Privacyverklaring

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dit betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen beoordeelt van mensen die in Nederland willen wonen of die graag Nederlander willen worden. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Maar ook om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin willen vormen met iemand die hier al woont. Daarnaast behandelt de IND naturalisatieverzoeken van mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en daarom de Nederlandse nationaliteit willen aanvragen. Bij de IND toetsen we elke aanvraag afzonderlijk aan de regels van het vreemdelingenbeleid. Dat betekent dat we goed luisteren naar het verhaal van elke aanvrager, zodat elke beslissing die we nemen, recht doet aan ieders persoonlijke situatie.   

De IND is een uitvoeringsorganisatie onder het Ministerie van Asiel en Migratie (verblijfsvergunningen) en het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Nederlander worden). De Minister van Asiel en Migratie en de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid zijn verantwoordelijk voor het werk van de IND. De IND heeft geen invloed op het vreemdelingenbeleid. Dat komt via de Tweede en Eerste Kamer tot stand. Daarnaast gelden er regels uit (internationale) verdragen zoals het Vluchtelingenverdrag, en uit EU-regelgeving.

De IND heeft vestigingen op verschillende locaties in Nederland. De hoofdvestiging bevindt zich op de Rijnstraat 8, 2515 XP in Den Haag. Daarnaast zijn er nog 7 kantoren, 4 loketten, 5 aanmeldcentra en 10 expatcentra. Bij de loketten kunnen klanten bijvoorbeeld een verblijfsdocument ophalen of biometrie (zoals vingerafdrukken) laten afnemen. De expatcentra helpen expats bij hun komst naar Nederland. Hier kunnen expats en afgestudeerde buitenlandse studenten een aanvraag indienen, biometrie laten afnemen en een verblijfsdocument ophalen. Bij aanmeldcentra melden asielzoekers zich voor het doen van een asielaanvraag. De kantoren, tot slot, kunnen alleen bezocht worden op afspraak met een IND-medewerker.
 

Gegevens die de IND verzamelt

De IND verzamelt de volgende soorten persoonsgegevens:

Algemene persoonsgegevens

• Naam
• Geboortedatum / leeftijd
• Geslacht
• Nationaliteit
• Land waar de vreemdeling vandaan komt
• Geboorteland en geboorteplaats
• Burgerlijke staat (bijvoorbeeld: alleenstaand, samenwonend, getrouwd)
• Klant-klant relaties (zoals: echtgenoot/partner van, kind van, ouder van…)
• V-nummer
• A-nummer
• Adres
• Buitenlands adres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Kopie paspoort/ID-bewijs
• Datum waarop u bent ingeschreven bij de IND
• Datum waarop u zich hebt ingeschreven in de BRP
• Verblijfsstatus, soort verblijfsvergunning en geldigheid van de vergunning
• Aanvraag of aanvragen voor de verblijfsvergunning (asiel of regulier) en alle bij de aanvraag ingeleverde documenten. Dit zijn ook originele documenten.
• Datum waarop u Nederlander bent geworden
• Persoonsgegevens in documenten uit uw dossier. Bijvoorbeeld verslagen van gehoren en brieven
• Financiële gegevens
• Bankrekeningnummer
• Aantekeningen van contact
• Ontvangen signalen
• De datum waarop u Nederland hebt verlaten
• Land waarnaar u bent vertrokken
• Of de overheid u uit Nederland mag zetten

Bijzondere persoonsgegevens

• Ras of etnische afkomst
• Politieke opvattingen
• Geloof of levensbeschouwing
• Of u lid bent van een vakbond
• Biometrische gegevens (zoals vingerafdrukken, gezichtsscan)
• Gegevens over uw gezondheid
• Seksueel gedrag / gerichtheid

Andere gegevens

• Burgerservicenummer of een andere in de wet genoemde identificatienummer
• Strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of veiligheidsmaatregelen

Organisaties waarmee de IND samenwerkt

De IND werkt samen met onder andere de volgende overheidsdiensten en maatschappelijke organisaties:

• Dienst Terugkeer en Vertrek (DTenV);
• Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA);
• Koninklijke Marechaussee (KMar);
• Internationale Organisatie voor Migratie (IOM);
• Gemeenten;
• Stichting NIDOS;
• Ministerie van Buitenlandse Zaken;
• Inspectiediensten, zoals de Inspectie Sociale Zaken & Werkgelegenheid;
• DUO;
• Belastingdienst;
• Europese zusterdiensten en NGO's;
• Justitiële informatiedienst;
• Dienst Justiele Inrichtingen (DJI);
• Openbaar Ministerie (OM);
• Nationale Politie (NP);
• Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV);
• BKWI (Suwinet);
• VluchtelingenWerk Nederland (VWN).

Volledig overzicht van de organisaties waarmee de IND samenwerkt:

• AVG stakeholders IND.pdf (PDF, 32.19 KB)

​De Privacywetgeving vereist dat wij persoonsgegevens alleen verwerken voor duidelijk omschreven doelen. De doelen waarvoor wij uw gegevens verwerken zijn beschreven in artikel 107 van de Vreemdelingenwet 2000.

Samengevat verzamelt de IND de persoonsgegevens onder andere voor:

• Het uitvoeren van de Vreemdelingenwet 2000, de Rijkswet op het Nederlanderschap en andere wettelijke voorschriften;
• Verificatie, controle en verwijzing en het beschikbaar stellen van deze gegevens;
• Evaluatie van vreemdelingenbeleid en beleid van de IND;
• Het doel van de verwerking van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens is beschreven in artikel 107a van de Vreemdelingenwet 2000.

De bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor:

• de visumverlening;
• grensbewaking;
• toelating, verblijf en uitzetting van vreemdelingen;
• het toezicht op vreemdelingen op grond van de Vreemdelingenwet 2000 of de Schengengrenscode.

In artikel 7.1a van het Voorschrift Vreemdelingen 2000 staat wanneer het nodig is om de bijzondere persoonsgegevens te verwerken.

De IND deelt persoonsgegeven met andere organisaties in de vreemdelingenketen. Dit zijn Dienst Terugkeer en Vertrek (DTenV), Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), Koninklijke Marechaussee, Nationale Politie, ministerie van Buitenlandse Zaken, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), en Internationale Organisatie voor Migratie (IOM). Deze organisaties hebben allemaal een eigen rol in de begeleiding van vreemdelingen naar, in en vanuit Nederland. Daarnaast deelt de IND gegevens met andere Nederlandse overheidsorganisaties. Bijvoorbeeld het UWV of het Openbaar Ministerie (OM).

Soms deelt de IND gegevens met organisaties die niet bij de overheid horen. Vaak zijn dit verenigingen en stichtingen. Bijvoorbeeld Vluchtelingenwerk Nederland (VWN). Deze organisaties krijgen alleen persoonsgegevens als dit nodig is om het vreemdelingenbeleid uit te voeren.
 

Verplicht onderzoek

De IND werkt mee aan onderzoek door de volgende instituten:

• Het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC: https://www.wodc.nl/);
• De Adviescommissie voor Vreemdelingenzaken (ACVZ: https://acvz.org/);
• De Inspectie Justitie & Veiligheid (Inspectie J&V: https://www.inspectie-jenv.nl/);
• De Algemene Rekenkamer (ARK: https://www.rekenkamer.nl/);
• De United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR: https://www.unhcr.org/nl/).

Niet-verplicht onderzoek

In de categorie niet verplicht wetenschappelijk onderzoek faciliteert de IND Nederlandse en buitenlandse universiteiten. Het kan onderzoek door wetenschappelijk medewerkers betreffen, maar ook onderzoek door studenten voor masterscripties.

Onderzoek door maatschappelijke organisaties

De IND werkt onder meer mee aan onderzoek door de volgende instituten:

• European Asylum Support Office (EASO: https://easo.europa.eu/);
• Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM: https://www.rivm.nl/);
• ASKV / Steunpunt Vluchtelingen (ASKV: https://www.askv.nl/);
• International Centre for Migration Policy Development (ICMPD: https://www.icmpd.org/home/);
• De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO: https://www.nwo.nl/).

Kijk voor meer informatie over de achtergrond en de aard van het onderzoek dat door deze instituten wordt gedaan op de hierboven genoemde websites.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer noodzakelijk voor het onderzoek

In het algemeen geldt dat bij onderzoek alleen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dat strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek. De resultaten van onderzoek kunnen worden gepubliceerd in wetenschappelijke publicaties en of op de websites van de onderzoeksinstituten.

De publicaties bevatten de geanonimiseerde en/of geaggregeerde resultaten van het onderzoek. De privacy van de onderzoekdeelnemers is geborgd in privacyreglementen. Onderzoekers tekenen een geheimhoudingsverklaring.

Meer informatie over onderzoek IND

Voor meer informatie over onderzoek binnen en door de IND kunt u contact opnemen met de afdeling Onderzoeksbegeleiding bij Onderzoek & Analyse via het contactformulier.

Adequaatheidsbesluiten

Volgens de wet mag de IND persoonsgegevens doorgeven op basis van een 'adequaatheidsbesluit'. Een adequaatheidsbesluit is een besluit van de Europese Commissie (EC) waarin de EC heeft bepaald dat dit land in zijn eigen wetten gegevens beschermt op het niveau van de AVG.

Het adequaatheidsbesluit kan gelden voor een heel land. Of voor één of meerdere sectoren of regio's in dat land. Is er een adequaatheidsbesluit? Dan zijn er geen extra maatregelen nodig om persoonsgegevens aan dit land, die sector of regio te geven.

Voor de volgende landen en regio's heeft de EC een adequaatheidsbeslissing aangenomen:

• Andorra;
• Argentina;
• Canada (behalve Quebec) (zie uitleg hieronder);
• Eiland Man;
• Faeröer Eilanden;
• Guernsey;
• Israël;
• Japan;
• Jersey;
• Nieuw-Zeeland;
• Uruguay;
• Verenigde Staten van Amerika (zie uitleg hieronder);
• Zwitserland.

Voor Canada geldt het adequaatheidsbesluit alleen voor elektronisch verwerkte gegevens die vallen onder de Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

Voor de Verenigde Staten geldt voor het land als geheel geen passend beschermingsniveau. De EC heeft EU-VS Privacy Shield aangenomen. Bedrijven en instellingen kunnen een certificaat krijgen van het Privacy Shield. Persoonsgegevens mogen alleen gedeeld worden met bedrijven en instellingen met een certificaat van het Privacy Shield. Op de officiële website (https://www.privacyshield.gov/welcome) staat een lijst van alle gecertificeerde organisaties.

Informatie over adequaatheidsbesluiten op de website van de Europese Commissie

Geven van informatie aan landen zonder adequaatheidsbesluit

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan een land zonder adequaatheidsbesluit. Maar alleen als wordt voldaan aan één van de in artikel 49 AVG genoemde uitzonderingen. Artikel 49 lid 1 sub d) AVG staat het geven van persoonsgegevens toe als  hiervoor belangrijke redenen van algemeen belang zijn. Art. 49 lid 4 stelt de extra eis dat dit openbaar belang is erkend in een wet van de Europese Unie of een wet van Nederland, die geldt voor de organisatie die verantwoordelijk is voor de verwerking van die persoonsgegevens.  

Voor de IND is dit de Vreemdelingenwet 2000. Hierin staat dat de IND een vreemdelingenadministratie moet bijhouden. Een andere wet is de Verordening (EU) 2019/1240  van het Europees Parlement en de Europese Raad van 20 juni 2019.

Uitwisseling gegevens met andere organisaties in Nederland en het buitenland

De IND moet ook persoonsgegevens kunnen delen met  rechtshandhavingsinstanties, buitenlandse autoriteiten en  binnen  netwerken van  immigratieverbindingsfunctionarissen. Dit doet de IND alleen als die persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor:

• het uitvoeren van de Vreemdelingenwet,
• het voorkomen en aanpakken van irreguliere migratie, of
• het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van migrantensmokkel of mensenhandel.

De AVG is van toepassing op deze verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat:

1. Persoonsgegevens moeten worden verwijderd als zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt.
2. Elke uitwisseling van persoonsgegevens beperkt is tot  wat strikt noodzakelijk is voor  de toepassing van de Vreemdelingenwet en of de Verordening.

Klanten en medewerkers vertrouwen erop dat persoonsgegevens bij de IND in goede handen zijn. De IND beschermt persoonsgegevens daarom met geschikte technische en organisatorische maatregelen. 

Voor de bescherming van gegevens in de systemen heeft de IND de Baseline Informatiehuishouding Overheid (BIO) ingevoerd. De technische maatregelen die de IND heeft ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen, volgen de BIO. De IND voert de BIO actief uit.

De IND heeft extra maatregelen genomen om uw gegevens steeds te beschermen. Techniek en processen zijn aangepast. Ook leert de IND zijn medewerkers wat de risico's zijn en hoe zij hiermee moeten omgaan. De IND zorgt dat de risico's worden verminderd. En controleert de maatregelen.
 

De Minister van Asiel en Migratie heeft een zorgplicht om het archief van de IND in orde te houden. En te zorgen dat er toegang is tot het archief. Zorgplicht is een bestuurlijke verantwoordelijkheid. Dit staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995.

De Minister van Asiel en Migratie en de Minister van Veiligheid en Justitie hebben selectielijsten gemaakt. Dit staat in artikel 5 van de Archiefwet 1995. In de selectielijsten staat hoe lang de IND haar archieven moet bewaren. En of de IND een archief na bepaalde tijd mag vernietigen.

Voor de IND zijn de volgende selectielijsten gemaakt:

• Selectielijst neerslag handelingen Minister van Justitie en onder hem ressorterende actoren op beleidsterrein toelating vreemdelingen 1945-1993, 18 februari 2002 R&B/OSA/2002/578 (Staatscourant nr. 95, 23 mei 2002).

• Selectielijst neerslag handelingen ministerie van Justitie beleidsterrein Toelating Vreemdelingen vanaf 1945, 20 november 2009, nr. NA/09/3091 (Staatscourant nr. 1754, 9 februari 2010). 

  BSD Actualisatie Toelating Vreemdelingen stcrnt 09 02 2010.pdf (PDF, 556.2 KB)
• Vaststelling selectielijst beleidsterrein Nationaliteiten over de periode vanaf 1945, 17 maart 2003, nr. C/S/03/705 (Staatscourant nr. 86, 6 mei 2003).

Deze selectielijsten worden bekend gemaakt in de Staatscourant.

Alle bewaartermijnen IND:

• AVG Bewaartermijnenlijst IND.pdf (PDF, 198.24 KB)

Grondslagen voor de bewaartermijnen:

• AVG Grondslagen bewaartermijnenlijst IND.pdf (PDF, 162.5 KB)

Bewaartermijnen

De archieven van vreemdelingen die voor onbepaalde tijd blijven worden voor altijd bewaard.

Vanaf 1990 worden de archieven van vreemdelingen met een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd 15 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in op de vertrekdatum.

De archieven van vreemdelingen die de Nederlandse nationaliteit verkrijgen, worden voor altijd bewaard. Deze archieven zijn voor  immigranten en hun nakomelingen een belangrijke bron met informatie over hun aankomst in Nederland.

Deze bewaartermijnen zijn vastgesteld na advies van de Nederlandse Raad voor Cultuur. De selectielijst is formeel vastgesteld door de Minister van OCW en de Minister van Justitie.

Hoofddirecteur IND geeft archiefbeleid vorm

De hoofddirecteur van de IND bepaalt namens de Minister van Justitie het archiefbeleid . Dit staat in artikel 14 Archiefbesluit en artikel 3 sub 5 van de archiefbeheersregels van Justitie en Veiligheid. Bij het opstellen van een selectielijst moet de hoofddirecteur de Rijksarchivaris en een externe deskundige betrekken. De definitieve bewaartermijn wordt bepaald door afweging van een aantal belangen. Privacy is één van deze belangen.

Opvragen dossierstukken van vóór 1986

Het hele archief van de IND en zijn voorlopers over de periode van eind 19e eeuw tot 1986 is overgebracht naar het Nationaal Archief (NA). Stukken uit deze periode kunt u opvragen door een verzoek in te dienen via dit contactformulier. In dit verzoek moet een dossiernummer worden vermeld.

Recht op inzage

Dit is het recht om uw persoonsgegevens bij IND te bekijken. Uw familieleden mogen alleen uw dossier bekijken als u hen schriftelijk toestemming (machtiging) hebt gegeven. Ouders en wettelijke vertegenwoordigers mogen het dossier van hun kinderen onder de 16 jaar inzien. Wie 16 jaar of ouder is, beslist zelf over (toestemming tot) inzage. De IND mag inzage in uw eigen dossier (gedeeltelijk) weigeren als uw inzage de privacy schaadt van iemand anders. Nabestaanden hebben geen recht op inzage in het dossier van iemand die is overleden.

Recht op rectificatie

Denkt u dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn? Dan kunt u de IND schriftelijk vragen om de gegevens aan te passen. Wijzigen wij de gegevens niet? Dan geven we duidelijk aan waarom we dit niet doen.

Recht op verwijdering

U kunt de IND vragen om (een deel van) uw gegevens uit het dossier te verwijderen. Verwijderen wij gegevens niet? Dan leggen we goed uit waarom we dat niet doen.

De IND is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Asiel en Migratie (verblijfsvergunningen) en het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Nederlander worden). De Minister van Asiel en Migratie en de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid zijn verantwoordelijk voor het werk van de IND. De Functionaris voor gegevensbescherming van het Ministerie van Asiel en Migratie controleert of de IND de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toepast en naleeft. Deze functionaris is formeel het aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het ministerie.

Contactgegevens van de Functionaris voor gegevensbescherming