Als erkende referent uitwisseling dient u verblijfsaanvragen in voor de au pairs of uitwisselingsjongeren die u wilt laten overkomen. Daarbij moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. U leest hier welke verplichtingen dit zijn.
Als erkende referent studie moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:
Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de terugkeer van de au pair of uitwisselingsjongere. De au pair of uitwisselingsjongere heeft ook wettelijke verplichtingen.
Als erkende referent uitwisseling hebt u een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de au pair of uitwisselingsjongere moeten aan de IND worden gemeld. U moet ook wijzigingen die van invloed zijn op uw erkenning als referent melden.
Wijzigingen ten aanzien van de au pair of uitwisselingsjongere
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND als die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van de au pair of uitwisselingsjongere. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier uitwisseling.
Bijvoorbeeld:
Als de vreemdeling bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.
Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
Alle wijzigingen die invloed hebben op uw erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor de erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u wijzigingen ook doorgeven via Portaal Zakelijk.
Bijvoorbeeld:
Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18 en 4.19 Voorschrift Vreemdelingen.
U (het au-pairbureau of de uitwisselingsorganisatie) bent verplicht erkend referent van de vreemdeling (de au pair of uitwisselingsjongere). Bij dit referentschap hoort de administratie- en bewaarplicht.
U moet de onderstaande documenten en/of informatie over de au pair in uw administratie hebben en bewaren (digitaal of op papier). U bewaart deze gegevens tot vijf jaar nadat uw relatie met de vreemdeling (en daarmee het referentschap) is beëindigd. Als de IND hierom vraagt, moet u deze gegevens kunnen laten zien.
Au pair
Voor au pairs neemt u de volgende informatie op in uw administratie:
Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht vindt u in artikel 4.28 Voorschrift Vreemdelingen.
Uitwisselingsjongere
Voor uitwisselingsjongeren neemt u de volgende informatie op in uw administratie:
Documenten over de werving en selectie van de uitwisselingsjongere. Hier moet bijvoorbeeld uit blijken hoe de uitwisselingsjongere zich bij u heeft aangemeld, wat de motivatie is om naar Nederland te komen en een eventuele toestemmingsverklaring van de ouder(s) van een minderjarige uitwisselingsjongere.
Als de vreemdeling deelneemt aan een cultureel uitwisselingsprogramma:
Naam en adres van de hoofdpersonen van alle gastgezinnen waarbij de vreemdeling verblijft of heeft verbleven, de periode die de vreemdeling in het gezin verbleef en de gezinssamenstelling van deze gastgezinnen.
Als de vreemdeling vrijwilligerswerk verricht in het kader van het European Solidarity Corps (ESC):
Een exemplaar van de overeenkomst tussen u, de referent, en de vreemdeling. Dit is de overeenkomst als bedoeld in artikel 14, eerste lid, onder a, van richtlijn (EU) 2016/801.
Documenten die de accreditatie van het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) bevestigen.
Documenten die aantonen dat u subsidie heeft ontvangen van het NJi.
Documenten over de huisvestiging van de vreemdeling (bijv. huurovereenkomst, inschrijving BRP, bewijs van verzekering).
Documenten die aantonen dat u uw verplichtingen als referent bent nagekomen:
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u alle meldingen bijhoudt die de vreemdeling bij u heeft gedaan over het gastgezin. Ook moet daaruit blijken wat u met die meldingen heeft gedaan.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan bij problemen, misstanden, misbruik of in geval van een noodsituatie.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan om zich te informeren over het welzijn en het welbevinden van de vreemdeling.
Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht vindt u in artikel 4.28 Voorschrift Vreemdelingen.
U hebt een zorgplicht. De zorgplicht geldt voor zowel au pairs als uitwisselingsjongeren.
U zorgt voor de volgende zaken:
Meer informatie over de zorgplicht vindt u in de artikelen 1.5 en 1.6 Voorschrift Vreemdelingen.
De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.