Nieuwsbrief Zakelijk / Business Newsletter

Bent u op zoek naar informatie over vreemdelingendocumenten en de echtheidskenmerken? Dit kunt u nu lezen op onze pagina Vreemdelingendocumenten. Eerder stond dit op de website vreemdelingendocumenten.nl. Deze website bestaat niet meer.

Team Zakelijk Relatiemanagement heeft weer nieuwe voorlichtingen gepland voor erkend referenten. Kijk voor de data en hoe u zich aanmeldt op Voorlichtings- en themabijeenkomsten over Kennis & Talent. 

De IND kan erkend referenten vragen om zakelijke bankafschriften of een uitdraai van het batchbestand. Dit doen we om te controleren welk salaris maandelijks wordt overgemaakt aan een werknemer. Vragen we u om deze gegevens? Zorg dan dat betalingen aan andere werknemers niet zichtbaar zijn (anonimiseren). Dit in verband met privacy.

De IND heeft in het jaar 2022 rond de 580 waarschuwingen en 240 boetes opgelegd aan erkend referenten. De meeste referenten houden zich aan de regels. Toch zijn in 2022 meer boetes uitgedeeld aan erkend referenten dan in 2021. Dit komt door scherpere handhaving van de IND.

Niet voldaan aan plichten

Erkend referenten hebben rechten en plichten: de zorgplicht, administratieplicht en informatieplicht. De IND controleert of aan de plichten wordt voldaan en geeft in sommige gevallen boetes als dit niet zo is. De opgelegde boetes gaan meestal over de informatieplicht. Bijvoorbeeld als de referent niet meldt dat er niet is voldaan aan het looncriterium (voldoende inkomen). Of niet (op tijd) doorgeeft dat de kennismigrant uit dienst is. 

Volgens de zorgplicht is de erkend referent verplicht om de vreemdeling op de juiste wijze te informeren over zijn of haar rechten en plichten. Ook moet een erkend referent een vreemdeling op een zorgvuldige manier werven en selecteren. De bewijsstukken hiervan moeten terug te vinden zijn in de administratie volgens de administratieplicht. Ook daar ziet de IND dat het niet altijd goed gaat. En, zoals vermeld in de nieuwsbrief van december 2022, wordt ook regelmatig de plicht overtreden om op tijd door te geven dat het administratieadres is gewijzigd. 

Waarschuwingen en boetes

De IND controleert erkend referenten. En kijkt naar de uitkomst van de controle en het beleid om te bepalen of een waarschuwing of boete passend is. Zo wordt per geval beoordeeld of de overtreding als ernstig gekwalificeerd wordt en in welke mate sprake is van verwijtbaarheid. Boetes en waarschuwingen worden bijvoorbeeld opgelegd na bedrijfscontroles door de afdeling Handhaving, Toezicht en Onderzoek (HTO), al dan niet samen met de Nederlands Arbeidsinspectie (NLA). En na het afhandelen van signalen of meldingen die de IND heeft ontvangen.
 

U kunt in het Portaal Zakelijk met het digitale meldingsformulier een wijziging in het administratieadres doorgeven. In dat formulier kunt u niet aangeven of ook het post- en/of vestigingsadres wijzigt. Voor de IND is dit wel belangrijk om te weten. We vragen u daarom om het volgende te doen als u het nieuwe administratieadres doorgeeft:

1. Vink bij de optie 'Extra informatie uploaden' aan: Ja.
2. Upload een begeleidend bericht en zet daarin of het post- en/of vestigingsadres wijzigt of gelijk blijft.

Het digitale meldingsformulier wordt in de toekomst uitgebreid, zodat het uploaden van extra informatie niet meer nodig is.

Are you looking for information about foreigners' documents and what makes them genuine? You can now read this on our Foreign national’s documents page. This was previously published on the website vreemdelingendocumenten.nl. This website no longer exists.

Team Business Services & Accountmanagement has again planned new information sessions for recognised sponsors. For the dates and how to register, see Information and themed meetings on Knowledge & Talent.

The IND can ask recognised sponsors for their business’ bank statements or a printout of the batch file. We do this to check what salary is paid to an employee each month. Do we ask you for this information? Then make sure that payments to other employees are not visible (anonymise them). We ask this of you due to privacy.

In 2022, the IND has imposed around 580 warnings and 240 fines on recognised sponsors. Most referees adhere to the rules. Nevertheless, more fines were issued to recognised sponsors in 2022 than in 2021. This is due to stricter enforcement by the IND.

Obligations not fulfilled

Recognised sponsors have rights and obligations: the duty of care, the obligation to keep and retain records and the obligation to provide information. The IND checks whether the obligations are being met and in some cases imposes fines if this is not the case. The fines imposed usually relate to the obligation to provide information. For example, if the sponsor does not report that the wage criterion (sufficient income) has not been met. Or does not report (in time) that the highly skilled migrant has left his employment.

According to the duty of care, the recognised sponsor is obliged to inform the foreign national correctly about his or her rights and obligations. A recognised sponsor must also carefully recruit and select a foreign national. Evidence of this must be found in the administration, as is required by the obligation to keep and retain records. The IND sees that does not always go well either. And, as stated in the December 2022 newsletter, the obligation to notify in time that the administration address has changed is also regularly violated.

Warnings and fines

The IND checks up on recognised sponsors. And considers whether a warning or fine is appropriate based on the conclusions of such a check-up. For example, we assess on a case-by-case basis whether the violation is qualified as serious and the extent of culpability. Fines and warnings are imposed, for example, after company inspections by the Enforcement, Supervision and Research (in Dutch: Handhaving, Toezicht en Onderzoek or HTO) department, whether or not together with the Netherlands Labour Authority (in Dutch: Nederlandse Arbeidsinspectie or NLA). And after dealing with the notifications and reports the IND has received.

You can use the digital notification form (in Dutch only) in the Business Portal to notify us of a change in administration address. In this form, you cannot indicate whether you are also changing the postal and/or business address. But this is important for the IND to know. Because of this, we ask you do this when you are informing us of your new administration address.

1. Tick under the option "Extra informatie uploaden": Ja. 
2. Upload a cover message saying whether the postal and/or business address will change or remain the same.

The digital notification form will be expanded in the future so that it will no longer be needed to upload additional information.