Wettelijke verplichtingen erkende referent studie

Als erkende referent studie moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

• informatieplicht
• administratie- en bewaarplicht
• zorgplicht

Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de  terugkeer van de vreemdeling. U bent niet verantwoordelijk voor de gezinsleden van student. De student is particulier referent van zijn gezinsleden. Hij heeft zelf wettelijke verplichtingen tegenover zichzelf en zijn gezinsleden.

Informatieplicht

Als erkende referent voor studie heeft u een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de student moet u aan de IND melden. Ook wijzigingen die van invloed zijn op uw erkenning als referent, moet u melden.

Wijzigingen ten aanzien van de student
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van de student. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier studie.

Bijvoorbeeld:

• De student komt niet meer naar Nederland of heeft Nederland verlaten.
• De student boekt onvoldoende studievoortgang.
• De student studeert niet meer voltijds.
• De student verschijnt niet meer op de onderwijsinstelling.
• De student is gestopt met de opleiding of heeft de studie afgerond voor de geplande einddatum.
• De accreditatie van de opleiding die de student volgt, is vervallen.
• De student heeft aan het begin van een nieuw studiejaar niet zelfstandig voldoende en duurzame middelen van bestaan.
• De student komt aan de onderwijsinstelling studeren en heeft al een verblijfsvergunning voor studie.

Vertrouwelijke informatie over een student hoeft u niet te melden. Dit geldt niet als het de financiële situatie van de student betreft. Een student moet namelijk voldoende geld hebben voor het betalen van de studie en het levensonderhoud.

Als de student bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
U moet alle wijzigingen melden die invloed hebben op uw erkenning als referent. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent. Bijvoorbeeld:

• Beëindiging van de organisatie.
• Surseance van betaling of faillissement van de organisatie.
• De onderwijsinstelling is niet meer geregistreerd bij de registerbeheerder van de Gedragscode internationale student hoger onderwijs.
• Er wordt geen opleiding meer verzorgd in het kader van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Er wordt geen opleiding meer verzorgd in het kader van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.
• De onderwijsinstelling is niet langer door de Internationale Baccalaureaat Organisatie geaccrediteerd is.
• De onderwijsinstelling wordt niet meer bekostigd op grond van de Wet op het voortgezet onderwijs.
• De onderwijsinstelling maakt geen deel meer uit van een internationale organisatie die de uitwisseling van leerlingen regelt.
• Een wijziging van het adres waar de administratie van uw organisatie wordt gevoerd.
  U moet dit binnen 2 weken na het intreden van de wijziging doorgeven aan de IND. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u uw adreswijziging ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18, 4.20 en 4.21 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

U hebt een administratie- en bewaarplicht voor documenten over de toelating van de student. U moet informatie over de student opnemen in uw administratie.  

Voor studenten neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Voorlopige en definitieve inschrijving van de student. U doet dit voor het eerste inschrijvingsjaar en alle volgende jaren dat de student zich inschrijft. Voor een uitwisselingsstudent bewaart u de verklaring van registratie.
• Registratie van de studievoortgang.
• Registratie van de student met onvoldoende studievoortgang door een persoonlijke omstandigheid. U bewaart ook het feit dat u geen afmelding doet
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat de student zelfstandig voldoende en duurzame middelen van bestaan heeft, waarop de onderwijsinstelling heeft besloten de student toe te laten. De student kan op verschillende manieren middelen van bestaan aantonen.
• Eigen verklaring(en) waarin de student verklaart dat hij zelfstandig voldoende en duurzame middelen van bestaan heeft.
• Bewijsstuk dat Nederland het meest aangewezen land is voor studenten voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs.
• Bewijsstuk dat de student een positieve bijdrage kan leveren aan zijn land voor studenten voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs.
• Bewijsstuk waaruit blijkt dat de student het Internationale Baccalaureaat diplomaprogramma volgt.

Daarnaast neemt u het woonadres van de student op in uw administratie.

Zie voor meer informatie over welke documenten u in de administratie moet opnemen de artikelen 4.29 t/m 4.31 Voorschrift Vreemdelingen.

U bewaart deze gegevens en stukken tot 5 jaar nadat het referentschap is beëindigd. De informatie mag ook digitaal worden bewaard. U kunt deze gegevens verstrekken als de IND daarom vraagt.

Zorgplicht

U heeft een zorgplicht tegenover uw studenten. De zorgplicht houdt in dat u ervoor zorgt dat alleen studenten worden geworven die toelaatbaar zijn tot de opleiding.

Daarnaast moet u de student informeren over de relevante regelgeving, zoals over de regels om te mogen werken. Voor een student die wil gaan werken is het van belang dat de werkgever beschikt over een tewerkstellingsvergunning (TWV) en voldoet aan de gestelde vergunningsvoorwaarden. Zo mag de student gedurende het studiejaar niet meer werken dan maximaal 16 uur per week. Werkt de student wekelijks meer uren of heeft de werkgever geen TWV, dan is er sprake van illegale tewerkstelling en overtreedt de werkgever de Wet arbeid vreemdelingen. De boetes hiervoor zijn hoog. Het toezicht op de naleving van de Wet arbeid vreemdelingen wordt uitgevoerd door de Inspectie SZW.

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.