Hoe beter de systemen, hoe sneller mensen weten waar zij aan toe zijn

Als dingen niet werken zoals je wilt, kun je erover mopperen. Maar je kunt er ook iets aan doen. Met dit motto doet Jeanet iedere dag haar werk bij de IND. ‘Alweer 8 jaar’, vertelt ze. ‘In deze tijd heb ik meerdere rollen vervuld. Altijd op het vlak van IT. Zo hield ik me onder meer bezig met productie-support, functioneel beheer en agile werken.’ Best verrassend na een opleiding aan de kunstacademie en daarna Schoevers. Jeanet: ‘Ik wist nooit zo goed wat ik wilde. Door te werken, ontdekte ik pas wat ik leuk vond. Dat bleek de IND te zijn.’

Na een detachering bij de IND gebleven

In eerste instantie kwam Jeanet vanuit detacheringsbureau Ordina bij de immigratiedienst terecht. ‘Na 3 jaar had ik het nog altijd zó goed naar mijn zin dat ik in vaste dienst kwam’, vertelt ze. ‘Ik had bij de IND veel meer het gevoel dat ik op maatschappelijk vlak mijn steentje bijdraag.’ Ze voegt toe: ‘Al is dat indirect. Ik heb in mijn baan niet direct met asielzoekers te maken. Ik hoef niet te horen of te beslissen. Maar mijn collega’s doen dat wel. En zij hebben daarvoor systemen nodig die helpen, niet tegenwerken.’

Tolk tussen gebruikers en techniek

Een systeem waarmee nooit iets fout gaat, bestaat volgens Jeanet niet. ‘Maar we kunnen er wel alles aan doen om te zorgen dat de IT zo goed mogelijk meewerkt’, meent ze. ‘In mijn rol als functioneel beheerder zag ik mezelf als tolk tussen de eindgebruikers en techneuten. Die begrijpen elkaar niet altijd even goed. Ik weet nét genoeg van de techniek. En doordat ik jarenlang functionele vragen heb beantwoord, weet ik waar eindgebruikers tegenaanlopen. Zo kan ik ervoor zorgen dat er goed wordt samengewerkt, ook nu ik een andere functie heb.’

Ik wil zoveel mogelijk problemen verhelpen

Als scrum-master van twee IV-teams zorgt Jeanet ervoor dat de IND gebruikmaakt van de agile werkmethode. Jeanet: ‘Ik ben er om mijn teams te faciliteren, zodat zij effectief en zelfstandig kunnen werken. En zichzelf voortdurend kunnen verbeteren. Om dat te bereiken, stel ik veel vragen. Wat kan ik verbeteren? Wie kan ik helpen? Welke hobbels kan ik wegnemen? Dit helpt om als team zoveel mogelijk technische problemen te verhelpen in zo min mogelijk tijd. Met elkaar, techneuten en ontwikkelaars.’

Diepe indruk op me gemaakt

Het is alweer een aantal jaar geleden, maar Jeanet herinnert het zich het alsof het gisteren was: een dag meekijken in Ter Apel. ‘Dat heeft diepe indruk op me gemaakt’, vertelt ze. ‘Je ziet daar mensen die hun hele leven in een paar plastic tassen hebben gepropt. Allemaal in onzekere hoop op een toekomst in Nederland. Ik ondervond die dag aan den lijve dat hoe sneller de systemen werken, hoe sneller mijn collega’s kunnen horen en beslissen. En hoe sneller de aanvragers weten waar ze aan toe zijn. ICT heeft gewoon gevolgen.’

Hier wil ik aan meedoen

Jeanets beeld van de IND was van tevoren niet uitsluitend positief. ‘Ik dacht dat ik bij een hele oubollige organisatie werd geplaatst. Maar de praktijk bewees het tegendeel. Zeker twee jaar geleden toen werd besloten dat iedereen die aan Indigo werkt, ons belangrijkste systeem, voortaan in scrum-teams ging werken. Er was nog niets uitgedacht of in processen gegoten. We gingen het gewoon doen. Dat vond ik stoer. En heel baanbrekend. Ik voelde aan alles: hier kan ik iets in betekenen. Ik wil meedoen.’

Scrum-team werd begin van mijn huidige baan

En zo geschiedde. Al snel bleek dat coördinerende rollen Jeanet goed liggen. ‘Ik merkte op een gegeven moment dat we een grote achterstand hadden qua technische problemen. Om dat probleem op te lossen, hadden we ontwikkelaars nodig die niet in ons team zaten. Ik heb toen een scrum-team opgezet met collega’s en externen om de achterstanden weg te werken. Dat hadden we vrij snel voor elkaar. Het werd het begin van mijn huidige baan.’

Zorgen dat collega’s tijd besparen

Jeanet is inmiddels dus scrum-master van twee IV-teams. ‘Eén team houdt zich bezig met wet- en regelgeving’, legt ze uit. ‘Als een wet verandert, gebeurt het vaak dat er ook veranderingen in onze systemen nodig zijn. Het andere team zorgt ervoor dat steeds meer handelingen in onze systemen worden geautomatiseerd, waardoor collega’s tijd besparen. Door agile te werken, doen we dit alles zo snel mogelijk.’ Ze lacht: ‘Al blijft het de overheid hè. Agile of niet, zo nu en dan heb je hier een lange adem nodig om dingen te veranderen. Ik slaak weleens een zucht, maar ik weet ook dat het mijn werk extra uitdagend maakt. En mij blij, want uiteindelijk boksen we toch veel voor elkaar.’