Wettelijke verplichtingen erkende referent uitwisseling

Als erkende referent uitwisseling dient u verblijfsaanvragen in voor de au pairs of uitwisselingsjongeren die u wilt laten overkomen. Daarbij moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. U leest hier welke verplichtingen dit zijn.

Als erkende referent studie moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

informatieplicht
administratie- en bewaarplicht
zorgplicht

Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de terugkeer van de au pair of uitwisselingsjongere. De au pair of uitwisselingsjongere heeft ook wettelijke verplichtingen.

Informatieplicht

Als erkende referent uitwisseling hebt u een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de au pair of uitwisselingsjongere moeten aan de IND worden gemeld. U moet ook wijzigingen die van invloed zijn op uw erkenning als referent melden.

Wijzigingen ten aanzien van de au pair of uitwisselingsjongere
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND als die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van de au pair of uitwisselingsjongere. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier uitwisseling.

Bijvoorbeeld:

Het gastgezin en de au pair houden zich niet aan de overeengekomen dagindeling of de dagindeling is zodanig gewijzigd dat niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden.
De au pair of uitwisselingsjongere werkt in strijd met de Wet arbeid vreemdelingen.
De au pair of uitwisselingsjongere gaat in een ander gastgezin verblijven.
De uitwisselingsjongere doet werkzaamheden die niet vallen binnen het goedgekeurde uitwisselingsprogramma.
De samenstelling van het gastgezin wijzigt.
Het gastgezin heeft niet langer zelfstandig een voldoende en duurzaam inkomen.
De uitwisselingsjongere heeft niet langer voldoende middelen van bestaan.
De au pair of uitwisselingsjongere verblijft niet langer in een gastgezin.
De uitwisselingsjongere neemt niet meer deel aan het uitwisselingsprogramma.
De referent weet of vermoedt dat er sprake is van onregelmatigheden, misstanden of misbruik.

Als de vreemdeling bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
Alle wijzigingen die invloed hebben op uw erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor de erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent.

Bijvoorbeeld:

U kunt niet meer voldoen aan een zorgvuldige werving en selectie van de uitwisselingsjongere, au pair of de gastgezinnen.
U kunt niet meer voldoen aan het toezicht op de naleving van de tussen het gastgein en de au pair overeengekomen dagindeling.
U kunt niet meer voldoen aan het toezicht op de activiteiten die de uitwisselingsjongere onderneemt.
U bent voornemens het uitwisselingsprogramma te wijzigen.
Er is een wijziging in de accreditatie door het Nederlands Jeugdinstituut.
Een wijziging van het adres waar de administratie van uw organisatie wordt gevoerd.
U moet dit binnen 2 weken na het intreden van de wijziging doorgeven aan de IND. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u uw adreswijziging ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18 en 4.19 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

De erkende referent heeft een administratie- en bewaarplicht. De erkende referent moet informatie over de vreemdeling opnemen in zijn administratie.

Voor au pairs en uitwisselingsjongeren neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

De tussen de au pair en gastgezin overeengekomen dagindeling.
Naam en adres van de hoofdpersonen van alle gastgezinnen waarbij de au pair of uitwisselingsjongere verblijft of heeft verbleven, de periode die de au pair of uitwisselingjongere in het gezin verbleef en de gezinssamenstelling van deze gastgezinnen.
Bewijsmiddelen waaruit blijkt dat het gastgezin van de au pair zelfstandig een voldoende en duurzaam inkomen heeft.
De door het gastgezin en de au pair ondertekende bewustverklaring.

Over het nakomen van uw verplichtingen als referent neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

Overzicht met data en handelingen van de meldingen van de au pair of uitwisselingsjongere over het gastgezin en de gevolgen die de referent daaraan heeft verbonden.
Overzicht met data en handelingen van de inspanningen die de referent heeft gepleegd om te zorgen dat de au pair en het gastgezin zich aan de afspraken in de dagindeling houden.
Overzicht met data en handelingen dat toont hoe de referent heeft opgetreden bij problemen, misstanden, misbruik of noodsituatie.
Overzicht met data en handelingen van de inspanningen die de referent heeft gepleegd om zich te informeren over het welzijn en het welbevinden van de au pair of uitwisselingsjongere.

Zie voor meer informatie over welke documenten u in de administratie moet opnemen artikel 4.28 Voorschrift Vreemdelingen.

U bewaart deze gegevens en stukken tot 5 jaar nadat het referentschap is beëindigd. De informatie mag ook digitaal worden bewaard. U kunt deze gegevens verstrekken als de IND daarom vraagt.

Zorgplicht

U hebt een zorgplicht. De zorgplicht geldt voor zowel au pairs als uitwisselingsjongeren.

U zorgt voor de volgende zaken:

Er wordt op zorgvuldige wijze bemiddeld tussen de au pair of uitwisselingsjongere en het gastgezin.
Het gastgezin wordt op zorgvuldige wijze geselecteerd.
Een au pair of uitwisselingsjongere wordt niet geplaatst bij een gastgezin als bekend is dat er sprake is van of als er vermoedens zijn van misbruik door het gastgezin.
Het gastgezin en de au pair of uitwisselingsjongere worden bij de werving en selectie op de hoogte gesteld van de relevante wetgeving.
De referent vergewist zichzelf ervan dat het gastgezin en de au pair of uitwisselingsjongere zich aan de verplichtingen houden.
De referent vergewist zichzelf van het welzijn en welbevinden van de au pair of uitwisselingsjongere tijdens zijn verblijf in het gastgezin.
De au pair of uitwisselingsjongere kan altijd met vragen en klachten terecht bij de referent.
De referent treft passende maatregelen als zij meldingen krijgen over, kennis hebben van of een vermoeden hebben van misbruik of misstanden.
De au pair wordt geïnformeerd over het bestaan en de werking van het Meldpunt Misbruik au pairs.

Meer informatie vindt u in artikelen 1.5 en 1.6 Voorschrift Vreemdelingen.

Toezicht

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.