Door een technische storing tonen sommige pagina's niet alle inhoud. Er wordt gewerkt aan een oplossing. Onze excuses voor het ongemak.

  • Home
  • Nieuwsbrief Zakelijk

Nieuwsbrief Zakelijk

​Editie 19 februari 2020

Hier leest u het laatste nieuws voor erkend referenten 'arbeid'. We plaatsen elke 6 weken een nieuwe nieuwsbrief. Eerdere nieuwsbrieven staan in het archief onderaan deze pagina. Op dit moment is het niet mogelijk om de nieuwsbrief per e-mail te ontvangen.

Here you will find the latest news for recognised sponsors 'employment'. We post a new newsletter every 6 weeks. Previous newsletters are available from the archive below. At this time, it is not possible to receive the newsletter by e-mail. Read on in English.

Nieuwe aanpak gebruik pasfoto per 1 januari 2020

De IND heeft vingerafdrukken, pasfoto en een handtekening nodig om de identiteit van uw werknemer vast te stellen en het verblijfsdocument te maken. Op 1 januari 2020 is de aanpak voor het nemen van de pasfoto veranderd:

  • De werknemer (en gezinslid) moet bij elke aanvraag in Nederland op afspraak naar een IND-loket of expatcenter komen voor het maken van een pasfoto. Ook werknemers die een vervolgaanvraag indienen, zoals een aanvraag verlenging verblijfsvergunning, moeten dus een nieuwe pasfoto laten maken. Eerder werd vaak de foto van de vorige aanvraag gebruikt. Dit is veranderd, omdat Europese regelgeving bepaalt dat op een identiteitsbewijs altijd een recente foto moet staan.
  • De fotokaart van de IND kan alleen nog gebruikt worden voor kinderen jonger dan 1 jaar oud.

Overgangsperiode pasfoto's tot april 2020
Sinds 1 januari 2020 staat de nieuwe aanpak voor pasfoto's in brieven en op IND.nl. Tot april 2020 geldt een overgangsperiode. Dient u in de overgangsperiode een aanvraag voor een verblijfsvergunning in? Dan krijgt u een ontvangstbevestiging, waarin de werknemer gevraagd wordt een nieuwe pasfoto te laten maken bij een IND-loket of expatcenter. Heeft de werknemer nog geen nieuwe pasfoto laten maken op het moment dat de IND op de aanvraag beslist? Dan wordt nog automatisch een verblijfsdocument gemaakt met de oude beschikbare pasfoto. Na de overgangsperiode worden oude pasfoto's niet meer gebruikt.

Gebruik juiste link naar Portaal Zakelijk

Gebruikt u Portaal Zakelijk? Log dan in via de link op ind.nl en niet via een opgeslagen link op uw pc. Een opgeslagen link kan verouderd zijn en leidt u dan niet meer naar het portaal.

Probleem bij inloggen
Lukt het inloggen niet, of krijgt u bij gebruik van Portaal Zakelijk een foutmelding? Kijk dan eerst of op ind.nl een zogenaamde storingsbalk is geplaatst. Werkzaamheden of storingen staan in deze oranje of rode balk bovenaan de website. Geen storingsbalk op de website? Meld uw inlogprobleem dan per e-mail aan de IND.

Zet in de e-mail het volgende:

  • Datum en tijd van de storing/foutmelding
  • Bij welke provider u E-herkenning heeft
  • Printscreen van de storing/foutmelding.

Wijzigingen melden: beter laat dan nooit

In eerdere nieuwsbrieven stond al welke wijzigingen u verplicht moet melden aan de IND. Deze wijzigingen moeten op tijd worden gemeld. Dat betekent binnen 4 weken, of binnen 2 weken bij een adreswijziging van (de administratie van) uw organisatie.

De IND krijgt regelmatig de vraag of het zin heeft om een wijziging te melden als deze niet op tijd is. Het antwoord is: ja. Een erkend referent is wettelijk verplicht wijzigingen bij de IND te melden.  Deze plicht blijft gelden, ook als de melding niet op tijd wordt gedaan. Meldt u wijzigingen helemaal niet? Dan houdt u zich niet aan uw wettelijke verplichtingen. Dit kan leiden tot sancties, zoals in ernstige gevallen intrekking van uw erkenning als referent.

Nieuwe ondernemingsvorm: nieuwe aanvraag erkenning referent

Krijgt uw bedrijf te maken met een fusie of afsplitsing? Dan ontstaat een nieuwe ondernemingsvorm met een eigen inschrijving in het Handelsregister. Bij die inschrijving hoort een nieuw KvK-nummer. Een erkenning als referent is gekoppeld aan een KvK-nummer en niet overdraagbaar. Wil de nieuwe onderneming erkend referent zijn om gebruik te maken van de kennismigrantenregeling? Dan moet opnieuw erkenning aangevraagd worden bij de IND.

Gevolgen werknemer
Een kennismigrant mag alleen werken bij een erkend referent. Gaat hij werken bij een (nieuwe) onderneming die geen erkend referent is? Dan heeft hij een tewerkstellingsvergunning (twv) nodig. Ook als de aanvraag voor erkenning al is ingediend, maar er nog niet op is beslist.

Onderzoek daarom op tijd wat een wijziging zoals een fusie of afsplitsing betekent voor de kennismigrant(en) die u in dienst hebt. En geef wijzigingen, bijvoorbeeld afmeldingen en aanmeldingen van kennismigranten, binnen vier weken door aan de IND. Dit valt onder de informatieplicht die geldt voor erkend referenten.

Twee voorbeelden
Voorbeeld 1. Bedrijf A, erkend referent, heeft een kennismigrant in dienst. Bedrijf A houdt op te bestaan (uitschrijving KvK) en gaat op in bedrijf B. Bedrijf B wil de kennismigrant overnemen.

  • Bedrijf A moet de kennismigrant afmelden.
  • Als bedrijf B geen erkend referent is, moet bedrijf B een aanvraag voor erkenning als referent indienen. Pas als de erkenning is toegekend, kan bedrijf B de kennismigrant van bedrijf A overnemen.
  • Bedrijf B moet de kennismigrant aanmelden. Voor de kennismigrant is hier sprake van wijziging van referent/werkgever.

Voorbeeld 2. Twee bedrijven A en B, beiden erkend referent, gaan fuseren. Bedrijven A en B worden uitgeschreven uit de KvK. Bedrijven A en B vormen nu samen bedrijf C, met een nieuw KvK-nummer.

  • Bedrijf C moet een aanvraag voor erkenning als referent indienen. Pas als de erkenning is toegekend, kan bedrijf C kennismigranten in dienst nemen. Hier moet dus rekening gehouden worden met de behandelduur van de aanvraag voor erkenning.
  • Gaan er kennismigranten mee naar het nieuwe bedrijf C? Dan wijzigen zij in dit geval ook van werkgever. Bedrijven A en B moeten deze kennismigranten afmelden. Bedrijf C moet de kennismigranten aanmelden. Ook al verandert er misschien weinig tot niets voor de kennismigranten.  

Wijzigen gegevens aanvraag of melding niet meer mogelijk na beslissing

Stuurt u een aanvraag of melding naar de IND? De IND rekent erop dat u de gegevens controleert en verifieert vóór u deze opstuurt. Toch krijgt de IND regelmatig verzoeken om gegevens te wijzigen in al ingediende aanvragen of meldingen. Bijvoorbeeld de diplomatieke post waar de mvv wordt afgehaald, de loketlocatie, de periode van het dienstverband (ingangsdatum en/of einddatum arbeidscontract) of het annuleren van een afmelding.

U kunt wijzigingen uploaden in Portaal Zakelijk zo lang de zaak nog in behandeling is. U kunt gegevens niet meer laten wijzigen als op de zaak is beslist. U moet dan een nieuwe aanvraag of melding opsturen.

Einddatum op de verblijfsvergunning: datum 'tot'

Een verblijfsvergunning wordt altijd afgegeven met een datum 'tot' en niet met een datum 'tot en met'. Let bij het invullen van aanvraagformulieren daarom altijd op de einddatum die u invult. Is de laatste dag van de arbeidsovereenkomst bijvoorbeeld 31 juni 2020? Dan vult u op het aanvraagformulier als einddatum in 1 juli 2020.

Zoekperiode voor kennismigranten

Raakt een kennismigrant werkloos, en is zijn verblijfsvergunning nog geldig? Dan komt de kennismigrant in aanmerking voor een zoekperiode om een nieuwe baan als kennismigrant te zoeken. De zoekperiode gaat in op de dag waarop de arbeidsovereenkomst is ontbonden en duurt maximaal 3 maanden. Is de verblijfsvergunning nog minder dan 3 maanden geldig? Dan eindigt de zoekperiode op de dag dat de verblijfsvergunning afloopt.

Verblijfsvergunning verlopen: geen vertrektermijn

Verloopt de verblijfsvergunning van uw werknemer? En is er geen verlenging aangevraagd? Dan moet uw werknemer Nederland verlaten voordat de verblijfsvergunning is verlopen. Er is geen vertrektermijn. Als uw werknemer in Nederland blijft nadat de verblijfsvergunning is verlopen, dan kan de werknemer een terugkeerbesluit krijgen en soms zelfs een inreisverbod. Is de verblijfsvergunning voortijdig ingetrokken door de IND? Dan geldt wél een vertrektermijn van 28 dagen.

FAQ: Moet een kennismigrant het inburgeringsexamen halen voor hij naar Nederland komt?

Nee, vanwege hun tijdelijke verblijfsdoel zijn kennismigranten vrijgesteld van het Basisexamen inburgering in het buitenland. Ook de familie- of gezinsleden die verblijf hebben bij de kennismigrant zijn vrijgesteld van dit examen.

Update Brexit: de overgangsperiode is begonnen

Bekijk de vernieuwde Brexitpagina en lees wat de overgangsperiode (transition period) betekent voor VK-onderdanen in Nederland.


Business Newsletter

In this edition:

New approach for passport photos from 1 January 2020
Use correct link for the Business Portal
Report changes: better late than never
New enterprise: new application for recognition as sponsor
Changing details in an application or notification no longer possible after decision taken
Expiry date on the residence permit: valid until date
Search period for highly skilled migrants
FAQ: Should a highly skilled worker take the civic integration examination before he comes to the Netherlands?
Brexit update: the transition period has begun

New approach for passport photos from 1 January 2020

The IND needs finger prints, a passport photo and signature to establish the identity of your employee and to prepare their residence document. On 1 January 2020, the approach for taking passport photos changed:

  • For every application in the Netherlands, the employee (and family member)  have to come to an IND desk or expat centre to have their passport photo taken. Employees who submit a subsequent application, such as an application for extension of a residence permit must therefore have a new passport photo taken. Previously, the photo from the previous application was often used. This has changed because the European regulations require that a proof of identity must have a recent photo.
  • The IND photo card can now only be used for children under 1 year of age.

Transition period passport photos until April 2020
Since 1 January 2020, the new approach for passport photos has been communicated in letters and on ind.nl. Until April 2020 a transition period applies. Are you going to submit an application for a residence permit during the transition period? Then you will receive an acknowledgment of receipt in which the employee will be asked to have a new passport photo taken at an IND desk or expat centre. What if the employee has not yet had a passport photo taken when the IND decides on their application? Then a residence document will automatically be prepared with the previous available passport photo. After the transition period, the old passport photos will not be used any more.

Use correct link for the Business Portal

Do you use the Business Portal? Please log in via the link on ind.nl and not via a link saved on your PC. A saved link could be out of date and may no longer direct you to the portal.

Login problem
Cannot log in, or getting an error message when using the Business Portal? First, check whether there is a so-called notification bar on ind.nl. Maintenance or network outages are notified at the top of the website in this orange or red bar. No notification bar on the website? Please report your log-in issue to the IND by e-mail. Include the following in your e-mail:

  • Date and time of the problem/error message
  • With which provider you have E-recognition
  • Screen shot of the problem/error message.

Report changes: better late than never

Previous newsletters advised you which changes you have to report to the IND. These changes must be reported on time. That means within 4 weeks, or within 2 weeks for a change of address (in the administration of) your organisation.

The IND is regularly asked if it makes sense to report a change if it is not reported on time. The answer is yes. A recognised sponsor is legally obliged to report changes to the IND.  This duty continues to apply even if the notification is not made on time. If you have not reported any changes, then you are not complying with your legal obligations. This can lead to sanctions, such as the withdrawal of your recognition as a sponsor in severe cases.

New enterprise: new application for recognition as sponsor

Is your company going through a merger or divestment? This will result in a new enterprise requiring its own registration in the Commercial Register. The new enterprise will receive a new KvK number (Chamber of Commerce number). Recognition as sponsor is linked to a KvK number and is not transferable. Does the new enterprise wish to be a recognised sponsor in order to use the Highly Skilled Migrants Scheme? Then a new application must be made to the IND for recognition.

Consequences for the employee
Highly skilled workers may only work for a recognised sponsor. Are they going to work for a (new) enterprise that is not a recognised sponsor? Then they will need a work permit (tewerkstellingsvergunning or TWV). This applies even if the enterprise has already submitted the application for recognition as a sponsor and a decision is pending.

Therefore, look into what a change such as a merger or divestment means for the highly skilled worker(s) you employ, on time. And pass on changes, such as registrations and de-registrations of highly skilled workers to the IND within 4 weeks. This comes under the recognised sponsor's duty to provide information.

Two examples
Example 1. Company A, a recognised sponsor, employs a highly skilled worker. Company A ceases to exist (de-registered from the KvK) and continues as company B. Company B wishes to take on the highly skilled worker.

  • Company A has to de-register the highly skilled worker.
  • If Company B is not a recognised sponsor, Company B must submit an application for recognition as a sponsor. Only when the recognition has been granted can company B take on Company A's highly skilled worker.
  • Company B has to register the highly skilled worker. For the highly skilled worker there is a change of sponsor/employer.

Example 2. Two companies A and B, each a recognised sponsor, are going to merge. Companies A and B are de-registered from the KvK. Together, companies A and B now form company C and have a new KvK number.

  • Company C must submit an application for recognition as a sponsor. Only when the recognition has been granted can company C employ highly skilled workers. The time needed for the application for recognition to be considered must therefore be taken into account.
  • In this case, any highly skilled workers who continue with the new company C will also change employers. Companies A and B must de-register these highly skilled workers. Company C has to register the highly skilled workers, even though in practice little may change for the highly skilled workers.

Changing details in an application or notification no longer possible after decision taken

Have you sent a request or notification to the IND? The IND assumes that you have checked and verified the details before you send them. However, the IND regularly receives requests to change details in requests or notifications that have already been submitted. For example, the diplomatic post where the mvv has to be collected, the IND location, the period of employment (starting date and/or end date of employment contract) or the cancellation of a de-registration.

You can upload changes in the Business Portal as long as the application is still being processed. It is not possible to make adjustments after a decision has been made on an application. Then you will have to submit a new request or notification.

Expiry date on the residence permit: valid until date

A residence permit is always issued with an 'expires on' date and not with an 'up to and including' date. Therefore, when filling out application forms, always pay attention to the end date you fill out. For example, is the last day of the employment contract 31 June 2020? Then the end date that you provide in the application form is 1 July 2020.

What if a highly skilled worker becomes unemployed, and his residence permit is still valid? Then the highly skilled worker is eligible for a search period to find a new job as a highly skilled worker. The search period starts on the day the employment contract was terminated and lasts a maximum of 3 months. Is the residence permit valid for less than 3 months? Then the search period ends on the day the residence permit expires.

Residence permit expired: no departure period

Is your employee's residence permit about to expire? And an extension has not been requested? Then your employee must leave the Netherlands before the residence permit expires. There is no departure period. If your employee stays in the Netherlands after the residence permit expires, the employee can receive a return decision and sometimes even an entry ban. Has the residence permit been revoked early by the IND? Then there is a departure period of 28 days.

FAQ: Should a highly skilled worker take the civic integration examination before he comes to the Netherlands?

No, due to their temporary residence purpose, highly skilled workers are exempt from the civic integration exam abroad. The family or family members who are staying with the highly skilled worker are also exempt from this exam.

Brexit update: the transition period has begun

Check out the new Brexit web pages and read what the transition period means for UK nationals living in the Netherlands.