Werkgever (o.a. erkenning)

U bent werkgever en wilt buitenlandse werknemers in dienst nemen. Hiervoor moet u soms (verplicht) erkend referent zijn. Wat zijn de voorwaarden voor erkenning? En hoe werkt de aanvraagprocedure?

​Op deze pagina vindt u alleen informatie over de erkenning als referent voor arbeid en wetenschappelijk onderzoeker (richtlijn 2005/71/EG). De voorwaarden voor de arbeidsgerelateerde verblijfsvergunningen vindt u op de pagina's voor deze verblijfsdoelen (in de tekst op deze pagina vindt u links naar een aantal van deze verblijfsdoelen; de andere verblijfsdoelen kunt u benaderen via de themapagina Werken). U vindt hier wel de meldingsformulieren arbeid.

Verplicht erkend referent

Om kennismigranten en wetenschappelijk onderzoekers in dienst te nemen, moet uw organisatie zijn erkend door de IND. Om erkend te worden als referent moet uw organisatie een betrouwbare partner zijn voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten.

Een erkenning is gekoppeld aan een rechtspersoon (met bijbehorend KvK-nummer). Bestaat uw bedrijf uit meerdere onderdelen (rechtspersonen met een eigen KvK-nummer)? Alle bedrijfsonderdelen moeten  apart erkend zijn.

Als erkend referent kunt u uiteraard ook volgens de procedure van erkend referent aanvragen indienen voor de arbeidsgerelateerde verblijfsdoelen waarvoor erkenning niet verplicht is (zie paragraaf Niet-erkend referent hieronder).

Niet-erkend referent

Erkenning is niet verplicht voor het in dienst nemen van buitenlandse werknemers voor arbeid in loondienst, Europese blauwe kaart, lerend werken en seizoenarbeid. Ook is een erkenning niet verplicht voor het in dienst nemen van kennismigranten en wetenschappelijk onderzoekers met de Turkse nationaliteit. Een niet-erkende referent is wel verplicht om op grond van zijn informatieplicht wijzigingen aan de IND door te geven. U kunt hiervoor het onderstaande 'Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkende referent)'gebruiken.

Voorwaarden

Er is een aantal voorwaarden dat geldt voor alle erkende referenten. Daarnaast gelden voor de erkenning voor wetenschappelijk onderzoekers richtlijn 2005/71/EG alle volgende aanvullende voorwaarden:

  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen en hanteert functieprofielen onder de functiefamilie 'onderzoek en onderwijs' voor onderzoekers in loondienst.
  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling en is opgenomen in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling die is opgenomen in het National Academic Research and Collaboration System (Narcis).
  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling waaraan een S&O-verklaring (Speur- en Ontwikkelingswerk) is afgegeven op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen.

Voor de erkenning voor arbeid zijn geen aanvullende voorwaarden.

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Officiële buitenlandse documenten moet u laten legaliseren en vertalen naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits.

Online diensten voor erkend referenten

Als erkend referent kunt u aanvragen makkelijk en snel online indienen in het portaal. U leest hier meer informatie over het portaal en de online diensten voor erkend referenten.

 

Stappen in het aanvraagproces

1. Indienen aanvraag en betalen

​U vraagt erkenning aan met het aanvraagformulier. U vindt dit formulier onder aan deze pagina. U stuurt het formulier met de documenten naar de IND. Na ontvangst stuurt de IND een factuur. De IND probeert deze binnen 2 weken na ontvangst van de aanvraag toe te sturen. De IND neemt de aanvraag pas in behandeling als u de leges hebt betaald.​

Verlaagd tarief

Als u een start-up of onderneming met maximaal 50 medewerkers bent, die personen wil laten overkomen om arbeid te verrichten, geldt een verlaagd tarief. Is de onderneming onderdeel van een concern met meer dan 50 medewerkers, dan geldt het verlaagde tarief niet.

Ook als de rechtsvorm van uw onderneming/instelling is gewijzigd, geldt het verlaagde tarief. Uw onderneming/instelling was voor de wijziging erkend als referent en uit een notariële akte blijkt dat:

  • de aard van de ondernemingsactiviteiten niet is uitgebreid; en
  • de zeggenschap in de nieuwe onderneming of rechtspersoon gelijk blijft.

Meer informatie vindt u in het aanvraagformulier.

2. Ontvangst en controle aanvraag

​Nadat uw aanvraag is ontvangen, stuurt de IND een ontvangstbevestiging. Hierin staat op welke datum de IND de aanvraag heeft ontvangen en binnen welke termijn de IND een beslissing neemt.

De IND controleert vervolgens of de aanvraag compleet is en of de leges zijn betaald. Ontbreken er documenten of zijn er documenten niet juist? Dan stuurt de IND een brief: een herstel verzuimbrief. Hierin staat welke documenten nog moeten worden opgestuurd. Stuur de gevraagde documenten vóór de genoemde datum naar de IND.

3. Beslissing

De IND controleert of uw organisatie aan alle voorwaarden voor erkenning voldoet. De IND probeert binnen een termijn van 4 weken nadat de legesbetaling is ontvangen een beslissing te nemen. Dit is de streeftermijn. De termijn van 4 weken geldt niet wanneer de aanvraag niet volledig is ingediend of er aanvullend onderzoek nodig is. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als een advies aan de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) wordt gevraagd. In deze situaties geldt de wettelijke beslistermijn van 3 maanden.

Negatieve beslissing

Als uw organisatie niet aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw aanvraag om erkenning afgewezen. U kunt tegen deze beslissing bezwaar maken.

Positieve beslissing

Als uw organisatie aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw organisatie erkend referent voor arbeid of wetenschappelijk onderzoek. U krijgt hiervan bericht.

4. Inschrijving in openbaar register

Als uw aanvraag is goedgekeurd, wordt uw organisatie ingeschreven in het openbaar register erkende referenten. Buitenlandse werknemers kunnen hier controleren of het bedrijf waar zij willen werken erkend is.

Na uw aanvraag

Erkenning alleen voor het doel waarvoor erkenning is gegeven

U bent erkend referent voor het verblijfsdoel 'arbeid' of 'wetenschappelijk onderzoek richtlijn 2005/71/EG'. De erkenning voor wetenschappelijk onderzoekers richtlijn 2005/71/EG geldt alleen voor dit verblijfsdoel. De erkenning voor arbeid geldt voor de verblijfsdoelen: 

  • Arbeid in loondienst;
  • Seizoenarbeid;
  • Lerend werken;
  • Kennismigrant (inclusief onderzoekers volgens de kennismigrantenregeling);
  • Houder Europese blauwe kaart;
  • Overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn 2014/66/EU, Intra Corporate Transferees).

Indienen aanvragen voor buitenlandse werknemers en onderzoekers

Nadat uw erkenning is goedgekeurd, kunt u aanvragen indienen voor de verblijfsvergunning voor uw buitenlandse werknemers en wetenschappelijk onderzoekers. Uw organisatie verklaart in het aanvraagformulier, dat uw werknemer aan de voorwaarden voldoet. De documenten die u van de werknemer heeft gekregen om dit aan te tonen, hoeft u niet naar de IND te sturen. U bewaart de documenten wel in uw administratie.

De voorwaarden, procedure en de aanvraagformulieren vindt u op de pagina's van de betreffende doelgroep.

Wilt u kennismigranten in dienst nemen of werken er kennismigranten bij uw organisatie? Of wilt u meer informatie over uw rechten en plichten als erkend referent? Team Zakelijk organiseert voorlichtingsbijeenkomsten en workshops voor zowel bedrijven met geen of weinig ervaring als voor bedrijven die al ervaring hebben met aanvragen voor kennismigranten.

Aanvragen laten indienen door een gemachtigde

U kunt een organisatie of instelling machtigen om namens u de aanvragen in te dienen. U stuurt hiervoor eenmalig een machtiging naar de IND. In deze machtiging geeft u aan wie u machtigt om voor u de aanvragen in te dienen. U ondertekent de machtiging.

De gemachtigde vult bij het indienen van de aanvraag op het aanvraagformulier de naam van uw organisatie in en zijn eigen gegevens. Het aanvraagformulier heeft hiervoor een apart veld.

Wijziging rechtsvorm

​Als de rechtsvorm van uw instelling of onderneming wijzigt, moet u voor de nieuwe rechtsvorm opnieuw erkenning als referent aanvragen. Voor deze aanvraag erkenning betaalt u € 2638.

Rechten en plichten

Rechten

Als erkend referent hebt u een aantal rechten: 

  • De IND probeert om binnen 2 weken op uw aanvragen te beslissen. Dit kan alleen als u de aanvraag volledig indient. Ontbreken er documenten? Dan kan de termijn van 2 weken niet worden gehaald.
  • U hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met uw aanvragen. Vaak is een eigen verklaring voldoende. U geeft daarmee aan dat de werknemer voldoet aan alle voorwaarden voor toelating en verblijf in Nederland.
  • U kunt bij vragen mailen naar een speciaal e-mailadres. Zie voor dit adres de contactgegevens rechts op deze pagina. U ontvangt binnen 2 werkdagen een reactie op uw e-mail.

Plichten

Als verplicht erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen voor de werknemer en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met uw individuele werknemers. Alles verloopt via u of de gemachtigde als u die heeft opgegeven.

Het migratiebeleid is gebaseerd op vertrouwen in u als erkend referent. De IND controleert achteraf of:  

  • de werknemer (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  • u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
  • u de plichten als referent nakomt.

U bent ook verantwoordelijk voor organisaties (bijvoorbeeld relocationbureaus) die u hebt gemachtigd om aanvragen voor u in te dienen.

Naast uw rechten moet u als erkende referent daarom voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen.

Een van deze verplichtingen is de informatieplicht. U bent verplicht wijzigingen in de situatie van uw werknemers en wijzigingen bij uw eigen organisatie te melden bij de IND. Bijvoorbeeld, een wijziging in de bestuurders of de eigenaar van de organisatie als het om uw erkenning gaat. Of bijvoorbeeld als een werknemer zijn baan opzegt of is ontslagen. Dit moet u binnen vier weken nadat de wijziging is ingegaan melden. Wijzigt het adres waar u de administratie bewaart? U moet dit binnen 2 weken aan de IND melden.

Gebruik voor het melden van wijzigingen het meldingsformulier onderaan deze pagina. 

Als erkend referent blijft u verantwoordelijk voor het naleven van de verplichtingen. Ook als u een gemachtigde hebt die voor u de aanvragen indient.

Als onder andere uit de controles blijkt dat u als erkend referent de verplichtingen niet nakomt, kan dit gevolgen hebben voor uw organisatie en de werknemer.

Aanvraagformulieren en kosten

Aanvraagformulier ‘Erkenning als referent’ 7001

Gebruik dit formulier als u erkenning wilt aanvragen voor uw organisatie.

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Kosten aanvraag

De aanvraag erkenning als referent kost € 5276.

  • Is uw onderneming een start-up of een kleine onderneming met maximaal 50 personen? De aanvraag erkenning als referent kost € 2638.
  • De aanvraag erkenning als referent bij wijziging bedrijfsvorm kost € 2638.

Download  

Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (erkend referent)7093

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw kennismigranten afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.

Afmelden kennismigrant via portal  Download  

Meldingsformulier wetenschappelijk onderzoeker richtlijn 2005/71/EG7095

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw wetenschappelijk onderzoekers afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.​​

Afmelden via portal  Download  

Meldingsformulier arbeidsgerelateerde doelen (niet-erkende referent)7094

Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de werknemer te melden aan de IND.

Download