• Home
  • Legalisatie en vertaling van documenten

Legalisatie en vertaling van documenten

Als u een aanvraag doet bij de IND moet u soms documenten inleveren uit het buitenland. Soms moeten deze documenten eerst gelegaliseerd/geapostilleerd en vertaald worden.

Legalisatie van documenten

De IND leest buitenlandse aktes en stelt vast of de aktes echt zijn. Daarom moeten deze aktes vaak eerst worden gelegaliseerd of geapostilleerd. Daarna kunt u ze in Nederland  gebruiken. Het gaat vaak om officiële documenten. Bijvoorbeeld een geboorteakte, ongehuwdverklaring, huwelijksakte of diploma.

Legalisatie of apostillering betekent dat wordt gekeken of het document is afgegeven door de juiste (bevoegde) persoon of instelling. Er wordt ook gekeken of het document juist is ondertekend. Dit gebeurt meestal eerst door een instantie van het land dat het document heeft afgegeven. Daarna door de Nederlandse vertegenwoordiging in datzelfde land.

Is het document in orde? Dan wordt er een legalisatie- of apostillesticker op geplakt. Als er geen plaats is voor een sticker, dan wordt de legalisatie- of apostillesticker op een leeg vel geplakt. Het vel wordt aan het originele document vastgemaakt.

Het legaliseren of apostilleren van documenten kan veel tijd kosten. Begin hier op tijd mee. Bijvoorbeeld enkele maanden voor het indienen van een aanvraag bij de IND. Ook moet u betalen voor de legalisatie of apostillering. Het is verstandig om met het indienen van de aanvraag te wachten tot de documenten zijn gelegaliseerd/geapostilleerd en vertaald. 

Legalisatie in Nederland

Soms kan een document ook in Nederland gelegaliseerd worden bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Vragenformulier bij legalisatie van documenten

Het kan zijn dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland twijfelt of het document juist is. In dat geval vult de Nederlandse vertegenwoordiging een vragenlijst in. Dit gebeurt op het moment dat het document wordt gelegaliseerd. Dit kan gebeuren bij deze buitenlandse openbare akten:

  • geboorteakte of –bewijs
  • akte of bewijs van adoptie
  • akte of bewijs van erkenning
  • bewijs van ongehuwd zijn
  • huwelijksakte of –bewijs
  • akte of bewijs van echtscheiding
  • akte of bewijs van overlijden
  • afstandsverklaring van nationaliteit

Bij documenten uit apostillelanden is er geen vragenformulier.

Geldigheid document en legalisatie

Een ongehuwdverklaring wordt door de IND alleen geaccepteerd als deze niet ouder is dan 6 maanden.

Bij de meeste andere documenten kijkt de IND niet naar de ouderdom en het tijdstip van legalisatie van het document. Het gaat daarbij om documenten waarvan de gegevens zo definitief zijn dat de afgiftedatum minder van belang is. Bijvoorbeeld:

  • geboorteakte
  • huwelijksakte
  • overlijdensakte
  • echtscheidingsakte

Deze documenten worden door de IND geaccepteerd als deze al een aantal jaar geleden zijn gelegaliseerd. Voorwaarde daarbij is dat de eerdere legalisatie door een Nederlandse instantie is gedaan.

Het heeft geen zin om eerder gelegaliseerde documenten opnieuw te laten legaliseren. Vraagt een Nederlandse instantie om een recent en gelegaliseerd document? Dan moet u het document opnieuw aanvragen en laten legaliseren.

Inschrijving huwelijksakte bij de afdeling Landelijke Taken van Den Haag

U kunt een buitenlands huwelijk laten inschrijven bij de afdeling Landelijke Taken van de gemeente Den Haag. Dit kan ook als u niet in Nederland woont.

Bij deze registratie wordt de buitenlandse huwelijksakte omgezet in een Nederlandse akte. Deze akte is rechtsgeldig in Nederland. Hiermee bent u dan ook voor de Nederlandse wet getrouwd. De originele akte blijft bewaard. U kunt hier op elk moment een afschrift van opvragen. Deze kunt u ook gebruiken als u een aanvraag indient bij de IND. U hoeft dan niet opnieuw een gelegaliseerde akte uit het buitenland in te leveren.

Meer informatie over legalisatie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken bepaalt aan welke voorwaarden een buitenlands document moet voldoen om in Nederland gebruikt te kunnen worden. Op Rijksoverheid.nl vindt u algemene informatie over legalisatie van buitenlandse documenten en informatie over legalisatie per land

Vertaling van documenten 

Nadat u het document hebt laten legaliseren of apostilleren, moet u deze soms laten vertalen. Dit moet als het document niet in de Nederlandse, Engelse, Duitse of Franse taal is opgesteld.
De vertaling gebeurt altijd pas na de legalisatie of apostillering. De legalisatie- of apostillestickers moeten namelijk ook vertaald worden.

De vertaling moet worden gedaan door een vertaler die door een Nederlandse rechtbank is beëdigd én voor deze taal staat in het Register beëdigde tolken en vertaler (Rbtv). Op de website www.bureaubtv.nl kunt u zien welke beëdigde tolken en vertalers in dit register staan.

Als vertaling in Nederland niet mogelijk is, dan kunt u dit ook in het buitenland laten doen door een beëdigd vertaler. In dat geval moet u de vertaling ook nog laten legaliseren of appostilleren.

Delen

   

vertegenwoordiging

​De ambassade of het consulaat.