren dat de student zich inschrijft. Bij een uitwisselingsstudent bewaart u een verklaring van registratie.
• Documenten die laten zien dat de student toelaatbaar is tot de opleiding.
• Informatie over de studievoortgang van de student.
• Registratie van de student die onvoldoende studiepunten heeft behaald door een geldige reden. U beschrijft de situatie en geeft aan dat de school de student niet heeft afgemeld. 
• Documenten die laten zien hoe u de student hebt geïnformeerd over rechten en plichten.
   

Studeert de student aan het voortgezet- of beroepsonderwijs? Dan neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de student.
• Het adres van de student in Nederland.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
   
• Een bewijs van inschrijving van de student aan uw school.
• Informatie over de studievoortgang van de student.
• Documenten waaruit blijkt dat de student voldoende geld heeft om in Nederland te wonen en studeren. Lees meer over deze documenten over het inkomen van de student.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Eigen verklaring vreemdeling: inkomen in het kader van studie 7113 (PDF, 149.89 KB)
   De student moet dit formulier elk studiejaar invullen.
• Documenten waaruit blijkt dat Nederland het meest aangewezen land is om de opleiding te volgen. Dit betekent dat de student de opleiding of vergelijkbare opleiding niet kan volgen in het land van herkomst of bestendig verblijf.
• Documenten waaruit blijkt dat de student met de opleiding een positieve bijdrage kan leveren aan zijn land.
• Documenten die laten zien hoe u de student hebt geïnformeerd over rechten en plichten.

Volgt de student een mbo niveau 4 opleiding? Dan neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de student.
• Het adres van de student in Nederland.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
   
• Een bewijs van inschrijving van de student aan uw school.
• Informatie over de studievoortgang van de student.
• Documenten waaruit blijkt dat de student voldoende geld heeft om in Nederland te wonen en studeren. Lees meer over deze documenten over het inkomen van de student.
• Documenten die laten zien hoe u de student hebt geïnformeerd over rechten en plichten.

Volgt de student een Internationaal Baccalaureaat diplomaprogramma? Dan neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de student.
• Het adres van de student in Nederland.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
   
• Een bewijs van inschrijving van de student aan uw school.
• Informatie over de studievoortgang van de student.
• Documenten waaruit blijkt dat de student voldoende geld heeft om in Nederland te wonen en studeren. Lees meer over deze documenten over het inkomen van de student.
• De door de student ingevulde en ondertekende
  Bijlage Eigen verklaring vreemdeling: inkomen in het kader van studie 7113 (PDF, 149.89 KB)
   De student moet dit formulier elk studiejaar invullen.
• Bewijs waaruit blijkt dat de student het Internationale Baccalaureaat diplomaprogramma volgt.
• Documenten over uw positie als erkende referent:
  • Bewijs van accreditatie van uw school door de Internationale Baccalaureaat Organisatie.
• Documenten die laten zien hoe u de student hebt geïnformeerd over rechten en plichten.

 Voor een au pair neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de au pair.
• De door de au pair ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• De door het gastgezin en de au pair ingevulde en ondertekende
  Bijlage Bewustverklaring au pair 7150 (PDF, 162.89 KB)
• Een ongehuwdverklaring. Dit geldt voor aanvragen vanaf 1 oktober 2022.
• Een eigen verklaring dat de au pair geen (pleeg)kinderen heeft. Dit geldt voor aanvragen vanaf 1 oktober 2022.
• Een exemplaar van het uitwisselingsprogramma die de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft goedgekeurd. Dit is het uitwisselingsprogramma op basis waarvan de au pair in Nederland verblijft.
• De dagindeling voor alle 7 weekdagen die het gastgezin en de au pair met elkaar hebben bepaald en ondertekend.
• Naam en adres van de hoofdpersonen van het gastgezin waarbij de au pair verblijft.
• De periode dat de au pair bij het gastgezin verblijft.
• De gezinssamenstelling van het gastgezin.
• Documenten die laten zien dat het gastgezin voldoende inkomen heeft. Lees meer over de inkomenseisen van het gastgezin.
• Overzichten met datums en handelingen waaruit blijkt dat u uw plichten als erkende referent bent nagekomen:
  • Een overzicht van alle meldingen van de au pair over het gastgezin. Ook moet uit dit overzicht blijken wat u met deze meldingen hebt gedaan.
  • Een overzicht met wat u hebt gedaan om te zorgen dat de au pair en het gastgezin zich houden aan de afspraken over de dagindeling.
  • Een overzicht met wat u hebt gedaan bij problemen, misstanden, misbruik of in geval van een noodsituatie.
  • Een overzicht met wat u hebt gedaan om zich te informeren over het welzijn en welbevinden van de au pair.

U vult deze overzichten aan met bewijsstukken. Bijvoorbeeld telefoonnotities, WhatsApp-berichten, notities van huisbezoeken en e-mails.

Doet de uitwisselingsjongere vrijwilligerswerk dat onderdeel is van het European Solidarity Corps (ESC)? Dan neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de uitwisselingsjongere.
• De door de uitwisselingsjongere ingevulde en ondertekende 
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• Een exemplaar van het uitwisselingsprogramma die de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft goedgekeurd. Dit is het uitwisselingsprogramma op basis waarvan de uitwisselingsjongere in Nederland verblijft.
• Overzichten met datums en handelingen waaruit blijkt dat u uw plichten als erkende referent bent nagekomen:
  • Een overzicht van alle meldingen van de uitwisselingsjongere over het gastgezin. Ook moet uit dit overzicht blijken wat u met deze meldingen hebt gedaan.
  • Een overzicht met wat u hebt gedaan bij problemen, misstanden, misbruik of in geval van een noodsituatie.
  • Een overzicht met wat u hebt gedaan om zich te informeren over het welzijn en welbevinden van de uitwisselingsjongere.

U vult deze overzichten aan met bewijsstukken. Bijvoorbeeld telefoonnotities, WhatsApp-berichten, notities van huisbezoeken en e-mails.

Cultureel uitwisselingsprogramma

Als de uitwisselingsjongere deelneemt aan een cultureel uitwisselingsprogramma:

• Naam en adres van de hoofdpersonen van het gastgezin waarbij de uitwisselingsjongere verblijft.
• De periode dat de uitwisselingsjongere bij het gastgezin verblijft.
• De gezinssamenstelling van het gastgezin.

Vrijwilligerswerk dat onderdeel is van het European Solidarity Corps (ESC)

Als de uitwisselingsjongere vrijwilligerswerk doet dat onderdeel is van het ESC:

• Een exemplaar van de overeenkomst tussen u en de uitwisselingsjongere. In deze overeenkomst moet tenminste de volgende informatie staan:
  • Een beschrijving van het vrijwilligersprogramma.
  • De duur van het vrijwilligerswerk.
  • De voorwaarden voor plaatsing en controle op het vrijwilligerswerk.
  • Het aantal uur dat de jongere vrijwilligerswerk moet doen.
  • Informatie over het geld wat de jongere heeft om het verblijf in Nederland te betalen. En het minimumbedrag aan zakgeld dat de jongere ontvangt voor de duur van het verblijf. 
  • Als dit van toepassing is: informatie over de opleiding die de jongere krijgt en die de jongere helpt het vrijwilligerswerk uit te voeren. 
• Een exemplaar van het uitwisselingsprogramma die het Nederlands Jeugdinstituut heeft goedgekeurd.
• Documenten over de woning van de uitwisselingsjongere. Bijvoorbeeld een huurovereenkomst, inschrijving BRP of bewijs van verzekering.

Voor een onderzoeker neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de onderzoeker.
• De door de onderzoeker ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• De gastovereenkomst tussen u en de onderzoeker.
• Een kopie van het diploma van hoger onderwijs waarmee de onderzoeker deel mag nemen aan doctoraal programma’s.
• Een eigen verklaring waaruit blijkt dat de onderzoeker voldoende geld heeft om in Nederland te wonen.
• Documenten die laten zien dat de onderzoeker voldoende geld heeft om in Nederland te wonen. Dit kunnen de volgende documenten zijn:
  • Een kopie van de arbeidsovereenkomst en loonstroken. En een recente werkgeversverklaring met de datum dat deze is gemaakt, een handtekening van de werkgever en firmastempel.
  • Een verklaring inkomen van een gevestigde ondernemer en een uittreksel van de Kamer van Koophandel. Als dit volgens de Handelsregisterwet 2007 is vereist.
  • Een sponsorovereenkomst waaruit de hoogte van de sponsorgelden en de duur van de sponsorovereenkomst blijkt.
  • Een bewijs waaruit de hoogte en de begin- en einddatum van de beurs of het stipendium blijkt.
  • Een bewijs van periodieke betalingen die de onderzoeker ontvangt om zijn verblijf in Nederland te kunnen betalen. 
  • Een werkgeversverklaring als de werkgever in het buitenland is gevestigd. Waaruit de duur van het dienstverband en de hoogte van het salaris van de onderzoeker blijkt.
• Bewijs van registratie in het BIG-register. Dit geldt alleen voor een werknemer in de individuele gezondheidszorg.

Voor een kennismigrant en houder van een Europese blauwe kaart neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de werknemer.
• De door de werknemer ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• Loonstroken of –specificaties.
• De arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit. In de arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit moet in ieder geval het volgende staan:
  • De naam en woonplaats van u en de werknemer.
  • De functie of het soort werk dat de werknemer doet.
  • De plaats of plaatsen waar de werknemer werkt.
  • De datum van indiensttreding.
  • Het aantal uur dat de werknemer werkt (per dag of per week).
  • Bij een tijdelijk contract: de duur van het contract.
  • De hoogte van het salaris (en eventuele toeslagen) en wanneer dit wordt uitbetaald.
  • Als dit van toepassing is: de lengte van de proeftijd en de duur van de opzegtermijn.
• Documenten waaruit blijkt dat het loon aan de werknemer is betaald. Bijvoorbeeld met afschriften van de zakelijke rekening.
• Bewijs van registratie in het BIG-register. Dit geldt alleen voor een werknemer in de individuele gezondheidszorg.
• Een bewijs van inschrijving in één van de volgende opleidingsregisters:
  • Medisch Specialisten Registratie Commissie
  • Sociaal-Geneeskundigen Registratie Commissie.
  • Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie.
     

Dit geldt alleen als de werknemer een arts in opleiding is tot specialist.

• Een document waaruit blijkt dat de blauwe kaart houder een opleiding voor het hoger onderwijs heeft afgerond. Deze opleiding duurde minimaal 3 jaar. Dit moet een door Nuffic gewaardeerd buitenlands diploma of een gewaarmerkte kopie van een Nederlands diploma zijn. Het diploma (in de zin van artikel 2, onder h, van richtlijn 2009/50/EG) moet voldoen en aansluiten op het beroep of de sector waarin de blauwe kaart houder werkt.
• Bij een gereglementeerd beroep (in de zin van artikel 1 en 5 van de Algemene wet erkenning EU-beroepskwalificaties) een document waaruit blijkt dat de blauwe kaart houder geschikt is voor het beroep.
• Documenten die laten zien hoe u uw zorgplicht als erkende referent bent nagekomen.

Voor deze werknemers neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Het adres van de werknemer in Nederland.
• Als u erkend referent bent: de door de werknemer ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• De arbeidsovereenkomst met de buiten de EU gevestigde onderneming.
• Loonstroken of –specificaties waaruit blijkt dat de arbeidsvoorwaarden, arbeidsverhoudingen of arbeidsomstandigheden minimaal op het niveau liggen dat wettelijk vereist is en gebruikelijk is in die bedrijfstak.
• Bewijs van registratie in het BIG-register. Dit geldt alleen voor een werknemer in de individuele gezondheidszorg.
• De opdrachtbrief van de werkgever of trainee-overeenkomst. In de opdrachtbrief moet in ieder geval het volgende staan:
  • De duur van de overplaatsing en de plaats van de vestiging in Nederland.
  • Dat de werknemer gaat werken als leidinggevende, specialist of trainee.
  • Het salaris en de arbeidsvoorwaarden tijdens de overplaatsing.
  • Dat de werknemer aan het einde van de overplaatsing kan werken in een vestiging buiten de EU.
     

In de trainee-overeenkomst moet in ieder geval het volgende staan:

• Een beschrijving van het traineeprogramma waaruit blijkt wat het doel van het verblijf is. Is dat de trainee-werknemer opleiden voor loopbaanontwikkeling? Of een opleiding in bedrijfstechnieken- en methoden?
• De duur van het traineeprogramma.
• De manier waarop tijdens de overplaatsing toezicht wordt uitgeoefend op de trainee-werknemer.

•    Een bewijs van inschrijving in een van de volgende opleidingsregister:

• Medische Specialisten Registratie Commissie
• Sociaal Geneeskundigen Registratie Commissie
• Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie

Dit geldt alleen als de werknemer een arts in opleiding is tot specialist.

•   Getuigschriften van hoger onderwijs (in de zin van artikel 2, onder h, en artikel 5,   van de Algemene wet erkenning EU-beroepskwalificaties) die nodig zijn voor de   sector waar de werknemer in werkt.

Voor een seizoenarbeider neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de werknemer.
• Als u erkend referent bent: de door de werknemer ingevulde en ondertekende
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• Loonstroken of –specificaties.
• De arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit. In de arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit moet in ieder geval het volgende staan:
  • De naam en woonplaats van u en de werknemer.
  • De functie of het soort werk dat de werknemer doet.
  • De plaats of plaatsen waar de werknemer werkt.
  • De datum van indiensttreding.
  • Het aantal uur dat de werknemer werkt (per dag of per week).
  • Bij een tijdelijk contract: de duur van het contract.
  • De hoogte van het salaris (en eventuele toeslagen) en wanneer dit wordt uitbetaald.
  • Als dit van toepassing is: de lengte van de proeftijd en de duur van de opzegtermijn.
• Het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA).

Voor een stagiair of praktikant neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de stagiair of praktikant.
• Als u erkend referent bent: de door de stagiair of praktikant ingevulde en ondertekende 
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• Loonstroken of –specificaties.
• De overeenkomst voor lerend werken, het leerplan of het stageprogramma. Uit dit document moet het volgende blijken:
  • Wat de duur en aard van het dienstverband of stage is.
  • Wat de hoogte van de onkostenvergoeding is.
• De stageovereenkomst. Dit geldt alleen voor een stagiair.
• De originele tewerkstellingsvergunning (TWV) of het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA).

Voor alle andere werknemers in loondienst neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de werknemer.
• Als u erkend referent bent: de door de werknemer ingevulde en ondertekende 
  Bijlage Antecedentenverklaring 7101 (PDF, 170.14 KB)
• Loonstroken of –specificaties.
• De arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit. In de arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit moet in ieder geval het volgende staan:
  • De naam en woonplaats van u en de werknemer.
  • De functie of het soort werk dat de werknemer doet.
  • De plaats of plaatsen waar de werknemer werkt.
  • De datum van indiensttreding.
  • Het aantal uur dat de werknemer werkt (per dag of per week).
  • Bij een tijdelijk contract: de duur van het contract.
  • De hoogte van het salaris (en eventuele toeslagen) en wanneer dit wordt uitbetaald.
  • Als dit van toepassing is: de lengte van de proeftijd en de duur van de opzegtermijn.
• De originele tewerkstellingsvergunning (TWV) of het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA).
• Kopie diploma's en/of certificaten van de werknemer. Dit geldt alleen als in de afgelopen 5 jaar niet eerder een TWV of GVVA voor de werknemer is verleend.

Uw zorgplicht bestaat uit de volgende onderdelen:

• U werft alleen studenten die de opleiding mogen volgen.
• U moet studenten informeren over belangrijke regels, bijvoorbeeld om te mogen werken.

Lees de regels over de zorgplicht in artikel 1.16 Vreemdelingenbesluit en artikel 1.8 Voorschrift Vreemdelingen.

Uw zorgplicht bestaat uit de volgende onderdelen:

• Zorgvuldige bemiddeling tussen de au pair of uitwisselingsjongere en het gastgezin.
• Zorgvuldige selectie (keuze) van het gastgezin.
• Geen plaatsing in een gastgezin als u weet dat er (misschien) misbruik is.
• U geeft informatie over belangrijke regels aan het gastgezin en de au pair of uitwisselingsjongere bij werving en selectie.
• U weet zeker dat het gastgezin en de au pair of uitwisselingsjongere zich houden aan de verplichtingen (regels).
• U weet zeker dat het welzijn en welbevinden van de au pair of uitwisselingsjongere in orde zijn. Het gaat dus goed met ze en zij voelen zich goed.
• De au pair of uitwisselingsjongere kan altijd vragen of klachten bij u melden.
• U neemt passende maatregelen als u weet of hoort dat er (misschien) een ernstige situatie of misbruik is.
• U geeft uitleg aan au pairs over het Meldpunt Misbruik au pairs van de IND.

Lees de regels over zorgplicht in artikelen 1.5 en 1.6 Voorschrift Vreemdelingen.

Uw zorgplicht bestaat uit de volgende onderdelen:

• U moet zorgen voor een zorgvuldige werving en selectie van de kennismigrant. Of van de werknemer die is overgeplaatst binnen de onderneming (Intra Corporate Transferee).
• U moet de kennismigrant en overgeplaatste werknemer informeren over de voorwaarden voor toelating en verblijf. U kunt hiervoor onze brochure gebruiken:

• De verblijfsvergunning voor arbeid als kennismigrant 3071 (PDF, 485.38 KB)

Lees de regels over zorgplicht in artikel 1.16 Vreemdelingenbesluit en artikel 1.4 Voorschrift Vreemdelingen.