Menu
Zoeken

Werkgever: Erkenning als referent

U bent werkgever en wilt buitenlandse werknemers in dienst nemen. Hiervoor moet u soms (verplicht) erkend referent zijn. Wat zijn de voorwaarden voor erkenning? En hoe werkt de aanvraagprocedure?

​Op deze pagina vindt u alleen informatie over de erkenning als referent voor arbeid en onderzoeker (richtlijn  (EU)2016/801). De voorwaarden voor de arbeidsgerelateerde verblijfsvergunningen vindt u op de pagina's voor deze verblijfsdoelen (in de tekst op deze pagina vindt u links naar een aantal van deze verblijfsdoelen; de andere verblijfsdoelen kunt u benaderen via de themapagina Werken). U vindt hier wel de meldingsformulieren arbeid.

Een referent is een persoon of organisatie die belang heeft bij het verblijf van een vreemdeling in Nederland. Wanneer u een buitenlandse werknemer aanneemt bent u de referent voor deze werknemer. U kunt voor meerdere werknemers tegelijk referent zijn.

Voordelen erkenning

Als werkgever kunt u zich bij de IND laten erkennen als referent. Erkenning als referent heeft een aantal voordelen:

  • De IND behandelt uw aanvragen sneller: op een volledig ingediende aanvraag wordt meestal binnen 2 weken beslist.

  • Minder bewijsstukken: u hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met de aanvraag. Een eigen verklaring dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden is meestal voldoende.

  • U kunt gebruik maken van het Portaal Zakelijk voor het indienen van digitale aanvragen.

Erkenning als referent verplicht

Om kennismigranten en onderzoekers in dienst te nemen, moet uw organisatie zijn erkend door de IND. Om erkend te worden als referent moet uw organisatie een betrouwbare partner zijn voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten.

Een erkenning is gekoppeld aan een rechtspersoon (met bijbehorend KvK-nummer). Bestaat uw bedrijf uit meerdere onderdelen (rechtspersonen met een eigen KvK-nummer)? Alle bedrijfsonderdelen moeten  apart erkend zijn.

Als erkend referent kunt u uiteraard ook volgens de procedure van erkend referent aanvragen indienen voor de arbeidsgerelateerde verblijfsdoelen waarvoor erkenning niet verplicht is.

Erkenning als referent niet verplicht

Erkenning is niet verplicht voor het in dienst nemen van buitenlandse werknemers voor overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn Intra Corporate Transferees 2014/66/EU), arbeid in loondienst, Europese blauwe kaart, lerend werken en seizoenarbeid. Ook is een erkenning niet verplicht voor het in dienst nemen van kennismigranten en onderzoekers met de Turkse nationaliteit. Een niet-erkende referent is wel verplicht om op grond van zijn informatieplicht wijzigingen aan de IND door te geven. U kunt hiervoor het onderstaande 'Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkende referent)' gebruiken.

Voorwaarden

Om erkend referent te worden, moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. Er is een aantal voorwaarden dat geldt voor alle erkende referenten. Wilt u erkenning aanvragen voor het in dienst nemen van onderzoekers volgens richtlijn (EU) 2016/801, dan geldt daarnaast één van de volgende aanvullende voorwaarden:

  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen en hanteert functieprofielen onder de functiefamilie 'onderzoek en onderwijs' voor onderzoekers in loondienst.
  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling en is opgenomen in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling die is opgenomen in het National Academic Research and Collaboration System (Narcis).
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling waaraan een S&O-verklaring (Speur- en Ontwikkelingswerk) is afgegeven op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen.

Voor de erkenning voor arbeid zijn geen aanvullende voorwaarden.

Kosten

De aanvraag erkenning als referent kost € 4017.

  • Dient u een aanvraag erkenning als referent arbeid in, is uw onderneming een start-up of een kleine onderneming met maximaal 50 personen en kunt u dit aantonen? De aanvraag erkenning als referent kost € 2008.
  • Uw aanvraag erkenning als referent kost ook € 2008 als:
    - Uw onderneming al is erkend als referent en fuseert met een andere erkend referent, óf  
    - Uw onderneming al is erkend als referent en u bent volledig overgenomen door een andere erkend referent, óf
    - Uw onderneming al is erkend als referent en de rechtsvorm van uw onderneming wijzigt (De aard van uw ondernemingsactiviteiten is niet uitgebreid en de zeggenschap in de nieuwe onderneming blijft gelijk. Dit moet blijken uit de notariële akte ).

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Online diensten voor erkend referenten

Als erkend referent kunt u aanvragen makkelijk en snel online indienen in het portaal. U leest hier meer informatie over het portaal en de online diensten voor erkend referenten.

 

Stappen in het aanvraagproces

1. Indienen aanvraag en betalen

​U vraagt erkenning aan met het aanvraagformulier. U vindt dit formulier onder aan deze pagina. U stuurt het formulier met de documenten naar de IND. Na ontvangst stuurt de IND een factuur. De IND probeert deze binnen 2 weken na ontvangst van de aanvraag toe te sturen. De IND neemt de aanvraag pas in behandeling als u de leges hebt betaald.​

Verlaagd tarief

Als u een start-up of onderneming met maximaal 50 medewerkers bent, die personen wil laten overkomen om arbeid te verrichten, geldt een verlaagd tarief. Is de onderneming onderdeel van een concern met meer dan 50 medewerkers, dan geldt het verlaagde tarief niet.

Ook als de rechtsvorm van uw onderneming/instelling is gewijzigd, geldt het verlaagde tarief. Uw onderneming/instelling was voor de wijziging erkend als referent en uit een notariële akte blijkt dat:

  • de aard van de ondernemingsactiviteiten niet is uitgebreid; en
  • de zeggenschap in de nieuwe onderneming of rechtspersoon gelijk blijft.

Meer informatie vindt u in het aanvraagformulier.

2. Ontvangst en controle aanvraag

U krijgt een brief als de IND uw aanvraag heeft ontvangen: de ontvangstbevestiging. Hierin staat op welke datum de IND de aanvraag heeft ontvangen. En hoeveel tijd de IND heeft om uw aanvraag te beoordelen. Dit heet de beslistermijn.

De IND controleert vervolgens of de aanvraag compleet is. Ontbreken er documenten of zijn er documenten niet juist? Dan stuurt de IND een brief: een herstel verzuimbrief. Hierin staat wat u nog moet opsturen. Stuur de gevraagde documenten vóór de genoemde datum naar de IND.

3. Beslissing

De IND controleert of uw organisatie aan alle voorwaarden voor erkenning voldoet. De IND probeert binnen een termijn van 4 weken nadat de legesbetaling is ontvangen een beslissing te nemen. De termijn van 4 weken geldt niet wanneer de aanvraag niet volledig is ingediend of er aanvullend onderzoek nodig is. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als een advies aan de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) wordt gevraagd. In deze situaties geldt de wettelijke beslistermijn van 3 maanden.

Negatieve beslissing

Als uw organisatie niet aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw aanvraag om erkenning afgewezen. U kunt tegen deze beslissing bezwaar maken.

Positieve beslissing

Als uw organisatie aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw organisatie erkend referent voor arbeid of wetenschappelijk onderzoek. U krijgt hiervan bericht.

4. Inschrijving in openbaar register

Als uw aanvraag is goedgekeurd, wordt uw organisatie ingeschreven in het openbaar register erkende referenten. Buitenlandse werknemers kunnen hier controleren of het bedrijf waar zij willen werken erkend is.

Aanvraagformulieren en kosten
Aanvraagformulier ‘Erkenning als referent’ 7001

Gebruik dit formulier als u erkenning wilt aanvragen voor uw organisatie.

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Kosten aanvraag

De aanvraag erkenning als referent kost € 4017.

  • Is uw onderneming een start-up of een kleine onderneming met maximaal 50 personen? De aanvraag erkenning als referent kost € 2008.
  • De aanvraag erkenning als referent bij wijziging bedrijfsvorm kost € 2008.

Download  

Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (erkend referent)7093

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw kennismigranten afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.​

​

Afmelden kennismigrant via portal  Download  

Meldingsformulier wetenschappelijk onderzoeker richtlijn 2005/71/EG of richtlijn (EU) 2016/8017095

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw wetenschappelijk onderzoekers afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.​​

Afmelden via portal  Download  

Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkende referent)7094

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Download  

Meldingsformulier voor wijzigingen met betrekking tot de erkend referent 7088

​Gebruik dit formulier om wijzigingen door te geven die uitsluitend betrekking hebben op de erkend referent. 

De wijzigingen kunnen van algemene aard zijn, maar ook specifieke wijzigingen die verband houden met het verblijfsdoel waarvoor u erkend referent bent.

Download  

Na de erkenning

Erkenning alleen voor het doel waarvoor erkenning is gegeven

U bent erkend referent voor het verblijfsdoel 'arbeid' of ' onderzoek richtlijn (EU) 2016/801'. De erkenning voor wetenschappelijk onderzoekers richtlijn (EU) 2016/801 geldt alleen voor dit verblijfsdoel. De erkenning voor arbeid geldt voor de verblijfsdoelen: 

  • Arbeid in loondienst;
  • Seizoenarbeid;
  • Lerend werken;
  • Kennismigrant (inclusief onderzoekers volgens de kennismigrantenregeling);
  • Houder Europese blauwe kaart;
  • Overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn 2014/66/EU, Intra Corporate Transferees).

Indienen aanvragen voor buitenlandse werknemers en onderzoekers

Nadat uw erkenning is goedgekeurd, kunt u aanvragen indienen voor de verblijfsvergunning voor uw buitenlandse werknemers en wetenschappelijk onderzoekers. Uw organisatie verklaart in het aanvraagformulier, dat uw werknemer aan de voorwaarden voldoet. De documenten die u van de werknemer heeft gekregen om dit aan te tonen, hoeft u niet naar de IND te sturen. U bewaart de documenten wel in uw administratie.

De voorwaarden, procedure en de aanvraagformulieren vindt u op de pagina's van de betreffende doelgroep.

Wilt u kennismigranten in dienst nemen of werken er kennismigranten bij uw organisatie? Of wilt u meer informatie over uw rechten en plichten als erkend referent? Team Zakelijk organiseert voorlichtingsbijeenkomsten en workshops voor zowel bedrijven met geen of weinig ervaring als voor bedrijven die al ervaring hebben met aanvragen voor kennismigranten.

Aanvragen laten indienen door een gemachtigde

U kunt een organisatie of instelling machtigen om namens u de aanvragen in te dienen. U stuurt hiervoor eenmalig een machtiging naar de IND. In deze machtiging geeft u aan wie u machtigt om voor u de aanvragen in te dienen. U ondertekent de machtiging.

De gemachtigde vult bij het indienen van de aanvraag op het aanvraagformulier de naam van uw organisatie in en zijn eigen gegevens. Het aanvraagformulier heeft hiervoor een apart veld.

Wijziging rechtsvorm

​Als de rechtsvorm van uw instelling of onderneming wijzigt, moet u voor de nieuwe rechtsvorm opnieuw erkenning als referent aanvragen. Voor deze aanvraag erkenning betaalt u € 2008.

Rechten en plichten

Rechten

Als erkend referent hebt u een aantal rechten: 

  • De IND probeert om binnen 2 weken op uw aanvragen te beslissen. Dit kan alleen als u de aanvraag volledig indient. Ontbreken er documenten? Dan kan de termijn van 2 weken niet worden gehaald.
  • U hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met uw aanvragen. Vaak is een eigen verklaring voldoende. U geeft daarmee aan dat de werknemer voldoet aan alle voorwaarden voor toelating en verblijf in Nederland.

Plichten

Als verplicht erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen voor de werknemer en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met uw individuele werknemers. Alles verloopt via u of de gemachtigde als u die heeft opgegeven.

Het migratiebeleid is gebaseerd op vertrouwen in u als erkend referent. De IND controleert achteraf of:  

  • de werknemer (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  • u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
  • u de plichten als referent nakomt.

U bent ook verantwoordelijk voor organisaties (bijvoorbeeld relocationbureaus) die u hebt gemachtigd om aanvragen voor u in te dienen.

Naast uw rechten moet u als erkende referent daarom voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen.

​Meer informatie

Formulieren