Werkgever: erkenning als referent

Wilt u weten welke verblijfsvergunning uw werknemer nodig heeft? Bekijk een overzicht van verblijfsvergunningen om te  werken in loondienst.

Referent of erkend referent

Een referent is een persoon of organisatie die belang heeft bij het verblijf van een persoon uit het buitenland in Nederland. De referent kan vanuit Nederland een aanvraag voor een verblijfsvergunning indienen. Wanneer u een buitenlandse werknemer aanneemt bent u de referent voor deze werknemer. U kunt voor meerdere werknemers tegelijk referent zijn.

Er is een verschil tussen een referent en een erkend referent. Alleen organisaties kunnen zich laten erkennen als referent, personen niet. Om erkend referent te worden moet uw organisatie beoordeeld zijn als een betrouwbare partner voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten.

Erkenning voor categorie Arbeid of Onderzoek

Erkenning als referent is verdeeld in categorieën. U kunt als werkgever erkenning aanvragen voor de categorieën:

• Arbeid
  Dit zijn werknemers voor arbeid in loondienst, seizoenarbeid, lerend werken, arbeid als kennismigrant, overplaatsing binnen een onderneming of verblijf als houder van een Europese blauwe kaart.
• Onderzoek
  Dit zijn werknemers voor onderzoek volgens de richtlijn (EU) 2016/801.
  

Wilt u erkend worden voor meerdere categorieën? Voor elke categorie moet apart erkenning aangevraagd worden. Een erkenning is gekoppeld aan een rechtspersoon met KvK-nummer. Bestaat uw bedrijf uit meerdere onderdelen, dus meerdere rechtspersonen met een eigen KvK-nummer? Alle bedrijfsonderdelen moeten apart erkend zijn als referent. Onderaan deze pagina leest u hoe u erkenning aanvraagt.

Erkenning als referent verplicht

Om kennismigranten en onderzoekers in dienst te nemen, moet uw organisatie zijn erkend door de IND. Er geldt een uitzondering bij kennismigranten en onderzoekers met de Turkse nationaliteit.

Als erkend referent kunt u uiteraard ook aanvragen indienen voor de verblijfsdoelen waarvoor erkenning niet verplicht is. Hier volgt u dan ook de aanvraagprocedure die geldt voor erkend referenten.

Bekijk de animatievideo 'Hoe vraag ik erkenning aan als referent?' voor een uitleg in 5 stappen. Of lees de uitgeschreven tekst.

Erkenning als referent niet verplicht

Erkenning is niet verplicht voor het in dienst nemen van buitenlandse werknemers met als doel:

• overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn Intra Corporate Transferees 2014/66/EU)
• arbeid in loondienst
  
• Europese blauwe kaart
  
• lerend werken
• seizoenarbeid
  

Vrijwillige erkenning

U kunt zich vrijwillig laten erkennen. Dan gelden voor u dezelfde rechten en plichten als bij een verplichte erkenning. Wilt u wel referent zijn, maar geen erkend referent? Ook dan gelden voor u een aantal plichten. Lees meer onder Rechten en plichten (erkend) referent.

Voordelen erkenning

Erkenning als referent heeft een aantal voordelen:

• De IND behandelt uw aanvragen sneller: op een compleet ingediende aanvraag wordt meestal binnen 2 weken beslist.
  
• U hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met de aanvraag. Een eigen verklaring dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden is meestal voldoende.
  
• U kunt gebruik maken van het online Portaal Zakelijk voor het indienen van digitale aanvragen en het doorgeven van wijzigingen. Lees meer over het Portaal Zakelijk van de IND.
  

Voorwaarden erkenning

Wilt u erkenning als referent aanvragen voor de categorie Arbeid? Dan gelden voor u alleen de algemene voorwaarden voor erkenning als referent. Wilt u erkenning aanvragen voor de categorie Onderzoek? Dan moet u voldoen aan de algemene voorwaarden én aan één van de volgende aanvullende voorwaarden:

• Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen en hanteert functieprofielen onder de functiefamilie 'onderzoek en onderwijs' voor onderzoekers in loondienst.
• Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling en is opgenomen in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.
  
• Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling die is opgenomen in het National Academic Research and Collaboration System (Narcis).
• Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling waaraan een S&O-verklaring (Speur- en Ontwikkelingswerk) is afgegeven op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen. 
  

Rechten en plichten (erkend) referent

Als referent hebt u een aantal rechten: 

• U hebt een zelfstandige positie in de Vreemdelingenwet;
  
• U kunt verblijfsaanvragen indienen met de mogelijkheid van bezwaar en beroep.
  

Als referent hebt u ook een aantal wettelijke plichten:

• de informatieplicht
  
• de administratie-en bewaarplicht
  
• de zorgplicht (geldt niet voor alle referenten)

Lees meer over de plichten die gelden voor een (erkend) referent Arbeid. Of over de plichten die gelden voor een erkend referent Onderzoek.

Controle door IND

Als erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen voor de werknemer en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met uw werknemers. Alles verloopt via u of de gemachtigde als u die hebt opgegeven. U bent ook verantwoordelijk voor organisaties (bijvoorbeeld relocation bureaus) die u hebt gemachtigd om aanvragen voor u in te dienen.

De IND controleert nadat de verblijfsvergunning is afgegeven of:  

• de werknemer (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  
• u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
• u de plichten als referent nakomt.
  

Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen? Dan kan dit gevolgen hebben. Lees meer over controle door de IND en mogelijke sancties.

Bekijk de animatievideo 'Hoe controleert de IND de erkend referent?' voor een korte uitleg. Of lees de uitgeschreven tekst.

Kosten

De aanvraag erkenning als referent kost € 4125.

• Vraagt u erkenning aan voor de categorie Arbeid? En is uw onderneming een kleine onderneming met maximaal 50 personen en kunt u dit aantonen? De aanvraag erkenning als referent kost dan € 2062.
• Uw aanvraag erkenning als referent kost ook € 2062 als:
  - Uw onderneming al is erkend als referent en fuseert met een andere erkend referent, óf  
  - Uw onderneming al is erkend als referent en u bent volledig overgenomen door een andere erkend referent, óf
  - Uw onderneming al is erkend als referent en de rechtsvorm van uw onderneming wijzigt. De aard van uw ondernemingsactiviteiten is niet uitgebreid en de zeggenschap in de nieuwe onderneming blijft gelijk. Dit moet blijken uit de notariële akte.
  

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag. 

Officiële buitenlandse documenten moet u laten legaliseren en vertalen naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits.

Online diensten voor erkend referenten

Als erkend referent kunt u aanvragen makkelijk en snel online indienen in het Portaal Zakelijk. Lees meer over het Portaal Zakelijk van de IND.