Erkenning als referent

U bent werkgever en wilt buitenlandse werknemers in dienst nemen. Hiervoor moet u soms (verplicht) erkend referent zijn. Wat zijn de voorwaarden voor erkenning? En hoe werkt de aanvraagprocedure?

​Op deze pagina vindt u alleen informatie over de erkenning als referent voor arbeid en onderzoeker (richtlijn  (EU)2016/801). De voorwaarden voor de arbeidsgerelateerde verblijfsvergunningen vindt u op de pagina's voor deze verblijfsdoelen (in de tekst op deze pagina vindt u links naar een aantal van deze verblijfsdoelen; de andere verblijfsdoelen kunt u benaderen via de themapagina Werken). U vindt hier wel de meldingsformulieren arbeid.

Een referent is een persoon of organisatie die belang heeft bij het verblijf van een vreemdeling in Nederland. Wanneer u een buitenlandse werknemer aanneemt bent u de referent voor deze werknemer. U kunt voor meerdere werknemers tegelijk referent zijn.

Voordelen erkenning

Als werkgever kunt u zich bij de IND laten erkennen als referent. Erkenning als referent heeft een aantal voordelen:

  • De IND behandelt uw aanvragen sneller: op een volledig ingediende aanvraag wordt meestal binnen 2 weken beslist.

  • Minder bewijsstukken: u hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met de aanvraag. Een eigen verklaring dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden is meestal voldoende.

  • U kunt gebruik maken van het Portaal Zakelijk voor het indienen van digitale aanvragen.

Erkenning als referent verplicht

Om kennismigranten en onderzoekers in dienst te nemen, moet uw organisatie zijn erkend door de IND. Om erkend te worden als referent moet uw organisatie een betrouwbare partner zijn voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten.

Een erkenning is gekoppeld aan een rechtspersoon (met bijbehorend KvK-nummer). Bestaat uw bedrijf uit meerdere onderdelen (rechtspersonen met een eigen KvK-nummer)? Alle bedrijfsonderdelen moeten  apart erkend zijn.

Als erkend referent kunt u uiteraard ook volgens de procedure van erkend referent aanvragen indienen voor de arbeidsgerelateerde verblijfsdoelen waarvoor erkenning niet verplicht is.

Erkenning als referent niet verplicht

Erkenning is niet verplicht voor het in dienst nemen van buitenlandse werknemers voor overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn Intra Corporate Transferees 2014/66/EU), arbeid in loondienst, Europese blauwe kaart, lerend werken en seizoenarbeid. Ook is een erkenning niet verplicht voor het in dienst nemen van kennismigranten en onderzoekers met de Turkse nationaliteit. Een niet-erkende referent is wel verplicht om op grond van zijn informatieplicht wijzigingen aan de IND door te geven. U kunt hiervoor het onderstaande 'Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkende referent)' gebruiken.

Voorwaarden

Om erkend referent te worden, moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. Er is een aantal voorwaarden dat geldt voor alle erkende referenten. Wilt u erkenning aanvragen voor het in dienst nemen van onderzoekers volgens richtlijn (EU) 2016/801, dan geldt daarnaast één van de volgende aanvullende voorwaarden:

  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen en hanteert functieprofielen onder de functiefamilie 'onderzoek en onderwijs' voor onderzoekers in loondienst.
  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling en is opgenomen in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling die is opgenomen in het National Academic Research and Collaboration System (Narcis).
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling waaraan een S&O-verklaring (Speur- en Ontwikkelingswerk) is afgegeven op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen.

Voor de erkenning voor arbeid zijn geen aanvullende voorwaarden.

Kosten

De aanvraag erkenning als referent kost € 4017.

  • Dient u een aanvraag erkenning als referent arbeid in, is uw onderneming een start-up of een kleine onderneming met maximaal 50 personen en kunt u dit aantonen? De aanvraag erkenning als referent kost € 2008.
  • Uw aanvraag erkenning als referent kost ook € 2008 als:
    - Uw onderneming al is erkend als referent en fuseert met een andere erkend referent, óf  
    - Uw onderneming al is erkend als referent en u bent volledig overgenomen door een andere erkend referent, óf
    - Uw onderneming al is erkend als referent en de rechtsvorm van uw onderneming wijzigt (De aard van uw ondernemingsactiviteiten is niet uitgebreid en de zeggenschap in de nieuwe onderneming blijft gelijk. Dit moet blijken uit de notariële akte ).

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Online diensten voor erkend referenten

Als erkend referent kunt u aanvragen makkelijk en snel online indienen in het portaal. U leest hier meer informatie over het portaal en de online diensten voor erkend referenten.

 

Na de erkenning

Erkenning alleen voor het doel waarvoor erkenning is gegeven

U bent erkend referent voor het verblijfsdoel 'arbeid' of ' onderzoek richtlijn (EU) 2016/801'. De erkenning voor wetenschappelijk onderzoekers richtlijn (EU) 2016/801 geldt alleen voor dit verblijfsdoel. De erkenning voor arbeid geldt voor de verblijfsdoelen: 

  • Arbeid in loondienst;
  • Seizoenarbeid;
  • Lerend werken;
  • Kennismigrant (inclusief onderzoekers volgens de kennismigrantenregeling);
  • Houder Europese blauwe kaart;
  • Overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn 2014/66/EU, Intra Corporate Transferees).

Indienen aanvragen voor buitenlandse werknemers en onderzoekers

Nadat uw erkenning is goedgekeurd, kunt u aanvragen indienen voor de verblijfsvergunning voor uw buitenlandse werknemers en wetenschappelijk onderzoekers. Uw organisatie verklaart in het aanvraagformulier, dat uw werknemer aan de voorwaarden voldoet. De documenten die u van de werknemer heeft gekregen om dit aan te tonen, hoeft u niet naar de IND te sturen. U bewaart de documenten wel in uw administratie.

De voorwaarden, procedure en de aanvraagformulieren vindt u op de pagina's van de betreffende doelgroep.

Wilt u kennismigranten in dienst nemen of werken er kennismigranten bij uw organisatie? Of wilt u meer informatie over uw rechten en plichten als erkend referent? Team Zakelijk organiseert voorlichtingsbijeenkomsten en workshops voor zowel bedrijven met geen of weinig ervaring als voor bedrijven die al ervaring hebben met aanvragen voor kennismigranten.

Aanvragen laten indienen door een gemachtigde

U kunt een organisatie of instelling machtigen om namens u de aanvragen in te dienen. U stuurt hiervoor eenmalig een machtiging naar de IND. In deze machtiging geeft u aan wie u machtigt om voor u de aanvragen in te dienen. U ondertekent de machtiging.

De gemachtigde vult bij het indienen van de aanvraag op het aanvraagformulier de naam van uw organisatie in en zijn eigen gegevens. Het aanvraagformulier heeft hiervoor een apart veld.

Wijziging rechtsvorm

​Als de rechtsvorm van uw instelling of onderneming wijzigt, moet u voor de nieuwe rechtsvorm opnieuw erkenning als referent aanvragen. Voor deze aanvraag erkenning betaalt u € 2008.

Rechten en plichten

Rechten

Als erkend referent hebt u een aantal rechten: 

  • De IND probeert om binnen 2 weken op uw aanvragen te beslissen. Dit kan alleen als u de aanvraag volledig indient. Ontbreken er documenten? Dan kan de termijn van 2 weken niet worden gehaald.
  • U hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met uw aanvragen. Vaak is een eigen verklaring voldoende. U geeft daarmee aan dat de werknemer voldoet aan alle voorwaarden voor toelating en verblijf in Nederland.

Plichten

Als verplicht erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen voor de werknemer en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met uw individuele werknemers. Alles verloopt via u of de gemachtigde als u die heeft opgegeven.

Het migratiebeleid is gebaseerd op vertrouwen in u als erkend referent. De IND controleert achteraf of:  

  • de werknemer (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  • u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
  • u de plichten als referent nakomt.

U bent ook verantwoordelijk voor organisaties (bijvoorbeeld relocationbureaus) die u hebt gemachtigd om aanvragen voor u in te dienen.

Naast uw rechten moet u als erkende referent daarom voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen.