Uitwisselingsorganisatie

U werkt bij een uitwisselingsorganisatie die jongeren naar Nederland wilt halen voor een culturele uitwisseling. Hiervoor moet uw organisatie verplicht erkend referent zijn. Wat zijn de voorwaarden? En hoe werkt de aanvraagprocedure?

​Op deze pagina vindt u alleen informatie over de erkenning als referent voor uitwisseling. De voorwaarden en aanvraagformulieren voor een verblijfsvergunning uitwisseling vindt u op de pagina's culturele uitwisseling en Working Holiday. U vindt op deze pagina wel het meldingsformulier uitwisseling en de losse bijlagen van de aanvraagformulieren.

Om iemand voor een culturele uitwisseling naar Nederland te laten komen, moet uw bedrijf zijn erkend door de IND. Om erkend te worden als referent moet uw bedrijf een betrouwbare partner zijn voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten.

Erkenning is niet verplicht voor de aanvragen Working Holiday Program en Working Holiday Scheme.

Voorwaarden

Er zijn een aantal voorwaarden die gelden voor alle erkende referenten. Daarnaast gelden voor de erkenning voor uitwisseling de volgende voorwaarden:

  • Uw organisatie heeft een culturele doelstelling;
  • Uw organisatie voert een uitwisselingsprogramma uit dat is goedgekeurd door de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie.

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Officiële buitenlandse documenten moet u laten legaliseren en vertalen naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits.

Online diensten voor erkend referenten

Als erkend referent kunt u aanvragen makkelijk en snel online indienen in het portaal. U leest hier meer informatie over het portaal en de online diensten voor erkend referenten.

 

Stappen in het aanvraagproces

1. Indienen aanvraag en betalen

​U vraagt erkenning aan met het aanvraagformulier. U vindt dit formulier onder aan deze pagina. U stuurt het formulier met de documenten naar de IND. Na ontvangst stuurt de IND een factuur. De IND probeert deze binnen 2 weken na ontvangst van de aanvraag toe te sturen. De IND neemt de aanvraag pas in behandeling als u de leges hebt betaald.

Verlaagd tarief

Als de rechtsvorm van uw onderneming/instelling is gewijzigd, geldt het verlaagde tarief. Uw onderneming/instelling was voor de wijziging erkend als referent en uit een notariële akte blijkt dat:

  • de aard van de ondernemingsactiviteiten niet is uitgebreid; en
  • de zeggenschap in de nieuwe onderneming of rechtspersoon gelijk blijft.

Meer informatie vindt u in het aanvraagformulier.

2. Ontvangst en controle aanvraag

​Nadat uw aanvraag is ontvangen, stuurt de IND een ontvangstbevestiging. Hierin staat op welke datum de IND de aanvraag heeft ontvangen en binnen welke termijn de IND een beslissing neemt.

De IND controleert vervolgens of de aanvraag compleet is en of de leges zijn betaald. Ontbreken er documenten of zijn er documenten niet juist? Dan stuurt de IND een brief: een herstel verzuimbrief. Hierin staat welke documenten nog moeten worden opgestuurd. Stuur de gevraagde documenten vóór de genoemde datum naar de IND.

3. Beslissing

​De IND controleert of uw organisatie aan alle voorwaarden voor erkenning voldoet. De IND probeert binnen een termijn van 2 weken een beslissing te nemen.

  • Negatieve beslissing
    Als uw organisatie niet aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw aanvraag om erkenning afgewezen. U kunt tegen deze beslissing bezwaar maken.
  • Positieve beslissing
    Als uw organisatie aan alle voorwaarden voldoet, wordt uw organisatie erkend referent voor uitwisseling. U krijgt hiervan bericht.

4. Inschrijving in openbaar register

​Uw organisatie wordt ingeschreven in het openbaar register erkende referenten. Belangstellenden kunnen hier controleren of de organisatie erkend is.

Na uw aanvraag

Erkenning alleen voor het doel waarvoor erkenning is gegeven

U bent erkend referent voor het verblijfsdoel ‘uitwisseling’. Deze erkenning geldt alleen voor dit verblijfsdoel. Het gaat bij uitwisseling om de aanvragen voor au-pair, culturele uitwisseling en working holiday. Erkenning is niet verplicht voor de aanvragen working holiday.

Indienen aanvragen voor buitenlandse werknemers en onderzoekers

Nadat uw erkenning is goedgekeurd, kunt u aanvragen indienen voor de verblijfsvergunning voor culturele uitwisseling of working holiday. Uw organisatie verklaart in het aanvraagformulier, dat de uitwisselingsjongere aan de voorwaarden voldoet. De documenten die u van de uitwisselingsjongere heeft gekregen om dit aan te tonen, hoeft u niet naar de IND te sturen.

De voorwaarden, procedure en de aanvraagformulieren vindt u op de pagina's van de betreffende doelgroep.

Aanvragen laten indienen door een gemachtigde

U kunt een organisatie of instelling machtigen om namens u de aanvragen in te dienen. U stuurt hiervoor eenmalig een machtiging naar de IND. In deze machtiging geeft u aan wie u machtigt om voor u de aanvragen in te dienen. U ondertekent de machtiging.

De gemachtigde vult bij het indienen van de aanvraag op het aanvraagformulier de naam van uw organisatie in en zijn eigen gegevens. Het aanvraagformulier heeft hiervoor een apart veld.

Wijziging rechtsvorm

​Als de rechtsvorm van uw instelling of onderneming wijzigt, moet u voor de nieuwe rechtsvorm opnieuw erkenning als referent aanvragen. Voor deze aanvraag erkenning betaalt u € 2638.

Rechten en plichten

Rechten
Als erkend referent hebt u een aantal rechten: 

  • De IND probeert om binnen 2 weken op uw aanvragen te beslissen. Dit kan alleen als u de aanvraag volledig indient. Ontbreken er documenten? Dan kan de termijn van 2 weken niet worden gehaald.
  • U hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met uw aanvragen. Vaak is een eigen verklaring voldoende. U geeft daarmee aan dat de werknemer voldoet aan alle voorwaarden voor toelating en verblijf in Nederland.
  • U kunt bij vragen mailen naar een speciaal e-mailadres. Zie voor dit adres de contactgegevens rechts op deze pagina.

Plichten
Als verplicht erkend referent hebt u een verantwoordelijke taak. U beoordeelt alle verblijfsaanvragen uitwisseling en dient de aanvraag in. De IND heeft nauwelijks tot geen contact met de uitwisselingsjongere. Alles verloopt via u. 

Het migratiebeleid is gebaseerd op vertrouwen in u als erkend referent. De IND controleert achteraf of:  

  • de uitwisselingsjongere (nog) aan de verblijfsvoorwaarden voldoet;
  • u blijft voldoen aan de voorwaarden van de erkenning; én
  • u de plichten als referent nakomt.

Naast uw rechten moet u als erkende referent daarom voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen.

Een van deze verplichtingen is de informatieplicht. U bent verplicht wijzigingen in de situatie van uw werknemers en wijzigingen bij uw eigen organisatie te melden bij de IND. Bijvoorbeeld, een wijziging in de bestuurders of de eigenaar van de organisatie als het om uw erkenning gaat. Of bijvoorbeeld als een werknemer zijn baan opzegt of is ontslagen. Gebruik voor het melden van wijzigingen het meldingsformulier. Deze vindt u bij de downloads rechts op deze pagina. 

Als onder andere uit de controles blijkt dat u als erkend referent de verplichtingen niet nakomt, kan dit gevolgen hebben voor uw organisatie en de werknemer.

Aanvraagformulieren en kosten

Aanvraagformulier ‘Erkenning als referent’7001

Gebruik dit formulier als u erkenning wilt aanvragen voor uw organisatie. 

Checklist documenten

In het aanvraagformulier staat welke documenten u nodig hebt voor uw aanvraag.

Kosten aanvraag

De aanvraag erkenning als referent voor uitwisseling kost € 2638.

  • De aanvraag erkenning als referent bij wijziging bedrijfsvorm kost € 2638.

Download  

Meldingsformulier uitwisseling7091

​Gebruik dit formulier om wijzigingen in de situatie van de uitwisselingsjongere te melden aan de IND.

Via het portal erkende referenten kunt u ook online uw uitwisselingsjongeren afmelden. U moet hiervoor inloggen via e-Herkenning. Hebt u nog geen e-Herkenning? In de portal kunt u e-Herkenning aanvragen.

Afmelden via portal  Download