VisualDOC

Bureau Documenten (BDoc) van de IND onderzoekt documenten die worden gebruikt in procedures, zoals geboorteaktes, huwelijksaktes en andere officiële documenten. Om dit werk makkelijker en sneller te maken, hebben Bureau Documenten en onderzoeksorganisatie TNO samen VisualDOC ontwikkeld. 

Deze digitale applicatie ondersteunt documentdeskundigen bij hun werk. Het systeem neemt geen beslissingen, maar helpt medewerkers om sneller de juiste informatie te vinden, zodat documentdeskundigen hun tijd kunnen besteden aan documenten die extra aandacht nodig hebben. 

VisualDOC heeft twee doelen:

• Het inzien en opbouwen van vergelijkingsmateriaal.
• Het versnellen van het onderzoeksproces.

Digitaal vergelijkingsmateriaal

Een onderdeel van documentonderzoek is het vergelijken van een document met andere documenten van hetzelfde type door deskundigen. Denk bijvoorbeeld aan geboorteaktes of identiteitskaarten uit hetzelfde land. In VisualDOC worden deze documenten veilig digitaal opgeslagen. 

Documenten worden gescand en digitaal aangeleverd aan BDoc en details kunnen worden opgeslagen. Medewerkers kunnen in VisualDOC eenvoudig zoeken naar documenten die in uiterlijk overeenkomen. De documentdeskundige selecteert handmatig documenten met eenzelfde verschijningsvorm voor vergelijking, maar door deze ‘hulp’ hoeven zij minder tijd te besteden aan het zoeken van vergelijkingsmateriaal tijdens het onderzoek. Hierdoor kunnen zij zich nog beter richten op het onderzoek zelf. 

Sneller werken met documentherkenning

Het grootste deel van de documenten dat Bureau Documenten onderzoekt, blijkt uiteindelijk in orde te zijn. VisualDOC helpt documentonderzoekers de groep documenten op te sporen waar het risico op fraude erg laag is. 

Door de functionaliteit ‘documentherkenning’ kan VisualDOC herkennen uit welk land een document afkomstig is en om welk type document het gaat. De documentdeskundigen van BDoc hebben een lijst opgesteld met documenten die op basis van het lagere risico op fraude niet verder onderzocht hoeven worden. Wanneer de door het systeem bepaalde gegevens op die lijst voorkomen worden die documenten automatisch verder afgehandeld.

De mens blijft altijd verantwoordelijk

VisualDOC ondersteunt documentdeskundigen, maar neemt geen besluiten. Alle uitkomsten van de documentherkenning worden altijd handmatig door mensen gecontroleerd.

Alle documenten die niet op de lijst met laagrisicodocumenten staan, worden volledig beoordeeld door documentdeskundigen. 

Met VisualDOC kunnen documentdeskundigen hun tijd beter besteden aan complexe onderzoeken, terwijl documenten met een laag risico sneller kunnen worden verwerkt. Zo draagt de applicatie bij aan een efficiënter onderzoeksproces, zonder dat dit ten koste gaat van de zorgvuldigheid.