Werkgever: erkenning als referent

U bent werkgever en wilt buitenlandse werknemers in dienst nemen. Hiervoor moet u soms erkend referent zijn. Wat zijn de voorwaarden voor erkenning? Wat zijn de rechten en plichten van een erkend referent? En hoe vraagt u erkenning aan voor arbeid, of voor onderzoek volgens richtlijn (EU)2016/801? 

Wilt u weten welke verblijfsvergunning uw werknemer nodig heeft? Bekijk een overzicht van verblijfsvergunningen om te  werken in loondienst.

Referent of erkend referent

Een referent is een persoon of organisatie die belang heeft bij het verblijf van een persoon uit het buitenland in Nederland. De referent kan vanuit Nederland een aanvraag voor een verblijfsvergunning indienen. Wanneer u een buitenlandse werknemer aanneemt bent u de referent voor deze werknemer. U kunt voor meerdere werknemers tegelijk referent zijn.

Er is een verschil tussen een referent en een erkend referent. Alleen organisaties kunnen zich laten erkennen als referent, personen niet. Om erkend referent te worden moet uw organisatie beoordeeld zijn als een betrouwbare partner voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten.

Erkenning voor categorie Arbeid of Onderzoek

Erkenning als referent is verdeeld in categorieën. U kunt als werkgever erkenning aanvragen voor de categorieën:

  • Arbeid
    Dit zijn werknemers voor arbeid in loondienst, seizoenarbeid, lerend werken, arbeid als kennismigrant, overplaatsing binnen een onderneming of verblijf als houder van een Europese blauwe kaart.
  • Onderzoek
    Dit zijn werknemers voor onderzoek volgens de richtlijn (EU) 2016/801.

Wilt u erkend worden voor meerdere categorieën? Voor elke categorie moet apart erkenning aangevraagd worden. Een erkenning is gekoppeld aan een rechtspersoon met KvK-nummer. Bestaat uw bedrijf uit meerdere onderdelen, dus meerdere rechtspersonen met een eigen KvK-nummer? Alle bedrijfsonderdelen moeten apart erkend zijn als referent. Onderaan deze pagina leest u hoe u erkenning aanvraagt.

Erkenning als referent verplicht

Om kennismigranten en onderzoekers in dienst te nemen, moet uw organisatie zijn erkend door de IND. Er geldt een uitzondering bij kennismigranten en onderzoekers met de Turkse nationaliteit.

Als erkend referent kunt u uiteraard ook aanvragen indienen voor de verblijfsdoelen waarvoor erkenning niet verplicht is. Hier volgt u dan ook de aanvraagprocedure die geldt voor erkend referenten.

Bekijk de animatievideo 'Hoe vraag ik erkenning aan als referent?' voor een uitleg in 5 stappen. Of lees de uitgeschreven tekst.

 


Erkenning als referent niet verplicht

Erkenning is niet verplicht voor het in dienst nemen van buitenlandse werknemers met als doel:

Vrijwillige erkenning

U kunt zich vrijwillig laten erkennen. Dan gelden voor u dezelfde rechten en plichten als bij een verplichte erkenning. Wilt u wel referent zijn, maar geen erkend referent? Ook dan gelden voor u een aantal plichten. Lees meer onder Rechten en plichten (erkend) referent.

Voordelen erkenning

Erkenning als referent heeft een aantal voordelen:

  • De IND behandelt uw aanvragen sneller: op een compleet ingediende aanvraag wordt meestal binnen 2 weken beslist.
  • U hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met de aanvraag. Een eigen verklaring dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden is meestal voldoende.
  • U kunt gebruik maken van het online Portaal Zakelijk voor het indienen van digitale aanvragen en het doorgeven van wijzigingen. Lees meer over het Portaal Zakelijk van de IND.

Voorwaarden erkenning

Wilt u erkenning als referent aanvragen voor de categorie Arbeid? Dan gelden voor u alleen de algemene voorwaarden voor erkenning als referent. Wilt u erkenning aanvragen voor de categorie Onderzoek? Dan moet u voldoen aan de algemene voorwaarden én aan één van de volgende aanvullende voorwaarden:

  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen en hanteert functieprofielen onder de functiefamilie 'onderzoek en onderwijs' voor onderzoekers in loondienst.
  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling en is opgenomen in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling die is opgenomen in het National Academic Research and Collaboration System (Narcis).
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling waaraan een S&O-verklaring (Speur- en Ontwikkelingswerk) is afgegeven op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen. 

Rechten en plichten (erkend) referent

Als referent hebt u een aantal rechten: 

  • U hebt een zelfstandige positie in de Vreemdelingenwet;
  • U kunt verblijfsaanvragen indienen met de mogelijkheid van bezwaar en beroep.

Als referent hebt u ook een aantal wettelijke plichten:

  • de informatieplicht
  • de administratie-en bewaarplicht
  • de zorgplicht (geldt niet voor alle referenten)

Lees meer over de plichten die gelden voor een (erkend) referent Arbeid. Of over de plichten die gelden voor een erkend referent Onderzoek.

Controle door IND

Als erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen voor de werknemer en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met uw werknemers. Alles verloopt via u of de gemachtigde als u die hebt opgegeven. U bent ook verantwoordelijk voor organisaties (bijvoorbeeld relocation bureaus) die u hebt gemachtigd om aanvragen voor u in te dienen.

De IND controleert nadat de verblijfsvergunning is afgegeven of:  

  • de werknemer (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  • u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
  • u de plichten als referent nakomt.

Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen? Dan kan dit gevolgen hebben. Lees meer over controle door de IND en mogelijke sancties.

Bekijk de animatievideo 'Hoe controleert de IND de erkend referent?' voor een korte uitleg. Of lees de uitgeschreven tekst.

 

Kosten

De aanvraag erkenning als referent kost € 4017.

  • Vraagt u erkenning aan voor de categorie Arbeid? En is uw onderneming een kleine onderneming met maximaal 50 personen en kunt u dit aantonen? De aanvraag erkenning als referent kost dan € 2008.
  • Uw aanvraag erkenning als referent kost ook € 2008 als:
    - Uw onderneming al is erkend als referent en fuseert met een andere erkend referent, óf  
    - Uw onderneming al is erkend als referent en u bent volledig overgenomen door een andere erkend referent, óf
    - Uw onderneming al is erkend als referent en de rechtsvorm van uw onderneming wijzigt. De aard van uw ondernemingsactiviteiten is niet uitgebreid en de zeggenschap in de nieuwe onderneming blijft gelijk. Dit moet blijken uit de notariële akte.

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag. 

Officiële buitenlandse documenten moet u laten legaliseren en vertalen naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits.

Online diensten voor erkend referenten

Als erkend referent kunt u aanvragen makkelijk en snel online indienen in het Portaal Zakelijk. Lees meer over het Portaal Zakelijk van de IND.

Stappen in het aanvraagproces

1. Lees de voorwaarden

​Hierboven op deze pagina staat aan welke voorwaarden u moet voldoen om erkend referent te worden. En wat de rechten en plichten van een erkend referent zijn. 

2. Vul het aanvraagformulier in

U vraagt erkenning aan met het aanvraagformulier. U vindt dit formulier hieronder bij het kopje 'Aanvraagformulieren en kosten'. Voeg alle gevraagde documenten bij het formulier en stuur de complete aanvraag naar de IND.

U krijgt een brief als de IND uw aanvraag heeft ontvangen: de ontvangstbevestiging. Hierin staat op welke datum de IND de aanvraag heeft ontvangen. En hoeveel tijd de IND heeft om uw aanvraag te beoordelen. Dit heet de beslistermijn

3. Betaal de aanvraag

Na ontvangst van uw aanvraag stuurt de IND een factuur. De IND probeert deze binnen 2 weken na ontvangst van de aanvraag toe te sturen. De IND neemt uw aanvraag pas in behandeling als u de kosten van de aanvraag (leges) hebt betaald. 

Verlaagd tarief

Als u een onderneming met maximaal 50 medewerkers bent, die personen wil laten overkomen om arbeid te verrichten, geldt een verlaagd tarief. Is de onderneming onderdeel van een concern met meer dan 50 medewerkers, dan geldt het verlaagde tarief niet.

Ook als de rechtsvorm van uw onderneming/instelling is gewijzigd, geldt het verlaagde tarief. Uw onderneming/instelling was voor de wijziging erkend als referent en uit een notariële akte blijkt dat:

  • de aard van de ondernemingsactiviteiten niet is uitgebreid; en
  • de zeggenschap in de nieuwe onderneming of rechtspersoon gelijk blijft.

Meer informatie vindt u in het aanvraagformulier.

4. Wachten op de beslissing

Hebt u de aanvraag betaald? Dan controleert de IND of uw organisatie aan alle voorwaarden voor erkenning voldoet. De IND probeert binnen een termijn van 4 weken nadat de legesbetaling is ontvangen een beslissing te nemen. De termijn van 4 weken geldt niet wanneer de aanvraag niet volledig is ingediend of er aanvullend onderzoek nodig is. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als een advies aan de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) wordt gevraagd. In deze situaties geldt de wettelijke beslistermijn van 90 dagen. 

De IND controleert of de aanvraag compleet is. Ontbreken er documenten of zijn er documenten niet juist? Dan stuurt de IND een brief: een herstel verzuimbrief. Hierin staat wat u nog moet opsturen. Stuur de gevraagde documenten vóór de genoemde datum naar de IND.

5. De beslissing

​Negatieve beslissing

Als uw organisatie niet aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw aanvraag om erkenning afgewezen. U kunt bezwaar maken tegen deze beslissing.

Positieve beslissing

Als uw organisatie aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw organisatie erkend referent voor Arbeid of Onderzoek. U krijgt hiervan bericht.

Uw bedrijf of organisatie wordt dan ingeschreven in het openbaar register erkende referenten. Buitenlandse werknemers kunnen hier controleren of het bedrijf waar zij willen werken erkend is.

U blijft erkend referent tot u opzegt, of niet meer voldoet aan de voorwaarden. 

Aanvraagformulieren en kosten
Aanvraagformulier ‘Erkenning als referent’ 7001

Gebruik dit formulier als u erkenning wilt aanvragen voor uw organisatie.

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Kosten aanvraag

De aanvraag erkenning als referent kost € 4017.

  • Is uw onderneming een start-up of een kleine onderneming met maximaal 50 personen? De aanvraag erkenning als referent kost € 2008.
  • De aanvraag erkenning als referent bij wijziging bedrijfsvorm kost € 2008.

Download  

Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (erkend referent)7093

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw kennismigranten afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.

Afmelden kennismigrant via portal  Download  

Meldingsformulier wetenschappelijk onderzoeker richtlijn 2005/71/EG of richtlijn (EU) 2016/8017095

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw wetenschappelijk onderzoekers afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.​​

Afmelden via portal  Download  

Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkende referent)7094

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Download  

Meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent 7088

Gebruik dit formulier om wijzigingen door te geven die uitsluitend betrekking hebben op de erkend referent. 

De wijzigingen kunnen van algemene aard zijn, maar ook specifieke wijzigingen die verband houden met het verblijfsdoel waarvoor u erkend referent bent.

Download  

Na de erkenning

Erkenning alleen voor het doel waarvoor erkenning is gegeven

U bent erkend referent voor het verblijfsdoel 'arbeid' of ' onderzoek richtlijn (EU) 2016/801'. De erkenning voor wetenschappelijk onderzoekers richtlijn (EU) 2016/801 geldt alleen voor dit verblijfsdoel. De erkenning voor arbeid geldt voor de verblijfsdoelen: 

  • Arbeid in loondienst;
  • Seizoenarbeid;
  • Lerend werken;
  • Kennismigrant (inclusief onderzoekers volgens de kennismigrantenregeling);
  • Houder Europese blauwe kaart;
  • Overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn 2014/66/EU, Intra Corporate Transferees).

Indienen aanvragen voor buitenlandse werknemers en onderzoekers

Nadat uw erkenning is goedgekeurd, kunt u aanvragen indienen voor de verblijfsvergunning voor uw buitenlandse werknemers en wetenschappelijk onderzoekers. Uw organisatie verklaart in het aanvraagformulier, dat uw werknemer aan de voorwaarden voldoet. De documenten die u van de werknemer heeft gekregen om dit aan te tonen, hoeft u niet naar de IND te sturen. U bewaart de documenten wel in uw administratie.

De voorwaarden, procedure en de aanvraagformulieren vindt u op de pagina's van de betreffende doelgroep.

Wilt u kennismigranten in dienst nemen of werken er kennismigranten bij uw organisatie? Of wilt u meer informatie over uw rechten en plichten als erkend referent? Team Zakelijk organiseert voorlichtingsbijeenkomsten en workshops voor zowel bedrijven met geen of weinig ervaring als voor bedrijven die al ervaring hebben met aanvragen voor kennismigranten.

Aanvragen laten indienen door een gemachtigde

U kunt een organisatie of instelling machtigen om namens u de aanvragen in te dienen. U stuurt hiervoor eenmalig een machtiging naar de IND. In deze machtiging geeft u aan wie u machtigt om voor u de aanvragen in te dienen. U ondertekent de machtiging.

De gemachtigde vult bij het indienen van de aanvraag op het aanvraagformulier de naam van uw organisatie in en zijn eigen gegevens. Het aanvraagformulier heeft hiervoor een apart veld.

Wijziging rechtsvorm

​Als de rechtsvorm van uw instelling of onderneming wijzigt, moet u voor de nieuwe rechtsvorm opnieuw erkenning als referent aanvragen. Voor deze aanvraag erkenning betaalt u € 2008.

Rechten en plichten

Als referent hebt u een aantal rechten: 

  • U hebt een zelfstandige positie in de Vreemdelingenwet;
  • U kunt verblijfsaanvragen indienen met de mogelijkheid van bezwaar en beroep.

Als referent hebt u ook een aantal wettelijke plichten:

  • de informatieplicht
  • de administratie-en bewaarplicht
  • de zorgplicht (geldt niet voor alle referenten)

Lees meer over de plichten die gelden voor een (erkend) referent Arbeid. Of over de plichten die gelden voor een erkend referent Onderzoek.

Controle door IND

Als erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen voor de werknemer en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met uw werknemers. Alles verloopt via u of de gemachtigde als u die hebt opgegeven. U bent ook verantwoordelijk voor organisaties (bijvoorbeeld relocation bureaus) die u hebt gemachtigd om aanvragen voor u in te dienen.

De IND controleert nadat de verblijfsvergunning is afgegeven of:  

  • de werknemer (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  • u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
  • u de plichten als referent nakomt.

Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen? Dan kan dit gevolgen hebben. Lees meer over controle door de IND en mogelijke sancties.