Wettelijke verplichtingen erkende referent uitwisseling

Als erkende referent uitwisseling dient u verblijfsaanvragen in voor de au pairs of uitwisselingsjongeren die u wilt laten overkomen. Daarbij moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. U leest hier welke verplichtingen dit zijn.

Als erkende referent studie moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

informatieplicht
administratie- en bewaarplicht
zorgplicht

Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de terugkeer van de au pair of uitwisselingsjongere. De au pair of uitwisselingsjongere heeft ook wettelijke verplichtingen.

Informatieplicht

Als erkende referent uitwisseling hebt u een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de au pair of uitwisselingsjongere moeten aan de IND worden gemeld. U moet ook wijzigingen die van invloed zijn op uw erkenning als referent melden.

Wijzigingen ten aanzien van de au pair of uitwisselingsjongere
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND als die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van de au pair of uitwisselingsjongere. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier uitwisseling.

Bijvoorbeeld:

Het gastgezin en de au pair houden zich niet aan de overeengekomen dagindeling of de dagindeling is zodanig gewijzigd dat niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden.
De au pair of uitwisselingsjongere werkt in strijd met de Wet arbeid vreemdelingen.
De au pair of uitwisselingsjongere gaat in een ander gastgezin verblijven.
De uitwisselingsjongere doet werkzaamheden die niet vallen binnen het goedgekeurde uitwisselingsprogramma.
De samenstelling van het gastgezin wijzigt.
Het gastgezin heeft niet langer zelfstandig een voldoende en duurzaam inkomen.
De uitwisselingsjongere heeft niet langer voldoende middelen van bestaan.
De au pair of uitwisselingsjongere verblijft niet langer in een gastgezin.
De uitwisselingsjongere neemt niet meer deel aan het uitwisselingsprogramma.
De referent weet of vermoedt dat er sprake is van onregelmatigheden, misstanden of misbruik.

Als de vreemdeling bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
Alle wijzigingen die invloed hebben op uw erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor de erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u wijzigingen ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Bijvoorbeeld:

U kunt niet meer voldoen aan een zorgvuldige werving en selectie van de uitwisselingsjongere, au pair of de gastgezinnen.
U kunt niet meer voldoen aan het toezicht op de naleving van de tussen het gastgezin en de au pair overeengekomen dagindeling.
U kunt niet meer voldoen aan het toezicht op de activiteiten die de uitwisselingsjongere onderneemt.
U bent voornemens het uitwisselingsprogramma te wijzigen.
Er is een wijziging in de accreditatie door het Nederlands Jeugdinstituut.
Een wijziging van het adres waar de administratie van uw organisatie wordt gevoerd. U moet dit binnen 2 weken doorgeven aan de IND.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18 en 4.19 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

U (het au-pairbureau of de uitwisselingsorganisatie) bent verplicht erkend referent van de vreemdeling (de au pair of uitwisselingsjongere). Bij dit referentschap hoort de administratie- en bewaarplicht.

U moet de onderstaande documenten en/of informatie over de au pair in uw administratie hebben en bewaren (digitaal of op papier). U bewaart deze gegevens tot vijf jaar nadat uw relatie met de vreemdeling (en daarmee het referentschap) is beëindigd. Als de IND hierom vraagt, moet u deze gegevens kunnen laten zien.

Au pair
Voor au pairs neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
De door het gastgezin en de vreemdeling ondertekende bewustverklaring au pair. Hierin verklaart u onder andere dat het gastgezin uit minimaal 2 personen bestaat.
Een exemplaar van het uitwisselingsprogramma op basis waarvan de vreemdeling in Nederland verblijft.
Een beschrijving van de dagindeling die de vreemdeling en het gastgezin voor inreis in Nederland met elkaar hebben bepaald. Hieruit moet blijken wat de aard en de omvang zijn van de werkzaamheden. Deze dagindeling moet voor alle 7 weekdagen worden gemaakt.
Naam en adres van de hoofdpersonen van alle gastgezinnen waarbij de vreemdeling verblijft of heeft verbleven, de periode die de vreemdeling in het gezin verbleef en de gezinssamenstelling van deze gastgezinnen.
Documenten die aantonen dat het gastgezin zelfstandig voldoende duurzame middelen van bestaan heeft.
Onderstaande overzichten waaruit blijkt dat u uw verplichtingen als referent bent nagekomen. U vult deze aan met bewijsstukken, zoals telefoonnotities, WhatsAppberichten, notities van huisbezoeken, e-mails en Messengerberichten.

Een overzicht (met data en handelingen) waarin u alle meldingen bijhoudt die de vreemdeling bij u heeft gedaan over het gastgezin. Ook moet daaruit blijken wat u met die meldingen heeft gedaan.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan om te zorgen dat de vreemdeling en het gastgezin zich houden aan de afspraken over de dagindeling.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan bij problemen, misstanden, misbruik of in geval van een noodsituatie.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan om zich te informeren over het welzijn en het welbevinden van de vreemdeling

Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht vindt u in artikel 4.28 Voorschrift Vreemdelingen.

Uitwisselingsjongere
Voor uitwisselingsjongeren neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
Een exemplaar van het door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid goedgekeurde uitwisselingsprogramma op basis waarvan de vreemdeling in Nederland verblijft.
Documenten over de werving en selectie van de uitwisselingsjongere. Hier moet bijvoorbeeld uit blijken hoe de uitwisselingsjongere zich bij u heeft aangemeld, wat de motivatie is om naar Nederland te komen en een eventuele toestemmingsverklaring van de ouder(s) van een minderjarige uitwisselingsjongere.
Als de vreemdeling deelneemt aan een cultureel uitwisselingsprogramma:

Naam en adres van de hoofdpersonen van alle gastgezinnen waarbij de vreemdeling verblijft of heeft verbleven, de periode die de vreemdeling in het gezin verbleef en de gezinssamenstelling van deze gastgezinnen.
Documenten over de werving en selectie van het gastgezin: Een overzicht van de procedures die zijn gevolgd bij de werving en selectie van het gastgezin. Hier moet uit blijken op basis van welke criteria het contact tot stand is gekomen en tot acceptatie van het gastgezin is overgegaan. Bijvoorbeeld: huisbezoek bij gastgezin, samenstelling van het gastgezin, intentieverklaring, begeleiding, financiële situatie van het gezin, de adequaatheid van de beschikbare woonruimte en verslaglegging.

Als de vreemdeling vrijwilligerswerk verricht in het kader van het European Solidarity Corps (ESC):

Een exemplaar van de overeenkomst tussen u, de referent, en de vreemdeling. Dit is de overeenkomst als bedoeld in artikel 14, eerste lid, onder a, van richtlijn (EU) 2016/801.
Documenten die de accreditatie van het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) bevestigen.
Documenten die aantonen dat u subsidie heeft ontvangen van het NJi.
Documenten over de huisvestiging van de vreemdeling (bijv. huurovereenkomst, inschrijving BRP, bewijs van verzekering).

Documenten die aantonen dat u uw verplichtingen als referent bent nagekomen:

Een overzicht (met data en handelingen) waarin u alle meldingen bijhoudt die de vreemdeling bij u heeft gedaan over het gastgezin. Ook moet daaruit blijken wat u met die meldingen heeft gedaan.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan bij problemen, misstanden, misbruik of in geval van een noodsituatie.
Een overzicht (met data en handelingen) waarin u bijhoudt wat u heeft gedaan om zich te informeren over het welzijn en het welbevinden van de vreemdeling.

Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht vindt u in artikel 4.28 Voorschrift Vreemdelingen.

Zorgplicht

U hebt een zorgplicht. De zorgplicht geldt voor zowel au pairs als uitwisselingsjongeren.

U zorgt voor de volgende zaken:

Er wordt op zorgvuldige wijze bemiddeld tussen de au pair of uitwisselingsjongere en het gastgezin.
Het gastgezin wordt op zorgvuldige wijze geselecteerd.
Een au pair of uitwisselingsjongere wordt niet geplaatst bij een gastgezin als bekend is dat er sprake is van of als er vermoedens zijn van misbruik door het gastgezin.
Het gastgezin en de au pair of uitwisselingsjongere worden bij de werving en selectie op de hoogte gesteld van de relevante wetgeving.
De referent vergewist zichzelf ervan dat het gastgezin en de au pair of uitwisselingsjongere zich aan de verplichtingen houden.
De referent vergewist zichzelf van het welzijn en welbevinden van de au pair of uitwisselingsjongere tijdens zijn verblijf in het gastgezin.
De au pair of uitwisselingsjongere kan altijd met vragen en klachten terecht bij de referent.
De referent treft passende maatregelen als zij meldingen krijgen over, kennis hebben van of een vermoeden hebben van misbruik of misstanden.
De au pair wordt geïnformeerd over het bestaan en de werking van het Meldpunt Misbruik au pairs.

Meer informatie over de zorgplicht vindt u in de artikelen 1.5 en 1.6 Voorschrift Vreemdelingen.

Toezicht

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.