Veelgestelde vragen

• Faxen zijn technisch verouderd en kwetsbaar voor onderschepping.
• Faxverkeer voldoet niet aan de AVG, NTA 7516 en BIO-normen.
• Digitale communicatie is veiliger, efficiënter en past in de digitaliseringsstrategie van de IND.
   

• Gebruik de digitale portalen van de IND:
  • Bestandenpostbus
  • Portaal voor Advocaten
  • Zakelijk Portaal
• Veilige e-mail via Zivver of een andere veilige mailapplicatie (die voldoet aan NTA 7516).
• Formele berichten, zoals bezwaarschriften en ingebrekestellingen, kunt u per post of per Veilig mailen indienen.

Zivver heeft de voorkeur omdat deze voldoet aan alle technische eisen van NTA 7516. Andere veilige mailapplicaties mogen ook, als ze kunnen laten zien dat ze voldoen aan NTA 7516. De IND onderzoekt op dit moment welke applicaties geschikt zijn. Als de applicatie is goedgekeurd, kan de IND automatische antwoorden (auto-replies) uitschakelen.

De NTA 7516-certificering is niet meer geldig sinds 15 mei 2022. De regels en afspraken van NTA 7516 bestaan nog wel. Organisaties moeten daar nog steeds aan voldoen.

De IND kiest zelf voor Zivver, omdat deze voldoet aan alle eisen. De IND bekijkt momenteel welke andere mailaanbieders geschikt zijn. Controleer zelf of uw leverancier aan NTA 7516 voldoet.

Gebruik een Veilig email-starter om eenvoudig en veilig te mailen. De starter leidt u naar de Zivver WebApp en stuurt de mail direct naar de juiste IND-mailbox. Versturen is vrijwel altijd ontvangen (bevestiging via het envelopje).

U ziet een verzendbevestiging via een envelopje linksonder in uw mail:

• Groen: Mail succesvol verzonden en ontvangen.
• Oranje: Pijltje wijzend naar boven. Er is iets misgegaan. Klik op het envelopje voor details.

Geen bevestiging? Neem contact op met uw mailapplicatie-aanbieder.
 

Controleer de instellingen of het abonnement van uw mailapplicatie. Bewaar verzonden e-mails als bewijs.

Huidige situatie via Veilig mail starter (IND.nl)

Maak een print of schermafdruk van de bevestiging. Het is niet mogelijk om het ontvangstbewijs (groene envelopje) te downloaden. De IND onderzoekt of het mogelijk is om een downloadknop toe te voegen voor de ontvangstbevestiging.

Als je een eigen oplossing gebruikt voor veilig mailen

Neem contact op met je leverancier voor informatie over het downloaden of doorsturen van de bevestiging.
 

Dat kan op dezelfde manier als het bezwaar is ingediend. Zie hiervoor de instructies op de pagina Bezwaar maken of in beroep gaan.

• Maximaal 10 MB per document.
• Maximaal 20 MB per e-mail.

Zijn uw bestanden samen groter? Stuur ze in meerdere e-mails.

U kunt uw afwezigheid bij de IND melden via de Veilig mail starter op de pagina Uw stukken opsturen. Geef daarbij altijd aan als uw zaken tijdens uw afwezigheid worden waargenomen. Deze melding wordt door de IND in het systeem INDIGO aan u als gemachtigde gekoppeld.

U kunt de IND vervolgens in individuele zaken, waarin u bijvoorbeeld vanwege uw afwezigheid een verzoek om uitstel wil doen, een bericht sturen met uw verzoek. Verwijs daarbij naar uw eerdere melding van afwezigheid.