Wettelijke verplichtingen erkende referent studie

Als erkende referent studie moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

• informatieplicht
• administratie- en bewaarplicht
• zorgplicht

Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de  terugkeer van de vreemdeling. U bent niet verantwoordelijk voor de gezinsleden van student. De student is particulier referent van zijn gezinsleden. Hij heeft zelf wettelijke verplichtingen tegenover zichzelf en zijn gezinsleden.

Informatieplicht

Als erkende referent voor studie heeft u een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de student moet u aan de IND melden. Ook wijzigingen die van invloed zijn op uw erkenning als referent, moet u melden.

Wijzigingen ten aanzien van de student
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van de student. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier studie.

Bijvoorbeeld:

• De student komt niet meer naar Nederland of heeft Nederland verlaten.
• De student boekt onvoldoende studievoortgang.
• De student studeert niet meer voltijds.
• De student verschijnt niet meer op de onderwijsinstelling.
• De student is gestopt met de opleiding of heeft de studie afgerond voor de geplande einddatum.
• De accreditatie van de opleiding die de student volgt, is vervallen.
• De student heeft aan het begin van een nieuw studiejaar niet zelfstandig voldoende en duurzame middelen van bestaan.
• De student komt aan de onderwijsinstelling studeren en heeft al een verblijfsvergunning voor studie.

Vertrouwelijke informatie over een student hoeft u niet te melden. Dit geldt niet als het de financiële situatie van de student betreft. Een student moet namelijk voldoende geld hebben voor het betalen van de studie en het levensonderhoud.

Als de student bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
U moet alle wijzigingen melden die invloed hebben op uw erkenning als referent. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent.
Hebt u eHerkenning? Dan kunt u wijzigingen ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Bijvoorbeeld:

• Beëindiging van de organisatie.
• Surseance van betaling of faillissement van de organisatie.
• De onderwijsinstelling is niet meer geregistreerd bij de registerbeheerder van de Gedragscode internationale student hoger onderwijs.
• Er wordt geen opleiding meer verzorgd in het kader van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Er wordt geen opleiding meer verzorgd in het kader van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.
• De onderwijsinstelling is niet langer door de Internationale Baccalaureaat Organisatie geaccrediteerd is.
• De onderwijsinstelling wordt niet meer bekostigd op grond van de Wet op het voortgezet onderwijs.
• De onderwijsinstelling maakt geen deel meer uit van een internationale organisatie die de uitwisseling van leerlingen regelt.
• Een wijziging van het adres waar de administratie van uw organisatie wordt gevoerd. U moet dit binnen 2 weken doorgeven aan de IND.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18, 4.20 en 4.21 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

U (de onderwijsinstelling) bent verplicht erkend referent van de vreemdeling (de student). Bij dit referentschap hoort de administratie- en bewaarplicht.

Naar gelang het type opleiding moet u de onderstaande documenten en/of informatie over de student in uw administratie hebben en bewaren (digitaal of op papier). U bewaart deze gegevens tot vijf jaar nadat uw relatie met de vreemdeling (en daarmee het referentschap) is beëindigd. Als de IND hierom vraagt, moet u deze gegevens kunnen laten zien.

Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht vindt u in de artikelen 4.29 t/m 4.31 Voorschrift Vreemdelingen en in artikel 4.53 Vreemdelingenbesluit. 

Voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs
Voor studenten aan het voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
• De meest recente adresgegevens (woonadres) van de vreemdeling in Nederland.
• De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
• Een bewijs van inschrijving van de vreemdeling aan uw onderwijsinstelling.
• Informatie over de studievoortgang van de vreemdeling.
• Documenten waaruit blijkt dat Nederland het meest aangewezen land is om de opleiding te volgen. Dit betekent dat de opleiding of een vergelijkbare opleiding niet kan worden gevolgd in het land van herkomst of bestendig verblijf van de vreemdeling.
• Documenten waaruit blijkt dat de vreemdeling, door het volgen van de opleiding, een positieve bijdrage kan leveren aan zijn land.

• Documenten die uw eigen verklaring (bij indiening van de verblijfsaanvraag) onderbouwen dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan. Er zijn verschillende manieren om middelen van bestaan aan te tonen.

• Eigen verklaring(en) van de vreemdeling waarin hij, na toekenning van de eerste verblijfsvergunning, jaarlijks verklaart dat hij zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan.

Mbo niveau 4
Voor studenten aan het mbo niveau 4 neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
• De meest recente adresgegevens (woonadres) van de vreemdeling in Nederland.
• De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
• Een bewijs van inschrijving van de vreemdeling aan uw onderwijsinstelling.
• Informatie over de studievoortgang van de vreemdeling.

• Documenten die uw eigen verklaring (bij indiening van de verblijfsaanvraag) onderbouwen dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan. Er zijn verschillende manieren om middelen van bestaan aan te tonen.

Internationaal Baccalaureaat diplomaprogramma
Voor studenten die een Internationaal Baccalaureaat diplomaprogramma volgen neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
• De meest recente adresgegevens (woonadres) van de vreemdeling in Nederland.
• De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
• Een bewijs van inschrijving van de vreemdeling aan uw onderwijsinstelling.
• Informatie over de studievoortgang van de vreemdeling.
• Documenten die uw eigen verklaring (bij indiening van de verblijfsaanvraag) onderbouwen dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan.

• Eigen verklaring(en) van de vreemdeling waarin hij, na toekenning van de eerste verblijfsvergunning, jaarlijks verklaart dat hij zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan. Er zijn verschillende manieren om middelen van bestaan aan te tonen.

• Bewijs waaruit blijkt dat door de vreemdeling het Internationale Baccalaureaat diplomaprogramma wordt gevolgd.
• Documenten met betrekking tot uw positie als referent:
• Bewijs van accreditatie van uw onderwijsinstelling door de Internationale Baccalaureaat Organisatie.
• Documenten die aantonen dat uw onderwijsinstelling op grond van de Wet op het voortgezet onderwijs wordt bekostigd.

Hbo en universiteit
Voor studenten aan het hbo en de universiteit neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

• Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.
• De meest recente adresgegevens (woonadres) van de vreemdeling in Nederland.
• De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.
• Het voorlopige én definitieve bewijs van inschrijving van de vreemdeling aan uw onderwijsinstelling. U doet dit voor het eerste inschrijvingsjaar en alle volgende jaren dat de student zich inschrijft. Als de vreemdeling een uitwisselingsstudent is, bewaart u een verklaring van registratie.
• Documenten die aantonen dat de vreemdeling toelaatbaar is tot de opleiding.
• Registratie van de studievoortgangt van de vreemdeling.
• Registratie van de vreemdeling die onvoldoende studievoortgang boekt wegens persoonlijke omstandigheden: u registreert de situatie én het feit er geen afmelding van de vreemdeling heeft plaatsgevonden (als bedoeld in artikel 5.5 van de Gedragscode internationale student hoger onderwijs).
• Documenten die uw eigen verklaring (bij indiening van de verblijfsaanvraag) onderbouwen dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan. Er zijn verschillende manieren om middelen van bestaan aan te tonen.
• Verklaring(en) van de vreemdeling waarin hij, na toekenning van de eerste verblijfsvergunning, jaarlijks verklaart dat hij zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan.
  

Zorgplicht

U heeft een zorgplicht tegenover uw studenten. De zorgplicht houdt in dat u ervoor zorgt dat alleen studenten worden geworven die toelaatbaar zijn tot de opleiding.

Daarnaast moet u de student informeren over de relevante regelgeving, zoals over de regels om te mogen werken. Voor een student die wil gaan werken is het van belang dat de werkgever beschikt over een tewerkstellingsvergunning (TWV) en voldoet aan de gestelde vergunningsvoorwaarden. Zo mag de student gedurende het studiejaar niet meer werken dan maximaal 16 uur per week. Werkt de student wekelijks meer uren of heeft de werkgever geen TWV, dan is er sprake van illegale tewerkstelling en overtreedt de werkgever de Wet arbeid vreemdelingen. De boetes hiervoor zijn hoog. Het toezicht op de naleving van de Wet arbeid vreemdelingen wordt uitgevoerd door de Inspectie SZW.

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.