• Home
  • Wettelijke verplichtingen (erkend) referent arbeid

Wettelijke verplichtingen (erkend) referent arbeid

De erkend en niet-erkend referent voor arbeid dient verblijfsaanvragen in voor de werknemers die hij wil laten overkomen. Daarbij moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. U leest hier welke verplichtingen dit zijn.

Als (erkend) referent arbeid moet u voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

  • informatieplicht
  • administratie- en bewaarplicht
  • zorgplicht (alleen de erkend referent)

Bekijk de animatievideo 'Aan welke plichten moet een erkend referent voldoen?' voor een korte uitleg van de plichten voor een erkend referent Arbeid. Of lees de uitgeschreven tekst.

 
 


Terugkeer vreemdeling
U bent verantwoordelijk voor de terugkeer van de vreemdeling als zijn verblijf eindigt. Vertrekt de vreemdeling niet en wordt hij uitgezet? Dan kan de IND de kosten van de uitzetting op u verhalen. 

Werknemers met een verblijfsvergunning seizoenarbeid of lerend werken kunnen geen gezinsleden laten overkomen. U bent niet verantwoordelijk voor de gezinsleden van de werknemer. De werknemer is particulier referent van zijn gezinsleden. Hij heeft ook wettelijke verplichtingen tegenover zichzelf en zijn gezinsleden.


Informatieplicht

Zowel de erkend werkgever als de niet-erkend werkgever hebben een informatieplicht. Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de vreemdeling moet u melden aan de IND. De erkend werkgever moet ook wijzigingen melden die van invloed zijn op de erkenning als referent.

Wijzigingen ten aanzien van de werknemer
U bent verplicht wijzigingen te melden aan de IND als die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van werknemer. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (erkende referent) of het meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkend referent). Voor Intra Corporate Transferees gebruikt u het meldingsformulier Overplaatsing binnen een onderneming (erkend referent) of het meldingsformulier Overplaatsing binnen een onderneming (niet-erkend referent).

Bijvoorbeeld:

  • De werknemer werkt niet meer bij u.
  • De werknemer voldoet niet meer aan het looncriterium of heeft niet meer zelfstandig en duurzaam voldoende middelen van bestaan.
  • De werknemer verblijft niet meer in Nederland of u weet niet meer waar de werknemer is.
  • De werknemer met een beroep in de individuele gezondheidszorg waarvoor inschrijving vereist is, is niet geregistreerd in het Beroepen Individuele Gezondheidszorg register.
  • De werknemer voldoet niet aan de beroepskwalificaties, wanneer deze voor een sector van toepassing zijn.

Als uw werknemer bij de gemeente (BRP) op tijd heeft gemeld dat hij gaat emigreren of binnen Nederland is verhuisd, is het niet nodig om dit te melden aan de IND. Op tijd is vóór de emigratie of binnen 4 weken na verhuizing. De IND heeft deze informatie dan al.

Wijzigingen ten aanzien van de erkend referent
Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor de erkenning als referent moeten worden gemeld bij de IND. De informatie moet u doorgeven binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden. Een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. U gebruikt voor deze meldingen het meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u wijzigingen ook doorgeven via Portaal Zakelijk.

Bijvoorbeeld:

  • Een wijziging van de rechtsvorm van uw onderneming.
  • Een verandering van het bedrijfsdoel van uw onderneming.
  • Beëindiging van de onderneming.
  • Er is een strafvervolging ingesteld tegen een van de directeuren of bestuurders van de erkend referent.
  • Surseance van betaling of faillissement.
  • Een fusie of overname.
  • Een wijziging van de contactpersoon binnen uw organisatie.
  • Een wijziging van de gemachtigde die namens u organisatie aanvragen mag indienen.
  • Een wijziging van het adres waar de administratie van uw organisatie wordt gevoerd. U moet dit binnen 2 weken doorgeven aan de IND.

Meer informatie over de informatieplicht vindt u in de artikelen 4.17, 4.18, 4.22 en 4.23 Voorschrift Vreemdelingen.

Administratie- en bewaarplicht

U (de werkgever) bent (erkend) referent van de vreemdeling (de werknemer). Bij dit referentschap hoort de administratie- en bewaarplicht.

Naar gelang het type arbeid moet u de onderstaande documenten en/of informatie over de werknemer in uw administratie hebben en bewaren (digitaal of op papier). U bewaart deze gegevens tot vijf jaar nadat uw relatie met de vreemdeling (en daarmee het referentschap) is beëindigd. Als de IND hierom vraagt, moet u deze gegevens kunnen laten zien.

Meer informatie over de administratie- en bewaarplicht leest u in de artikelen 4.32 t/m 4.35a van het Voorschrift Vreemdelingen en artikel 4.53 Vreemdelingenbesluit.

Kennismigrant en houder Europese blauwe kaart
Voor kennismigranten en houders van een Europese blauwe kaart neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

  • Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.

  • De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.

  • De actuele arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit. Hierin moeten in ieder geval de volgend zaken zijn vastgelegd:

      • de naam en woonplaats van u en de vreemdeling;

      • de functie of het soort werk dat de vreemdeling doet en de plaats(en) waar de vreemdeling werkt;

      • de datum van indiensttreding;

      • de duur van het contract (bij een tijdelijk contract) en het aantal uur dat de vreemdeling werkt (per dag of per week);

      • de hoogte van het salaris (en eventuele toeslagen) en wanneer dit wordt uitbetaald;

      • (eventueel) de lengte van de proeftijd en de duur van de opzegtermijn.

  • Loonstrookjes of –specificaties waaruit blijkt dat uitvoering wordt gegeven aan de arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit.

  • Documenten waaruit blijkt dat het overeengekomen loon ook daadwerkelijk is uitbetaald aan de vreemdeling. Bijvoorbeeld afschriften van de zakelijke rekening (bedrijfsrekening) waaruit blijkt dat het loon op een bankrekening van de vreemdeling is gestort.

  • Als de vreemdeling een beroep uitoefent in de individuele gezondheidszorg: bewijs van registratie van de vreemdeling in het BIG-register.

  • Als de vreemdeling een arts in opleiding tot specialist is: een bewijs van inschrijving in het opleidingsregister van de Medisch Specialisten Registratie Commissie, de Sociaal-Geneeskundigen Registratie Commissie of de Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie.

  • Als de vreemdeling houder is van een Europese blauwe kaart: een document waaruit blijkt dat de vreemdeling een opleiding voor hoger onderwijs heeft afgerond die minimaal 3 jaar heeft geduurd. Hiermee wordt bedoeld een door Nuffic gewaardeerd buitenlands diploma of een gewaarmerkte kopie van een Nederlands diploma.

  • Als de vreemdeling houder is van een Europese blauwe kaart en een gereglementeerd beroep uitoefent in de zin van artikel 1 van de Algemene wet erkenning EU-beroepskwalificaties in de zin van artikel 5 van die wet: de getuigschriften van hoger onderwijs in de zin van artikel 2, onder h, van richtlijn 2009/50/EG die nodig zijn voor de sector waar de vreemdeling in werkt.F

  • Documenten die aantonen hoe u uw zorgplicht als erkend referent bent nagekomen. Bijvoorbeeld een kopie van het Curriculum Vitae van de vreemdeling, de bescheiden mbt de sollicitatie en een kopie van de door de vreemdeling ondertekende brochure Naar Nederland komen om te werken als bewijs dat u deze aan de vreemdeling heeft uitgereikt. 

Overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn Intra Corporate Transferees 2014/66/EU)
Voor deze werknemers neemt u volgende informatie op in uw administratie:

  • De voor u bekende meest recent adresgegevens (woonadres) van de vreemdeling in Nederland. Deze hoeft u alleen actueel te houden zolang u werkgever bent van de vreemdeling.

  • De arbeidsovereenkomst met de buiten de EU gevestigde onderneming.

  • De opdrachtbrief van de werkgever, of (als de vreemdeling een trainee-werknemer is) de trainee-overeenkomst.

  • Loonstrookjes of –specificaties. Hieruit moet blijken dat de arbeidsvoorwaarden, arbeidsverhoudingen of arbeidsomstandigheden ten minste op het niveau liggen dat wettelijk vereist is en gebruikelijk is in de bedrijfstak waarin de vreemdeling werkt.

  • Als de vreemdeling een arts in opleiding tot specialist is: een bewijs van inschrijving in het opleidingsregister van de Medisch Specialisten Registratie Commissie, de Sociaal-Geneeskundigen Registratie Commissie of de Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie.

  • Als de vreemdeling een gereglementeerd beroep heeft: getuigschriften van hoger onderwijs (in de zin van artikel 2, onder h, van de Algemene wet erkenning EU-beroepskwalificaties) die nodig zijn voor de sector waar de vreemdeling in werkt.

  • Als u erkend referent bent:

      • De Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft .

      • Documenten die aantonen hoe u uw zorgplicht als referent bent nagekomen. Bijvoorbeeldeen  een kopie van het Curriculum Vitae van de vreemdeling, de bescheiden mbt de sollicitatie en een kopie van de door de vreemdeling ondertekende brochure Naar Nederland komen om te werken als bewijs dat u deze aan de vreemdeling heeft uitgereikt.

Seizoenarbeid
Voor seizoenarbeiders neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

  • Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.

  • De actuele arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit. Hierin moeten in ieder geval de volgend zaken zijn vastgelegd:

      • de naam en woonplaats van u en de vreemdeling;

      • de functie of het soort werk dat de vreemdeling doet en de plaats(en) waar de vreemdeling werkt;

      • de datum van indiensttreding;

      • de duur van het contract (bij een tijdelijk contract) en het aantal uur dat de vreemdeling werkt (per dag of per week);

      • de hoogte van het salaris (en eventuele toeslagen) en wanneer dit wordt uitbetaald;

      • (eventueel) de lengte van de proeftijd en de duur van de opzegtermijn.

  • Het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA).

  • Loonstrookjes of -specificaties.

  • Als u erkend referent bent: de Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.

Stagiair / praktikant
Voor stagiaires of praktikanten neemt u de volgende informatie op in uw administratie:

  • Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.

  • De overeenkomst voor lerend werken, het leerplan of het stageprogramma. Hieruit moet blijken wat de duur en de aard van het dienstverband of de stage is en wat de hoogte van de overeengekomen onkostenvergoeding is.

  • Als de vreemdeling een stagiair is: de stageovereenkomst.

  • De originele tewerkstellingsvergunning (TWV) óf het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA).

  • Loonstrookjes of -specificaties van de stagevergoeding.

  • Als u erkend referent bent: de Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.

Andere arbeid in loondienst
Voor andere werknemers in loondienst (anders dan bovenstaande categorieën) neemt u volgende informatie op in uw administratie:

  • Een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling.

  • De actuele arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit. Hierin moeten in ieder geval de volgend zaken zijn vastgelegd:

      • de naam en woonplaats van u en de vreemdeling;

      • de functie of het soort werk dat de vreemdeling doet en de plaats(en) waar de vreemdeling werkt;

      • de datum van indiensttreding;

      • de duur van het contract (bij een tijdelijk contract) en het aantal uur dat de vreemdeling werkt (per dag of per week);

      • de hoogte van het salaris (en eventuele toeslagen) en wanneer dit wordt uitbetaald;

      • (eventueel) de lengte van de proeftijd en de duur van de opzegtermijn.

  • De originele tewerkstellingsvergunning (TWV) óf het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA).

  • Kopie diploma's en/of certificaten van de vreemdeling. Dit geldt alleen als in de afgelopen 5 jaar geleden niet eerder een TWV of GVVA voor de vreemdeling is verleend.

  • Loonstrookjes of -specificaties.

  • Als u erkend referent bent: de Bijlage antecedentenverklaring, ingevuld en ondertekend door de vreemdeling. Hierin verklaart de vreemdeling dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft.

Zorgplicht

Erkend referenten hebben een zorgplicht tegenover de werknemer. Dit houdt in dat u zorgt voor een zorgvuldige werving en selectie van de kennismigrant of de werknemer die is overgeplaatst binnen de onderneming (Intra Corporate Transferee). Ook moet u de kennismigrant overgeplaatste werknemer op de hoogte stellen van de toelatings- en verblijfsvoorwaarden waaraan hij moet voldoen.

Meer informatie over de zorgplicht vindt u in artikel 1.4 Voorschrift Vreemdelingen en artikel 1.16 Vreemdelingenbesluit.

Controle door de IND

De IND houdt toezicht op de naleving van uw wettelijke verplichtingen. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen dan kan dit gevolgen hebben.