• Home
  • Nieuwsbrief Zakelijk

Nieuwsbrief Zakelijk

​Editie 18 november 2019

Hier leest u het laatste nieuws voor erkend referenten 'arbeid'. We plaatsen elke 6 weken een nieuwe nieuwsbrief. Eerdere nieuwsbrieven staan in het archief onderaan deze pagina. Op dit moment is het niet mogelijk om de nieuwsbrief per e-mail te ontvangen.

Here you will find the latest news for recognised sponsors 'employment'. We post a new newsletter every 6 weeks. Previous newsletters are available from the archive below. At this time, it is not possible to receive the newsletter by e-mail. Read on in English.

Controlebezoeken bij erkend referenten
Informatieplicht: geef wijzigingen op tijd door
Formulieren en bijlagen altijd downloaden
Uittreksel BRP niet genoeg bij aanvraag gezinsleden
Herinnering: gebruik het contactformulier
Ketenservice en Kennismigratielijn gesloten rond feestdagen

Controlebezoeken bij erkend referenten

Groot voordeel voor erkend referenten is dat de aanvraagprocedure voor verblijfsvergunningen sneller en makkelijker is dan voor niet-erkend referenten. Daar staat tegenover dat de erkend referent volgens de wet aan bepaalde verplichtingen moet voldoen.

Een speciaal toezichtteam van de IND doet steeds vaker controlebezoeken. Elke week bezoeken inspecteurs een aantal erkend referenten. Zij controleren of de erkend referent voldoet aan de voorwaarden en verplichtingen. Na een aantal van deze controles heeft de IND boetes uitgedeeld. En in ernstige gevallen is ook de erkenning van de referent ingetrokken. Eén erkend referent bleek de IND onjuiste gegevens te hebben gegeven. Dit had gevolgen voor de erkend referent én de werknemer.

Veel erkend referenten doen het goed. Maar soms worden de plichten verkeerd begrepen of worden fouten gemaakt door slordigheid. Fouten waardoor de referent in het ernstigste geval niet langer voldoet aan de voorwaarden voor erkenning. Of wijzigingen die niet zijn doorgegeven, terwijl die belangrijk zijn voor het verblijfsrecht van de werknemer.

Wat u kunt doen
Zorg dat u de plichten kent die gelden voor erkend referenten. En ook de mogelijke gevolgen bij overtreding. Lees ook eens de factsheet Controlebezoeken. Hebt u een vraag over uw plichten of over de controles door de IND? Neem contact met ons op via het contactformulier op onze website.

U kunt zich ook aanmelden voor de bijeenkomsten over het thema 'Rechten en plichten erkend referent' die de IND regelmatig organiseert. U kunt daar ook uw vragen stellen. Deze bijeenkomsten zijn gratis. Nieuwe data zetten we op onze website.  

Informatieplicht: geef wijzigingen op tijd door

Alle wijzigingen die belangrijk zijn voor de erkenning als referent moet u melden bij de IND. Dit valt onder de informatieplicht die geldt voor alle (erkend) referenten. Gebruik hiervoor het Meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent. Hebt u eHerkenning? Dan kunt u veranderingen ook melden in Portaal Zakelijk.

Vergeet bijvoorbeeld niet binnen 4 weken door te geven als het volgende verandert:

  • Een nieuwe contactpersoon binnen uw organisatie.
  • Een nieuwe gemachtigde die namens uw organisatie aanvragen mag indienen.
  • Een fusie of overname.

Let op, een wijziging van het adres van (de administratie van) uw organisatie moet u binnen 2 weken doorgeven. 

Verblijfsrecht werknemer
U moet ook wijzigingen melden aan de IND als die gevolgen kunnen hebben voor het verblijfsrecht van de werknemer. Gebruik hiervoor het meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (erkende referent). Voor Intra Corporate Transferees gebruikt u meldingsformulier Overplaatsing binnen een onderneming (erkend referent).

Vergeet bijvoorbeeld niet binnen 4 weken te melden als het volgende verandert:

  • De werknemer werkt niet meer bij u.
  • De werknemer voldoet niet meer aan het looncriterium of heeft niet meer zelfstandig en duurzaam voldoende middelen van bestaan.
  • De werknemer verblijft niet meer in Nederland of u weet niet meer waar de werknemer is.

Kijk voor meer over de informatieplicht op onze website.

Formulieren en bijlagen altijd downloaden

We zien regelmatig dat klanten oude versies van formulieren en bijlagen opsturen. Gebruikt u formulieren die u hebt opgeslagen op uw computer? Dan gebruikt u misschien ook een oude versie. Bijvoorbeeld van een automatische incasso, die we dan weigeren.

Onze formulieren en bijlagen worden gewijzigd na veranderingen in de wet of in ons beleid. Dit gebeurde tot afgelopen zomer niet vaker dan één keer per drie maanden. Nu kunnen we ze op elk moment wijzigen. Download daarom altijd het meest recente formulier van onze website. Dit kunt u het beste doen als u alle documenten hebt verzameld en klaar bent om de aanvraag in te dienen. Doet u een online aanvraag via Portaal Zakelijk? Dan gebruikt u automatisch het juiste online formulier.

Uittreksel BRP niet genoeg bij aanvraag gezinsleden

Bij een aanvraag voor een gezinslid moet u officiële aktes opsturen. Alleen een uittreksel van de BRP waaruit de status van het gezinslid blijkt is niet voldoende. Stuurt u de gevraagde aktes niet direct op? Dan loopt uw aanvraag vertraging op.

Herinnering: gebruik het contactformulier

Het stond al in de twee laatste nieuwsbrieven: de arbeid-mailbox voor het stellen van vragen is er niet meer. Wilt u een vraag stellen aan de IND? Gebruik dan het contactformulier op de website. Vragen over lopende zaken stelt u alleen telefonisch aan de contactpersoon die in de brief staat. Hebt u nog geen brief gekregen waarin een contactpersoon staat? Bel dan naar de Kennismigratielijn. Hebt u een verlenging aangevraagd voor een kennismigrant? Alleen vragen daarover kunt u mailen naar vragenverlengunit@ind.nl 

Ketenservice en Kennismigratielijn gesloten rond feestdagen

In december zijn de Ketenservicelijn en Kennismigratielijn gesloten op de volgende dagen:

  • Donderdag 19 december: na 13:00 gesloten
  • Woensdag 25 december (eerste Kerstdag): hele dag gesloten
  • Donderdag 26 december (tweede Kerstdag): hele dag gesloten
  • Vrijdag 27 december 2019: hele dag gesloten
  • Woensdag 1 januari 2020: hele dag gesloten

Business Newsletter

In this edition:

Inspection visits at recognised sponsors
Obligation to provide information: communicate changes in good time
Always download forms and annexes
Extract from the Municipal Personal Records Database insufficient in case of application for family members
Reminder: use the contact form
Cooperating service and Highly skilled migration hotline closed around holidays

Inspection visits at recognised sponsors

It is a major advantage for recognised sponsors that the application procedure for residence permits is quicker and easier than for non-recognised sponsors. In return, the recognised sponsor must fulfil certain obligations according to the law.

A special IND supervision team increasingly performs  inspection visits. The inspectors visit a number of recognised sponsors each week. They check whether the recognised sponsor complies with the conditions and obligations. Following some inspection visits, the IND  imposed fines. And, in serious cases, the recognised status of the sponsor has been revoked. It appeared that one recognised sponsor provided incorrect data to the IND,  which has had consequences for both the recognised sponsor and the employee.

Many recognised sponsors perform well,  but sometimes the obligations are misinterpreted, or mistakes are made by negligence. Mistakes as a result of which, in the worst case, the sponsor no longer meets the conditions for recognition. Or changes which have not been communicated, whilst being of importance for the employee's right of residence.

What to do
Familiarise yourself with the obligations applying to recognised sponsors, as well as with potential consequences  in the event of a breach. Also, read the Inspection visit fact sheet. Do you have questions about your duties and the inspections on the part of the IND? Contact us using the contact form on our website.

You may also register for the meetings on the subject of 'Rights and obligations of the recognised sponsor' regularly organised by the IND. Any questions you have, you may ask there too. These meetings are free of charge. We publish new data on our website.  

Obligation to provide information: communicate changes in good time

You must inform the IND of all changes which are important for the recognised status as a sponsor. This falls under the  obligation to provide information, which applies to all (recognised) sponsors. To do this, use the Notification form for changes concerning a recognised sponsor. Do you have eHerkenning? You can then inform us of changes via the Business Portal.

For instance, do not forget to communicate the following changes within 4 weeks:

  • A new contact within your organisation.
  • A new authorised representative allowed to submit applications on behalf of your organisation.
  • A merger or acquisition.

Please note, a change of the address of (the administration of) your organisation must be communicated within 2 weeks. 

Right of residence of the employee
Any changes affecting the employee's right of residence must be communicated to the IND. To do this, use the Notification form for labour-related residence purposes (recognised sponsor). For Intra Corporate Transferees, please use Notification form for Intra Corporate Transfer (recognised sponsor).

For instance, do not forget to report the following changes within 4 weeks:

  • The employee is no longer employed by you.
  • The employee no longer meets the salary criterion or no longer has independently and permanently sufficient means of subsistence.
  • The employee no longer stays in the Netherlands, and you are unaware of his whereabouts.

For more information on the information obligation, please visit our website.

Always download forms and appendices

We often see customers sending older versions of forms and appendices. Are you using forms which are stored on your computer? In that case, you may use an older version. For instance, of a debit order, which we then refuse. 

Our forms and appendices are modified following changes made in the law or our policy,  which happened no more than once every three months until last summer. Now we may modify them at any one time. Therefore, always download the most recent form from our website. This is best done after you have collected all documents and are ready to submit the application. Are you applying on-line via the Business Portal? In that case, you automatically use the correct online form.

Extract from the Municipal Personal Records Database insufficient in case of application for family members

You must send official instruments in case of an application for a family member. Only an extract from the Municipal Personal Records Database (BRP) stating the status of the family member does not suffice. You do not send the required instruments immediately? Your application will be delayed.

Reminder: use the contact form

There was already mention of it in the last two newsletters: the work mailbox for asking questions is no longer available. Do you want to put a question to the IND? In that case, use the contact form on the website. All questions on pending cases you put by telephone to the contact in the letter. You still have not received a letter stating a contact? Then call the Highly skilled migration hotline (Kennismigratielijn). Have you applied for renewal for a knowledge migrant? Only for questions as to that you may mail to vragenverlengunit@ind.nl 

Cooperating service and Highly skilled migration hotline closed around holidays

The Cooperating service (Ketenservice) and Highly skilled migration hotline (Kennismigratielijn) are closed on the following dates:

  • Thursday 19 December: closed after 13:00
  • Wednesday 25 December (Christmas): closed all day
  • Thursday 26 december (Christmas): closed all day
  • Friday 27 december 2019: closed all day
  • Wednesday 1 januari 2020: closed all day

Delen