Snelle screening beroepszaken is voor iedereen goed

Een van de voorbeelden waarmee we al veel winst behalen bij rechtszaken is de inzet van ‘screenen aan de voorkant’. Wat is dat en hoe helpt dat ons nog slimmer en efficiënter te werken?

“Het is voor alle procespartijen fijn als rechtszaken gewoon kunnen doorgaan op zitting. Juist voor aanvragers die toeleven naar een zitting. Want als die niet doorgaat betekent dat nog langer wachten op duidelijkheid over de uitkomst van de procedure.” Maar natuurlijk ook voor de IND, rechtbanken en de advocatuur.
Aan het woord is IND’er Janke. Zij stond in Zwolle aan de basis van de pilot ‘screening aan de voorkant’. Inmiddels is deze werkwijze van de IND voor beroepszaken bij de rechtbanken in Groningen, Zwolle en Arnhem standaard geworden. “Aanvragers worden veel minder dan voorheen geconfronteerd met een zitting die niet doorgaat.”

Ook de medewerkers van de rechtbanken en de asieladvocaten zijn positief over de aanpak, weet Janke. “Rechtbanken in het noorden geven ons terug dat er veel minder gaten in de zittingsagenda zitten. Geen agenda’s meer waar van de zes zaken, er een of twee zijn uitgevallen, doordat de IND op het laatste moment het besluit heeft ingetrokken. En: we hebben eerder contact met bijvoorbeeld advocaten zodat we ruim op tijd kunnen bespreken welke aanvullende informatie nog nodig is.”

Pijnpunten eerder wegnemen

Juristen van de IND signaleren nu veel eerder of dossiers van mensen die in beroep gaan tegen een besluit, pijnpunten of gebreken bevatten. Ruim voordat een zittingsdatum aan een zaak is gekoppeld. In Janke’s woorden: “Los vooraf problemen op en zorg dat het in de rechtbank over de kern van de zaak kan gaan.”
Daarmee wordt voorkomen dat onder meer advocaten, rechters en griffiers van de rechtbank werk doen dat later wellicht ‘voor niets’ blijkt en dat er gaten ontstaan in de agenda van procespartijen. Groot bijkomend voordeel: aanvragers hoeven niet te wachten of zelfs weer helemaal terug naar ‘af’ als er gebreken zitten in een dossier. “Komen we pas kort voor zitting achter een gebrek dan moeten we vaak vragen om de zaak daarom aan te houden of het besluit intrekken. En als aanhouden niet lukt leidt het geregeld tot gegrondverklaring van het beroep.”

Vlak voor zitting van de agenda

In de ‘oude’ situatie was het gebruikelijk pas vlak voor de zitting een dossier te analyseren en een verweerschrift te schrijven. Als er een uitnodiging voor zitting was, werd de zaak opgepakt. “Daardoor werd pas kort voor zitting geconstateerd dat er aanvullende besluitvorming of aanvullend onderzoek nodig was”, aldus Janke. Met als gevolg: betrokken IND-collega’s moesten onder grote tijdsdruk aan de slag om zo’n dossier compleet te krijgen. En in sommige gevallen werden zaken helemaal van de agenda gehaald en moest zo’n zaak terug naar het begin van de beroepsprocedure.

Gebreken oplossen

Janke: “Nu wordt bij ontvangst van de gronden van beroep al bekeken of er gebreken kleven aan het besluit en zo ja, of deze kunnen worden opgelost.” Ook kan bijvoorbeeld als gevolg van jurisprudentie nieuw onderzoek of aanvullende besluitvorming nodig zijn voor een compleet en actueel dossier. Door eerder naar een zaak te kijken, kan dit nog op tijd worden opgepakt en vaak ook opgelost.

Standaard werkwijze

Twee jaar geleden begonnen een aantal senior medewerkers de pilot in Zwolle. Nog in hetzelfde jaar werd de ‘proactieve screening’ een vaste manier van werken voor zittingen bij de rechtbanken Zwolle, Groningen en Arnhem. In april 2023 is deze manier van werken ook overgenomen door de collega’s in Den Haag voor zaken die voor behandeling in de rechtbanken in het westen van het land gescreend worden. Inmiddels screenen in Zwolle zeven mensen. Ze doen dat naast hun ‘gewone’ werk.

Honderden zaken

Vorig jaar werden in Zwolle voor de noordelijke rechtbanken (Zwolle, Groningen en Arnhem) 658 zaken op deze manier eerder bekeken. In ongeveer 12 procent daarvan kon de IND op voorhand actie ondernemen zodat een zaak nog ruim op tijd kon worden aangevuld, aangepast of buiten zitting afgedaan. In 2 procent van de gescreende zaken besloot de IND het besluit op voorhand in te trekken. “Dat betekent dat de hele zaak opnieuw moet, omdat we het besluit zoals het er op dat moment lag niet konden repareren maar ook niet konden verdedigen. De aanvrager wist dit nu ook eerder dan anders”. In dit jaar bekeken ze in Zwolle tot en met eind maart al ruim tweehonderd zaken eerder dan voorheen.

Alle beetjes helpen

Janke stelt dat ‘screenen aan de voorkant’ “laat zien dat de inzet van één procespartij, de IND in dit geval, een positieve invloed heeft op het proces en op alle andere partijen. Want de aanvrager mag er vanuit gaan dat de zitting doorgaat, de rechtbank en advocatuur bereiden een zaak niet voor niets voor en mogen er vanuit gaan dat zaken worden doorgezet. Zo heeft een relatief kleine wijziging in aanpak betekenisvolle invloed. Soms moet je ook gewoon ergens beginnen.”