• Home
  • Wettelijke verplichtingen (erkende) referent arbeid

Op maandag 25 maart is er tussen 07.00 – 09.00 uur een update van de Online Afsprakenplanner waardoor deze tijdelijk niet beschikbaar is.

Wettelijke verplichtingen (erkende) referent arbeid

De erkend en niet-erkend referent voor arbeid dient verblijfsaanvragen in voor de werknemers die hij wil laten overkomen. Daarbij moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. U leest hier welke verplichtingen dit zijn.

Als (erkend) referent arbeid moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

  • informatieplicht
  • administratie- en bewaarplicht
  • zorgplicht (alleen de erkend referent)

Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de  terugkeer van de vreemdeling. U bent niet verantwoordelijk voor de gezinsleden van werknemer. De werknemer is particulier referent van zijn gezinsleden. Hij heeft ook wettelijke verplichtingen tegenover zichzelf en zijn gezinsleden.

Werknemers met een verblijfsvergunning seizoenarbeid of lerend werken kunnen geen gezinsleden laten overkomen.

Informatieplicht

Zowel de erkend werkgever als de niet-erkend werkgever hebben een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de vreemdeling moeten aan de IND worden gemeld. De erkend werkgever moet ook wijzigingen melden die van invloed zijn op de erkenning als referent.

De informatie moet binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden, worden gemeld. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (erkende referent) of het meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkend referent). Voor Intra Corporate Transferees gebruikt u het meldingsformulier Overplaatsing binnen een onderneming (erkend referent) of het meldingsformulier Overplaatsing binnen een onderneming (niet-erkend referent).

Wijzigingen ten aanzien van de werknemer
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND als die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van werknemer. U gebruikt hiervoor een van de meldingsformulieren die hierboven vermeld staan. Bijvoorbeeld:

  • De werknemer werkt niet meer bij u.
  • De werknemer voldoet niet meer aan het looncriterium of heeft niet meer zelfstandig en duurzaam voldoende middelen van bestaan.
  • De werknemer verblijft niet meer in Nederland of u weet niet meer waar de werknemer is.
  • De werknemer met een beroep in de individuele gezondheidszorg waarvoor inschrijving vereist is, is niet geregistreerd in het Beroepen Individuele Gezondheidszorg register.
  • De werknemer voldoet niet aan de beroepskwalificaties, wanneer deze voor een sector van toepassing zijn.

Als uw werknemer bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor de erkenning als referent zelf moeten worden gemeld bij de IND. U gebruikt voor deze meldingen ook de meldingsformulieren zoals hierboven vermeld. Bijvoorbeeld:

  • Een wijziging van de rechtsvorm van uw onderneming.
  • Een verandering van het bedrijfsdoel van uw onderneming.
  • Beëindiging van de onderneming.
  • Er is een strafvervolging ingesteld tegen een van de directeuren of bestuurders van de erkend referent.
  • Surseance van betaling of faillissement.
  • Een fusie of overname.
  • Een wijziging van de contactpersoon binnen uw organisatie.
  • Een wijziging van de gemachtigde die namens u organisatie aanvragen mag indienen.

Wijzigt het adres van de administratie van de onderneming, organisatie of rechtspersoon? U moet dit binnen 2 weken na het intreden van de wijziging melden aan de IND. Voor deze wijziging kunt u ook het meldingsformulier gebruiken. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u uw adreswijziging ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18, 4.22 en 4.23 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

U hebt een administratie- en bewaarplicht. De (erkend) referent moet de volgende informatie over de werknemer opnemen in zijn administratie: 

  • De arbeidsovereenkomst, het aanstellingsbesluit of de gastovereenkomst.
  • De originele tewerkstellingsvergunning (indien vereist) of het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (gvva).
  • Een kopie van het paspoort.
  • Bij overplaatsing van de werknemer in concernverband een verklaring van het (moeder)bedrijf in het buitenland en een verklaring van het bedrijfsonderdeel in Nederland.
  • De loonspecificaties.
  • Bij een (gereglementeerd) beroep zoals arts een bewijs van inschrijving in het BIG-register.

De erkend referent moet ook de volgende informatie over de werknemer opnemen in zijn administratie: 

  • De door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring (indien er geen sprake is van antecedenten).

Soms moeten andere documenten in de administratie worden opgenomen. Dit hangt af van het verblijfsdoel waarmee de werknemer in Nederland verblijft. Welke documenten per verblijfsdoel moeten worden opgenomen in de administratie, leest u in artikelen 4.32 t/m 4.35a van het Voorschrift Vreemdelingen.

U bewaart deze gegevens en stukken tot 5 jaar nadat het referentschap is beëindigd. De informatie mag ook digitaal worden bewaard. U kunt deze gegevens verstrekken als de IND daarom vraagt.

Zorgplicht

Erkend referenten hebben de plicht zorg te dragen voor een zorgvuldige werving en selectie van de kennismigrant of de werknemer die is overgeplaatst binnen de onderneming (Intra Corporate Transferee). Ook moet u de kennismigrant overgeplaatste werknemer op de hoogte stellen van de toelatings- en verblijfsvoorwaarden waaraan hij moet voldoen. U kunt dit nalezen in artikel 1.4 Voorschrift Vreemdelingen.

Toezicht

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.