Nieuwsbrief Zakelijk

In de nieuwsbrief van 7 februari 2023 hebben we extra aandacht gevraagd voor aanvragen van gezinsleden die niet volledig worden ingevuld. Ook in de formulieren hebben we nu nadruk gelegd op een aantal onderdelen. Daarom zullen we geen langere termijn meer geven voor het aanvullen van ontbrekende informatie (verlengd herstel verzuim). Hebt u een aanvraag niet compleet ingediend? Dan houden we de reguliere periode van herstel verzuim aan. Dit betekent 2 weken, met eventueel 2 weken verlenging. Hebt u de stukken die nodig zijn dan niet bij ons aangeleverd? Dan wijzen we de aanvraag af.

Laat u uw aanvraag voor erkenning als referent doen door een gemachtigde? Zorg dan dat op het formulier ook een contactpersoon van uw onderneming is ingevuld. De IND heeft een contactpersoon bij erkend referenten nodig. Bijvoorbeeld om een uitnodiging te sturen voor voorlichtingen voor nieuwe erkend referenten.

Hebt u een schriftelijk formulier nodig om een aanvraag of melding te doen? Download altijd het juiste formulier van ind.nl. Een formulier dat u al eens eerder hebt opgeslagen of geprint kan verouderd zijn. Hierdoor kunnen er gegevens missen en moet u die informatie later nog aanvullen. Uw zaak loopt dan vertraging op. Zo hebben we op 17 maart 2023 het schriftelijke meldingsformulier voor erkend referenten (7088) aangepast. Doet u een online aanvraag of melding via Portaal Zakelijk? Dan gebruikt u automatisch het meest recente online formulier.

Het is een vraag die vaak gesteld wordt, per mail of telefoon. Als (gemachtigde van een) erkend referent kunt u op verschillende manieren contact opnemen met de IND. Voor vragen over lopende aanvragen moet u ons bellen. Onthoud wel: is de streeftermijn van 2 weken voor de beslissing nog niet afgelopen? Dan kan de IND u geen informatie geven over de stand van zaken van de aanvraag. Het heeft dan pas zin om te bellen als de streeftermijn is afgelopen. U kunt de status van uw aanvraag ook bekijken in Portaal Zakelijk. 

Ik ben erkend referent. Wie bel ik als ik een vraag heb over een lopende zaakaanvraag?

• Contactpersoon: Is uw aanvraag in behandeling genomen door een IND-medewerker? Bel dan altijd met de contactpersoon van uw aanvraag. Het telefoonnummer staat in de brieven die u van ons krijgt. Kijk onder het kopje 'Contactpersoon' aan de rechterkant. 
• Kennismigratielijn: Hebt u nog geen brief gekregen waarin een contactpersoon staat? Bel dan naar de Kennismigratielijn. Dit kan op werkdagen tussen 09:00 en 12:00 en tussen 13:00 en 17:00 uur.

Stuurt u een aanvraag of melding naar de IND? De IND rekent erop dat u de gegevens controleert vóór u deze opstuurt. Toch krijgt de IND regelmatig verzoeken om gegevens te wijzigen in al ingediende aanvragen of meldingen. Bijvoorbeeld de diplomatieke post waar de mvv wordt afgehaald, de loketlocatie, de periode van het dienstverband (ingangsdatum en/of einddatum arbeidscontract) of het annuleren van een afmelding.

U kunt wijzigingen uploaden in Portaal Zakelijk zo lang de zaak nog in behandeling is. U kunt gegevens niet meer laten wijzigen als op de zaak is beslist. U moet dan een nieuwe aanvraag of melding opsturen.

Stelt uw onderneming arbeidskrachten ter beschikking; in andere woorden, leent u personeel uit tegen betaling? Dan moet u dit sinds 1 juli 2012 registreren in het Handelsregister, volgens de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (Waadi). Deze registratieplicht Waadi richt zich niet alleen op uitzendbureaus, maar ook op andere ondernemingen, zoals payroll bedrijven. Het ter beschikking stellen van arbeidskrachten kan bedrijfsmatig of niet-bedrijfsmatig zijn.

Een erkend referent die arbeidskrachten ter beschikking stelt, moet zich ook registreren bij de Stichting Normering Arbeid (SNA). Voegt u het uitlenen van personeel toe aan uw activiteiten? Vergeet de SNA-registratie dan niet. Dit is een voorwaarde voor het erkend referentschap. Ook als uw organisatie al is erkend door de IND, moet u blijven voldoen aan alle voorwaarden van de erkenning, zoals de SNA-registratie. Ziet de IND bij controle dat u niet voldoet aan de voorwaarden? Dan kan de IND de erkenning intrekken.

Als u een aanvraag indient voor een kennismigrant, moet u ervoor zorgen dat deze persoon zorgvuldig is geworven en geselecteerd. En op de hoogte wordt gesteld van de geldende wet- en regelgeving. Dit valt onder zorgplicht van erkend referenten. Vraagt u voor uw werknemer een wijziging naar verblijf als kennismigrant aan? Dan geldt deze plicht ook.

Verder moet u, volgens de administratieplicht, in uw administratie stukken opnemen waaruit blijkt dat u zich aan de zorgplicht hebt gehouden. U kunt als onderbouwing voor de werving en selectie bijvoorbeeld stukken gebruiken waaruit blijkt dat de werknemer (nog steeds) geschikt is voor de functie. Om te laten zien dat u de kennismigrant hebt gewezen op de rechten en plichten kunt u bijvoorbeeld de brochure ‘De verblijfsvergunning voor arbeid als kennismigrant’ gebruiken. En deze voor ontvangst laten tekenen. Hebt u de kennismigrant mondeling uitleg gegeven? Gebruik dan een verslag of ander bewijsstuk om aan te tonen dat u dat heeft gedaan.

De Ketenservice is dit jaar op een aantal dagen gesloten tussen 9:00 en 13:00 uur. De komende periode gaat het om de volgende dagen:

• Dinsdag 16 mei
• Donderdag 22 juni

De wachttijden in de middag kunnen op deze dagen langer zijn dan normaal. Bel daarom liefst de volgende dag of later in de week. Dank voor uw medewerking.