Privacy

Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot een persoon. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens door de overheid.

Hoe gaat de Rijksoverheid om met persoonsgegevens?

Voorbeeld van een persoonsgegeven is een naam of een huisadres, maar ook e-mailadressen kunnen persoonsgegevens zijn. Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens, gegevens over etniciteit, gegevens over politieke gezindheid, strafrechtelijke gegevens, en gegevens over seksuele geaardheid.

Daar waar persoonsgegevens verwerkt worden, staat precies vermeld welke gegevens voor welke doeleinden gebruikt worden. De Rijksoverheid gebruikt persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten. Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens gelden zwaardere eisen dan voor algemene persoonsgegevens.

De verwerking van persoonsgegevens door de IND

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van vreemdelingen die in Nederland willen verblijven of Nederlander willen worden en van Nederlanders die betrokken zijn bij de verblijfsaanvraag van een vreemdeling, bijvoorbeeld de partner. Om op een aanvraag te kunnen beslissen heeft de IND informatie nodig, veelal betreft dit persoonsgegevens.  

De IND verwerkt persoonsgegevens van vreemdelingen in het kader van een reguliere verblijfsaanvraag dan wel een asielaanvraag, eveneens ontvangt de IND persoonsgegevens van de (erkend) referent. De IND verkrijgt de persoonsgegevens van de betrokken vreemdeling zelf bij de indiening van zijn aanvraag en van overheidsinstanties via geautomatiseerde systeemkoppelingen zoals Suwinet-Inkijk.

De IND verwerkt voor het nemen van een beslissing een grote hoeveelheid persoonsgegevens. Het gaat dan om algemene persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, nationaliteit, geboortedatum en –plaats, spreektaal en bij wet voorgeschreven persoonsnummers zoals het BSN-nummer en het vreemdelingennummer. Daarnaast verwerkt de IND ook bijzondere persoonsgegevens, dit zijn bijvoorbeeld medische gegevens, gegevens over etniciteit, gegevens over politieke gezindheid, strafrechtelijke gegevens, en gegevens over seksuele geaardheid. Vooral bij de behandeling van asielaanvragen zijn bijzondere persoonsgegevens van belang. Mensen kunnen bijvoorbeeld asiel aanvragen omdat ze vervolgd worden vanwege hun politieke overtuiging of omdat ze tot een bepaalde geloofs- of bevolkingsgroep behoren.

Doel van de verwerking

Privacywetgeving vereist dat de IND persoonsgegevens alleen verwerkt voor duidelijk omschreven doelen. De doelen van de IND zijn neergelegd in de Vreemdelingenwet (artikel 107 van de Vreemdelingenwet). Het gaat dan – kort gezegd – om de uitvoering van de Vreemdelingenwet, de Rijkswet op het Nederlanderschap en aan de uitvoering van de Vreemdelingenwet verbonden wettelijke voorschriften. Deze doelomschrijving ziet in beginsel op de verwerking van algemene persoonsgegevens. 

Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens geldt een strikte doelomschrijving (artikel 107a van de Vreemdelingenwet). Bijzondere persoonsgegevens worden door de IND verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de visumverlening, de toelating en het verblijf van een vreemdeling. In artikel 7.1a VV staat omschreven voor welke handelingen de verwerking noodzakelijk van bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk is. Eveneens worden persoonsgegevens ten behoeve van verantwoordings- en sturingsrapportages verwerkt. Deze rapportages bevatten echter geen tot de personen herleidbare gegevens.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Het uitgangspunt is dat alle gegevens die door een vreemdeling zijn verstrekt vertrouwelijk moeten worden behandeld. De IND is echter op grond van de Vreemdelingenwet bevoegd en soms verplicht aan overheidsorganisaties die gegevens en inlichtingen te verstrekken, die zij voor de vervulling van hun taak nodig hebben. Onder die gegevens en inlichtingen vallen ook persoonsgegevens. Dit stelt de IND bijvoorbeeld in staat om gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van de Belastingdienst op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

De IND beoordeelt of de gegevensverstrekking noodzakelijk is en of de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onnodig wordt geschaad. De IND heeft schriftelijke afspraken (convenanten) gemaakt met diverse overheidsorganisaties, over de manier waarop gegevens worden verstrekt. Deze convenanten worden veelal gepubliceerd in de Staatscourant. Voor de verstrekking van bijzondere persoonsgegevens geldt een strikter regime dan voor algemene persoonsgegevens.

De bijzondere status van persoonsgegevens in het asielproces

Voor de verwerking van asiel gerelateerde persoonsgegevens gelden extra waarborgen. Op grond van haar beleid zoals neergelegd in paragraaf C1/1 van de Vreemdelingencirculaire behandelt de IND de informatie die de vreemdeling verstrekt strikt vertrouwelijk met inachtneming van de privacywetgeving en de privacyreglementen voor de geautomatiseerde informatiesystemen, waarin de vreemdeling is geregistreerd.

De IND verstrekt geen informatie over de vreemdeling aan derden, anders dan op grond van wettelijke verplichtingen of met de uitdrukkelijke toestemming van de vreemdeling. De gedachte hierachter is dat personen die asiel aanvragen zich in een kwetsbare positie bevinden en zich vrij moeten voelen om de informatie die de IND nodig heeft om op de aanvraag te beslissen te verstrekken zonder te hoeven vrezen dat deze informatie wordt doorgespeeld.

Voorkomen van onrechtmatige verwerkingen

De IND wil onrechtmatige verwerkingen van persoonsgegevens voorkomen. Daarom heeft de IND diverse maatregelen genomen en hanteert zij in haar informatiebeveiligingsbeleid de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR 2012).  Sommige maatregelen zijn technisch; die gaan over de manier waarop de ICT systemen zijn ingericht en beveiligd. Andere maatregelen zijn organisatorisch van aard. Zo is er een werkinstructie voor medewerkers en wordt aandacht geschonken aan privacy op de werkvloer. De werkinstructie voor medewerkers is openbaar.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen die de IND hanteert zijn neergelegd in het archiefbeleid. Het archiefbeleid bestaat uit een drietal fases. De eerste fase is de periode waarin het vanuit het oogpunt van de taakuitvoering van belang is dat persoonsgebonden dossiers altijd, direct en integer ter beschikking staan (drie jaar). De tweede fase is de periode waarbinnen de IND vragen uit de samenleving moet kunnen beantwoorden en verantwoording moet kunnen afleggen over het beleid en de uitvoering daarvan (een tot vijftien jaar). De derde fase wordt ingegeven door het historisch belang.

Op persoonsdossiers die ouder dan 15 jaar oud zijn wordt een bewerking uitgevoerd om te bepalen welke gegevens bewaard moeten blijven. Het resultaat hiervan is dat een deel van het persoonsdossier wordt vernietigd en een ander deel naar het Nationaal Archief wordt overgebracht om bewaard te worden. Hierop zijn zogenaamde selectielijsten (een Basis Selectie document) van toepassing:

Voor bepaalde gegevens gelden afwijkende bewaartermijnen. Voor vingerafdrukken en gezichtsopnames (biometrie) is bepaald dat deze niet langer dan tien jaar worden bewaard nadat op een aanvraag is beslist dan wel andere specifieke verblijfsrechtelijke procedures zijn doorlopen.

Uw rechten

Op grond van privacywetgeving hebt u het recht om een overzicht te vragen van de over u verwerkte persoonsgegevens door de IND (inzagerecht). U kunt eveneens verzoeken om uw persoonsgegevens te wijzigen, te verwijderen (correctierecht) of af te schermen. Verder hebt u het recht om verzet aan te tekenen in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. U kunt deze verzoeken schriftelijk indienen door een brief te sturen naar de IND, Postbus 287, 7600 AG Almelo.

Meer informatie?

Indien u behoefte heeft aan meer informatie kunt u de werkinstructie over de verwerking van persoonsgegevens raadplegen. Uiteraard kunt u ook met ons contact opnemen.

 

Delen