Ontvangst en Voorbereiding Asielaanvraag (OVA)

OVA is het eerste onderdeel van de vernieuwde asielprocedure waarin de IND de aanvrager ontvangt en zijn asielaanvraag voorbereidt. Een belangrijk uitgangspunt binnen OVA is dat aanvragers zo veel mogelijk zelf regie krijgen over hun aanvraag. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zelf gegevens invoeren via een tablet. De applicatie is beschikbaar in de elf meest voorkomende talen van asielaanvragers en zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk ingericht. Spreekt de aanvrager een andere taal dan kan de IND een tolk inschakelen.

Helpen waar nodig

Als aanvragers dit zelf niet kunnen, krijgen ze hulp van medewerkers van de IND. Dit kan bestaan uit hulp bij het invullen van gegevens of beschikbaar stellen van hulpmiddelen in het geval van fysieke beperkingen.

Tijdens OVA nemen we ook biometrische gegevens af (vingerafdrukken en een foto), om de nodige controles uit te voeren. Als het OVA-proces is afgerond, levert de aanvrager de tablet in en ondertekent hij of zij de asielaanvraag waarin de door de aanvrager aangegeven redenen voor de asielaanvraag zijn opgenomen. Het doel is om dit OVA-proces zo snel mogelijk af te ronden. We streven naar 1 dag maar in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 3 dagen.

Snel schakelen

Om het hele proces zo vloeiend mogelijk te laten verlopen, is het zo ontworpen dat er snel geschakeld kan worden als de situatie daarom vraagt. Medewerkers zijn op  alle plekken inzetbaar en kunnen dus snel worden ingezet bij een deel van het proces waar het erg druk is. 
De onderdelen van de procedure komen dicht bij elkaar te liggen, zodat de aanvrager het proces zo soepel mogelijk kan doorlopen. En de IND past het gedeelte van het gebouw in Ter Apel waar het OVA-proces is, zo aan dat niemand onnodig door het gebouw hoeft te lopen.

Volledig dossier

Waar mogelijk bereiden medewerkers de aanvullende stappen in het asielproces alvast voor zodat de collega’s die de aanvraag behandelen  met een zo’n volledig mogelijk dossier kunnen starten. Het gaat bijvoorbeeld om een documentcontrole of een taalopname die wordt afgenomen ten behoeve van het herkomstonderzoek, die medewerkers in het latere proces kunnen gebruiken om de identiteit, nationaliteit en herkomst van een asielzoeker vast te stellen.

Om aanvragers zo goed mogelijk van dienst te zijn, houdt de IND mensen zoveel mogelijk op de hoogte van de stappen in het aanvraagproces. Wat staat mij te wachten, wat gebeurt er nu en waarom, wat is de volgende stap en wie is aan zet – de aanvrager of de IND? Die informatie wordt niet alleen mondeling gegeven, maar ook vastgelegd in begrijpelijke schriftelijke informatie, zodat aanvragers later alles rustig kunnen teruglezen.

Goed informeren

De IND wil hiermee mensen zo goed mogelijk informeren en knelpunten uit het huidige proces wegnemen. Onduidelijkheden, herhaling van dubbele activiteiten en onzekerheid leiden nu vaak tot vragen aan IND-balies en bij klantcontactcentra. Als aanvragers beter geïnformeerd zijn, ontstaat meer rust voor aanvragers en de IND.

De IND werkt vanaf 12 juni volgens het vernieuwde OVA-proces.