Privacy
In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd hoe we met uw persoonsgegevens omgaan. Deze verklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website.
Wij raden u aan onze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. In de Privacyverklaring leest u wanneer die voor het laatst is aangepast. Deze Privacyverklaring is opgesteld op 24 mei 2018.
U kunt deze Privacyverklaring ook downloaden.
Wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken voor de uitoefening van onze taak bij de uitvoering van het Vreemdelingenbeleid. Dit beleid is vastgelegd in de Vreemdelingenwet 2000 en de daaraan verbonden wettelijke voorschriften, en de Rijkswet op het Nederlanderschap. Daarnaast vloeien er regels voort uit internationale verdragen.
Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De IND is als uitvoeringsorganisatie een onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid is als bewindspersoon verantwoordelijk voor het werk van de IND.
Bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid houdt de Functionaris voor gegevensbescherming toezicht op de toepassing en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze functionaris is formeel het aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens. De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming zijn: Mr. P.J. (Pieter) de Groot.
Voor toezicht en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming binnen de IND is een Privacy Officer aangesteld. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de IND kunt u ter attentie van de Privacy Officer een brief sturen naar de IND, Postbus 17, 9560 AA TER APEL, of een e-mail naar: AVG@ind.minvenj.nl
De IND, gevestigd Rijnstraat 8, 2515 XP te Den Haag, verantwoordt de verwerking van persoonsgegevens op een wijze zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
De IND houdt op grond van artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming een register bij van de verwerkingsactiviteiten. Dit register bevat de volgende gegevens:
- De naam en de contactgegevens van de IND;
- De doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt;
- Van welke categorieën personen de persoonsgegevens worden verwerkt;
- De beschrijving van de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
- Aan wie de gegevens worden verstrekt;
- De bewaartermijnen van de persoonsgegevens;
- Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
In deze Privacyverklaring is beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken bij de beoordeling van aanvragen van mensen die in Nederland willen verblijven, of die Nederlander willen worden. De volgende onderwerpen worden uitgelegd:
- Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe krijgen wij de beschikking over deze persoonsgegevens;
- Gebruik van Cookies;
- Doel van en wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens;
- Bewaartermijn persoonsgegevens;
- Toegang van derden tot uw persoonsgegevens;
- Beveiliging van uw persoonsgegevens;
- Geautomatiseerde besluitvorming;
- Vragen en verzoeken over de uitoefening van uw Privacy rechten.
1 Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe krijgen wij de beschikking over deze persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie bevatten over een specifiek persoon, of waarmee je een bepaald persoon in verband kunt brengen.
Onder de verwerking van persoonsgegevens verstaan wij alle handelingen die wij met deze gegevens doen. Denk daarbij aan het verzamelen, aanpassen, raadplegen, verstrekken, ontvangen en verwijderen.
De IND verwerkt persoonsgegevens van de aanvragers voor verblijf in Nederland, of voor het verkrijgen van het Nederlanderschap. Ook van andere personen worden persoonsgegevens verwerkt, zoals van referenten, gezinsleden, tolken, gemachtigden, eigen medewerkers en medewerkers van de instanties waar we mee samenwerken. Al deze persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Het gaat dan om persoonsgegevens die u als betrokkene aan ons hebt verstrekt. Ook ontvangen wij langs andere wegen persoonsgegevens bij de uitvoering van het Vreemdelingenbeleid. Hiertoe werken alle medewerkers van de IND conform het vastgestelde Privacy beleid.
Download hier het Privacy beleid van de IND.
De IND verwerkt naast de NAW gegevens (naam, adres en woonplaats) ook gegevens als: e-mailadres, telefoonnummer, nationaliteit en paspoortnummer, geboortedatum en –plaats, geslacht, burgerlijke staat, spreektaal en de bij wet voorgeschreven persoonsnummers, zoals het vreemdelingennummer en het Burgerservicenummer.
Behalve deze algemene persoonsgegevens verwerkt de IND in bepaalde gevallen ook bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het vreemdelingenbeleid. Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, maar ook genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens over seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
Persoonsgegevens verkrijgt de IND op verschillende manieren:
- De aanvrager verstrekt in verband met de ingediende aanvraag zelf, of eventueel via een gemachtigde, de persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben.
- De referent van degene die verblijf in Nederland wil hebben verstrekt de persoonsgegevens over hem of haar.
- De aanvrager verstrekt persoonsgegevens van derden, zoals gezinsleden.
- De persoonsgegevens zijn afkomstig van andere overheidsdiensten en instanties.
Mogelijke betrokken overheidsdiensten en maatschappelijke organisaties zijn onder meer:
- DT&V;
- COA;
- Nationale Politie;
- Koninklijke Marechaussee;
- Internationale Organisatie voor Migratie (IOM);
- Gemeenten;
- Stichting NIDOS;
- Ministerie van Buitenlandse Zaken;
- Inspectiediensten, zoals de Inspectie SZW;
- DUO;
- Belastingdienst;
- Europese zusterdiensten en NGO's;
- Justitiële informatiedienst;
- Openbaar Ministerie;
- BKWI (Suwinet);
- Vluchtelingenwerk;
Klik hier voor een uitgebreid overzicht van de partijen waarmee wij gegevens delen en ontvangen ten behoeve van de uitvoering van het Vreemdelingenbeleid.
2 Gebruik van cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Daarmee is uw computer te herkennen tijdens uw bezoek en bij een vervolgbezoek. De IND gebruikt alleen technische en functionele cookies om onze website goed te kunnen laten werken. De cookies die wij gebruiken bevatten geen persoonsgegevens. Voor de plaatsing van deze cookies is geen voorafgaande toestemming van u nodig omdat ze geen effect hebben op uw privacy. Meer informatie over cookies vindt u onderaan op de homepage van onze website onder cookies.
3 Doel van en wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens
De Privacywetgeving vereist dat wij persoonsgegevens alleen verwerken voor duidelijk omschreven doelen. De doelen waarvoor wij uw gegevens verwerken zijn beschreven in artikel 107 van de Vreemdelingenwet 2000.
Het gaat dan om de uitvoering van het Vreemdelingenbeleid. Dit beleid is vastgelegd in de Vreemdelingenwet 2000 en de daaraan verbonden wettelijke voorschriften, en de Rijkswet op het Nederlanderschap. Daarnaast vloeien er regels voort uit internationale verdragen.
Het doel van de verwerking van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens is beschreven in artikel 107a van de Vreemdelingenwet 2000. De bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doelmatige en doeltreffende uitvoering van visumverlening, grensbewaking, toelating, verblijf en uitzetting van vreemdelingen en het toezicht op vreemdelingen op grond van deze wet of de Schengengrenscode. In artikel 7.1a van het Voorschrift Vreemdelingen 2000 staat omschreven wanneer de verwerking van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens noodzakelijk is.
Daarnaast worden persoonsgegevens voor verantwoordings- en sturingsrapportages verwerkt. Hiermee wil de IND inzicht verkrijgen in de uitvoering van het Vreemdelingenbeleid en deze uitvoering waar mogelijk verbeteren. Persoonsgegevens worden niet verwerkt in rapportages die openbaar worden gemaakt.
4 Bewaartermijn persoonsgegevens
De bewaartermijnen die de IND hanteert zijn neergelegd in het archiefbeleid. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de IND ze heeft verkregen. Daarna worden de gegevens vernietigd. Het archiefbeleid bestaat uit drie fases:
- De eerste fase is de periode waarin het vanuit het oogpunt van de taakuitvoering van belang is dat persoonsgebonden dossiers altijd, direct en integer ter beschikking staan (drie jaar).
- De tweede fase is de periode waarbinnen wij vragen uit de samenleving moeten kunnen beantwoorden en verantwoording moeten kunnen afleggen over het beleid en de uitvoering daarvan (een tot vijftien jaar).
- De derde fase wordt ingegeven door het historisch belang.
Van persoonsdossiers die ouder zijn dan vijftien jaar wordt bepaald welke gegevens bewaard moeten blijven. Het resultaat hiervan is dat een deel van het persoonsdossier wordt vernietigd en een ander deel naar het Nationaal Archief wordt overgebracht om bewaard te worden. Hierop zijn zogenaamde selectielijsten (een Basis Selectie document) van toepassing:
Gezichtsopnames en vingerafdrukken worden niet langer dan vijf jaar bewaard:
- nadat de aanvraag tot het verlenen van een machtiging tot voorlopig verblijf is afgewezen;
- nadat het rechtmatig verblijf is geëindigd en Nederland aantoonbaar is verlaten;
- na afloop van de geldigheidsduur van een uitgevaardigd inreisverbod of een opgelegde ongewenstverklaring.
Klik hier voor meer informatie over de bewaartermijnen die de IND hanteert en de
Grondslagen bij deze lijst.
5 Toegang van derden tot uw gegevens
Op grond van de Vreemdelingenwet 2000 is de IND bevoegd en soms verplicht om aan andere overheidsorganisaties gegevens en inlichtingen te verstrekken die zij voor de uitvoering van hun taak nodig hebben. Dit gebeurt dan op verzoek of op vordering. In bepaalde situaties geeft de IND persoonsgegevens door aan landen of (internationale) organisaties buiten de Europese Unie. In die gevallen worden passende maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen.
De IND beoordeelt of het noodzakelijk is om uw persoonsgegevens te verstrekken en of uw persoonlijke levenssfeer niet onnodig wordt geschaad. De IND bekijkt daarbij of het doel waarvoor uw persoonsgegevens worden gedeeld bereikt kan worden met minder, of geen persoonsgegevens.
6 Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Alle personen die van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
7 Geautomatiseerde besluitvorming
Alle beslissingen die de IND maakt bij de uitvoering van het Vreemdelingenbeleid, komen via medewerkers tot stand. De IND maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.
8 Vragen en verzoeken over de uitoefening van uw privacy rechten
Als u wilt u weten welke gegevens wij van u hebben en of die gegevens juist zijn, dan kunt u uw gegevens bij ons opvragen. U ontvangt dan uiterlijk binnen een maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Deze termijn kan indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. Als er onjuistheden zijn in de geregistreerde gegevens, kunt u ons vragen om deze aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen.
Heeft uw verzoek betrekking op een cookie, dan vragen wij u om een kopie van de cookie mee te sturen. U kunt dit bestand terugvinden via de instellingen van uw browser.
Daarnaast kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
U kunt deze verzoeken, voorzien van een motivering, schriftelijk indienen door een brief of een e-mail te sturen naar de IND, ter attentie van de Privacy Officer, Postbus 17, 9560 AA TER APEL, of AVG@ind.minvenj.nl. Vermeld daarbij als onderwerp: AVG.
Uw verzoek moet de volgende gegevens bevatten:
- Een omschrijving van de gegevens die u wilt ontvangen, dan wel wilt laten aanvullen, corrigeren of verwijderen, dan wel waartegen u bezwaar wilt maken.
- De volledige persoonlijke gegevens van de persoon die het verzoek doet.
- De handtekening van de persoon die het verzoek doet.
- Een kopie van de pagina's met identiteitsgegevens van een geldig paspoort, óf kopie van de voor- en achterkant van een geldige identiteitskaart of Nederlandse verblijfsvergunning. U kunt ervoor kiezen om uw pasfoto en uw Burgerservicenummer (BSN) of persoonsnummer onzichtbaar te maken. Kijk op 'hoe maak ik een veilige kopie van mijn identiteitsbewijs' voor meer informatie.
- Doet u voor iemand anders een verzoek? De persoon voor wie u het verzoek doet, moet u machtigen. Stuur een ondertekende machtiging mee met een kopie paspoort van de gemachtigde. Een advocaat is altijd gemachtigd om een verzoek te doen.
- Indien van toepassing: een kopie overlijdensakte van betrokkene.
Opvragen dossierstukken van vóór 1986
Het hele IND archief (en van de voorlopers van de IND) over de periode eind 19e eeuw tot 1986 is overgebracht naar het Nationaal Archief (NA). Stukken uit deze periode kunt u opvragen door een verzoek te mailen naar info@nationaalarchief.nl In dit verzoek moet een dossiernummer worden vermeld.
Tot slot kunt u altijd een klacht indienen, voorzien van een motivering, over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. U kunt uw klacht indienen bij de:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag.